So führen Sie ein gutes Fehlzeitengespräch

Ein professionelles Fehlzeitengespräch dient nicht nur dazu, Ausfallzeiten eines Teammitglieds, die durch das Unternehmen in einer Weise beeinflussbar sind, zu reduzieren. Es hilft auch, Ursachen zu verstehen, Unterstützung anzubieten und die Bindung an das Unternehmen zu stärken.

Fehlzeiten gehören zum Arbeitsalltag, denn niemand ist davor gefeit, arbeitsunfähig zu werden. Doch wenn Fehlzeiten gehäuft und lang anhaltend auftreten, sollten Führungskräfte aufmerksam werden. Denn Fehlzeiten kosten dem Unternehmen nicht nur viel Geld, sie haben auch einen negativen Einfluss auf das Betriebsklima und die Motivation des gesamten Teams. 

Ein Fehlzeitengespräch ist für die Führungskraft ein sensibles Thema. Es ist nicht einfach zu führen, und so mancher Vorgesetzte meidet es daher. Dabei geht es nicht darum, jemanden zu kontrollieren. Ein gutes Fehlzeitengespräch stärkt Vertrauen, klärt Missverständnisse und zeigt, dass Fürsorge und Verantwortung im Unternehmen gelebt werden. Es bietet daher große Chancen. 

Umso wichtiger ist es, mit der richtigen Haltung, Fingerspitzengefühl, guter Vorbereitung und einer empathischen Kommunikation in jedes Fehlzeitengespräch zu gehen.

Warum Fehlzeitengespräche so wichtig sind

Was macht das Fehlzeitengespräch so schwierig?

Fakten-Check: Fehlzeiten sind teuer

Laut Fehlzeiten-Report des Wissenschaftlichen Instituts der AOK (WIdO) lag der durchschnittliche Krankenstand im Jahr 2024 bei 23,9 AU-Fehltagen pro Jahr. Muskel- und Skeletterkrankungen verursachten mit 19,8 Prozent der Fehlzeiten den größten Anteil am Fehlzeitengeschehen, gefolgt von Atemwegserkrankungen mit 15,1 Prozent. 

Die psychischen Erkrankungen stiegen weiter an auf nunmehr 12,5 Prozent (11,9 Prozent 2023). Sie sind damit zwar nicht die größte Gruppe, allerdings ist die Erkrankungsdauer mit durchschnittlich 28,5 Tagen pro Fall sehr hoch. Zudem ist der Langzeittrend besorgniserregend, da innerhalb der letzten zehn Jahre die Ausfalltage wegen psychischer Erkrankungen um 43 Prozent gestiegen sind.

In Österreich lag die Zahl der Krankenstandstage mit 15,1 Tagen im Jahr 2024 deutlich niedriger als in Deutschland. Dennoch, abgesehen vom Rekordjahr 2023, war dies laut dem Österreichischen Institut für Wirtschaftsforschung (WIFO) der höchste Wert seit über 30 Jahren. Rund 70,1 Prozent der Versicherten waren im Jahr 2024 zumindest einmal im Krankenstand (2019: 57,4 Prozent). Auffällig ist dabei die zunehmende Polarisierung: 43,2 Prozent der Fälle dauerten weniger als vier Tage, verursachten insgesamt aber nur 9,5 Prozent aller Fehlzeiten, während eine kleine Gruppe an Langzeitfällen einen Großteil der Krankenstandstage verursachte.

Die Zahlen aus verschiedenen Studien belegen daher, wie wichtig eine achtsame, gesundheitsorientierte Führung ist.

Fehlzeiten und Führung hängen eng miteinander zusammen

Es gibt einen engen Zusammenhang zwischen guter Führung und dem Krankenstand eines Teams. 

Ein wertschätzender Führungsstil, transparente Kommunikation und echtes Interesse am Menschen senken Fehlzeiten signifikant. Umgekehrt führen Misstrauen, Druck und mangelnde Anerkennung oft zu innerem Rückzug und in Folge zu höheren Fehlzeiten.

Schon frühere Untersuchungen im VW-Konzern zeigten, dass Führungskräfte ihre „Fehlzeitenquote“ in neue Teams mitnehmen. Die Fehlzeitenquote einer Führungskraft nach einer Versetzung oder Beförderung erreichte demnach innerhalb weniger Monate ein ähnliches Niveau wie in der Abteilung, die die Führungskraft gerade verlassen hatte. Somit scheint die Fehlzeitenrate eine Messlatte für die Führungsqualität zu sein. 

Medizinische Notwendigkeit oder motivationsbedingte Abwesenheit?

Nicht jede Krankheit hat mit der Arbeit zu tun, viele Fehlzeiten sind schlicht medizinisch bedingt. Doch häufig spielen auch psychosoziale oder arbeitsbezogene Faktoren eine Rolle. Manchmal fehlen Teammitglieder, weil ihnen am Arbeitsplatz etwas Unbekanntes so zusetzt, dass sie sich sehr unwohl fühlen und daher Krankheitssymptome zeigen. Angst, Ärger oder Stress rauben Menschen mitunter die Motivation und Energie, um zur Arbeit zu gehen.

Hier einige Gründe, die zu motivationsbedingten Abwesenheiten führen können:

• Schlechtes Betriebsklima: Menschen fühlen sich ausgegrenzt oder benachteiligt. Sie leiden unter Silodenken oder Eifersüchteleien.
• Ungelöste Konflikte: Menschen blockieren oder laufen vor Konflikten davon.
• Fehlende Anerkennung und mangelndes Feedback: Menschen fühlen sich missachtet und überflüssig.
• Überforderung: Menschen fühlen sich ausgenützt, gestresst und unsicher.
• Unterforderung: Menschen langweilen sich und würden gerne mehr Verantwortung übernehmen.
• Fehlende Entwicklungsperspektiven
• Angst vor Fehlern, weil die Fehlerkultur harsch ist
• Das Gefühl der Ungerechtigkeit, was die Aufgabenverteilung im Team oder die Vergütung anbelangt.

All diese Gründe für die Unzufriedenheit eines Teammitglieds können durch ein Fehlzeitengespräch thematisiert und anschließend aus dem Weg geräumt werden.

Was bewirkt ein gutes Fehlzeitengespräch?

• Aufmerksamkeit beweisen: Sie machen deutlich, dass die Abwesenheit des Teammitglieds von Ihnen wahrgenommen wurde. 
• Wertschätzung schenken: Sie drücken Ihre Freude über die Rückkehr aus. So zeigen Sie, dass Sie der Arbeit des Teammitglieds Anerkennung zollen und dass seine Fähigkeiten und Kenntnissen gebraucht werden. Damit steigern Sie die Motivation des Mitarbeitenden.
• Fürsorge zeigen: Sie zeigen Verständnis für den Betroffenen und nehmen Ihre Fürsorgepflicht ernst.
• Unterstützung und Abhilfemöglichkeiten anbieten: Das Gespräch gibt Ihnen die Gelegenheit, Hilfsangebote zu machen, sofern die Fehlzeiten mit der Situation im Betrieb verbunden sind.
• Informationen weitergeben: Sie können den Mitarbeitenden auf den aktuellen Stand zu Dingen bringen, die sich während seiner Abwesenheit ereignet haben.
• Hintergründe erfahren: Sie verstehen die Gründe und möglichen Konsequenzen und können so auch für Verständnis im Team bei wiederkehrenden, unvermeidbaren Fehlzeiten sorgen.
  

Was passiert, wenn Sie das Fehlzeitengespräch nicht führen?

Der betriebswirtschaftliche Schaden, der durch Fehlzeiten entsteht, ist beachtlich. Wenn Sie die Fehlzeitenquote und Gehaltsstruktur Ihres Teams kennen, können Sie leicht errechnen, welcher Schaden dem Unternehmen betriebswirtschaftlich entsteht. Werden Fehlzeiten durch Zeitarbeit kompensiert, addieren sich diese Kosten. 

Doch das ist nicht alles: Meist werden Fehlzeiten durch das verbleibende Team ausgeglichen. Das geht jedoch auf Dauer nicht gut. Schnell fühlen sich die verbliebenen Teammitglieder durch die Mehrarbeit gestresst und werden unzufrieden. Die Gefahr, dass diese in der Folge auch erkranken, ist groß. So werden die Fehlzeiten des Teams weiter in die Höhe getrieben.

Die enge Personaldecke führt weiterhin leicht dazu, dass das Betriebsklima leidet. Durch die Zusatzarbeit sind die anwesenden Teammitglieder überfordert, werden „dünnhäutiger“ und das Klima im Team wird harscher. 

Weiterhin wird das Ansehen des Mitarbeitenden, der viele Fehlzeiten aufweist, geschädigt. Schließlich „nervt“ es, für andere immer wieder Mehrarbeit leisten zu müssen. Gerade wenn die Ursache der Erkrankung unbekannt ist, kommt es schnell zu Gerüchten und die Position des erkrankten Teammitglieds leidet.

Störungen der Arbeitsabläufe, Produktivitätsverluste, der Anstieg der Fehlerquote, Beschwerden von Kunden aufgrund von Fehlern sind weitere negative Auswirkungen.

Auch das Ansehen der Führungskraft, die ein Team mit hohem Krankenstand unter sich hat, wird in Mitleidenschaft gezogen. Schnell heißt es: „Er/Sie hat das Team nicht im Griff.“ Es gibt also viele stichhaltige Gründe, Fehlzeitengespräche zu führen. Sie gehören zu guter Führung einfach dazu.

Wann sollten Sie ein Fehlzeitengespräch führen?

Wenn die anderen Teammitglieder sich über die Fehlzeiten eines Kollegen/einer Kollegin beschweren, ist es eigentlich schon zu spät. 

Besser ist es, proaktiv vorzugehen. Nach jeder mehrtägigen Abwesenheit oder wenn kurze Abwesenheiten sich häufen, ist es sinnvoll, konsequent ein Fehlzeitengespräch zu führen. Führen Sie das Gespräch zeitnah nach der Rückkehr des Mitarbeitenden.

Gute Vorbereitung ist für ein Fehlzeitengespräch entscheidend

Ein Fehlzeitengespräch sollte niemals spontan oder zwischen Tür und Angel stattfinden. Es ist auch kein Gespräch, das sich nach „Schema F“ abspulen lässt. Nehmen Sie sich Zeit, bereiten Sie sich vor und schaffen Sie eine vertrauliche Atmosphäre.

Achten Sie besonders auf folgende Aspekte, bevor Sie ins Gespräch gehen:

Wie läuft ein Fehlzeitengespräch ab?

Eine mögliche Gesprächsstruktur könnte folgendermaßen aussehen:

Begrüßung und Wertschätzung: „Schön, dass Sie wieder da sind. Wir haben Sie vermisst. Wie geht es Ihnen?“ Jetzt kann Ihr Teammitglied frei erzählen, wie es seinen Gesundheitszustand einschätzt. 

Anlass nennen: „Mir ist aufgefallen, dass Sie in den letzten Wochen mehrfach gefehlt haben, und ich möchte gerne verstehen, ob wir Sie irgendwie unterstützen können.“ 

Zuhören und Verständnis zeigen: Lassen Sie Ihr Gegenüber erzählen. Unterbrechen Sie nicht, hören Sie aktiv zu, fassen Sie zusammen, was Sie verstanden haben.

Ursachen klären, ohne zu drängen: Fragen Sie behutsam, ob die Arbeitssituation zur Erkrankung beigetragen haben könnte.

Lösungen suchen: Entwickeln Sie gemeinsam Maßnahmen, zum Beispiel ergonomische Anpassungen, flexible Arbeitszeiten, Coaching, Aufgabenverteilung.

Abschluss und Ausblick: Fassen Sie das Gespräch zusammen, bedanken Sie sich für die Offenheit und vereinbaren Sie gegebenenfalls einen Folgetermin zur Besprechung von eingeleiteten Maßnahmen.

Wenn Fehlzeiten häufig auftreten

Bei wiederholten oder längeren Fehlzeiten wird das Gespräch ausführlicher sein. Formulieren Sie beobachtend, nicht wertend:

„Mir ist aufgefallen, dass Sie in den letzten drei Monaten elf Tage gefehlt haben. Ich mache mir Sorgen und möchte verstehen, ob es etwas gibt, das wir im Arbeitsumfeld verbessern können.“

Zeigen Sie Empathie und Verständnis. Bieten Sie Unterstützung an und suchen Sie gemeinsam nach konkreten Lösungen. 

Typische Ansatzpunkte könnten sein:

• Was kann das Unternehmen tun? (z. B. ergonomische Ausstattung, Gesundheitsangebote, Anpassung von Arbeitszeiten)
• Was kann die Führungskraft tun? (z. B. Prioritäten klären, Aufgaben anpassen)
• Was kann der Mitarbeitende tun? (z. B. eigene Selbstorganisation verbessern, Pausenverhalten anpassen, Gesundheitsprävention)
  

Was sollten Sie in einem Fehlzeitengespräch vermeiden?

Fehler im Fehlzeitengespräch können Vertrauen zerstören und zu Demotivation und innerer Kündigung führen. Das sollten Sie auf keinen Fall tun:

• Vorwürfe äußern
• die Erkrankung anzweifeln
• die Beschwerden bagatellisieren, nach dem Motto „Das wird schon wieder“
• das Gespräch unter Zeitdruck führen
• fehlende Diskretion 

Ein Fehlzeitengespräch ist kein Verhör, sondern ein Dialog auf Augenhöhe.

Behalten Sie dieses Zitat des Soziologen Bernhard Baruda dabei im Hinterkopf:

„Fehlzeiten sagen etwas über den Gesundheitsstand einer Organisation aus, nicht über den eines Menschen.“

Tipp: So lösen Sie Blockaden 

Viele Menschen sind erleichtert, wenn Sie sich ihrer Führungskraft mit gesundheitlichen Problemen anvertrauen können und wenn sie dort Verständnis und Rückhalt finden. 

Manchmal kann es jedoch auch vorkommen, dass ein Mitarbeitender keine Details nennt, und das ist sein gutes Recht. Signalisieren Sie Verständnis und betonen Sie Ihre Fürsorge: Sagen Sie zum Beispiel: „Ich möchte sicherstellen, dass Sie gut unterstützt sind und keine Missverständnisse oder Gerüchte im Team entstehen. Wenn ich die Hintergründe kenne, kann ich leichter im Team für Sie eintreten.“ So schaffen Sie Vertrauen, ohne Grenzen zu überschreiten.

Fazit: Fehlzeitengespräche sind gelebte Fürsorge

Ein gutes Fehlzeitengespräch ist kein Pflichttermin, sondern ein Zeichen echter Führungsverantwortung.

Wer aufmerksam, empathisch und lösungsorientiert kommuniziert, fördert nicht nur die Gesundheit der Mitarbeitenden, sondern auch Engagement, Loyalität und ein positives Betriebsklima.

Gute Gespräche zahlen sich aus – für alle Beteiligten.

Seminartipp: Mitarbeitergespräche sicher und professionell führen 

Mitarbeitergespräche sind die Basis guter Führung. Es gibt die unterschiedlichsten Anlässe und Formen von Mitarbeitergesprächen: Basisgespräche, Kritikgespräche, Konfliktgespräche, Fehlzeitengespräche, Delegationsgespräche oder Moderationsgespräche bei Teamkonflikten. 

Im dreitägigen Führungstraining „Praxisorientiertes Führen“ erhalten Sie für alle Gesprächstypen praxisbezogene, umsetzbare Leitfäden. Dabei wird jedes Mitarbeitergespräch in verschiedene Schritte untergliedert, zu denen die Teilnehmer detaillierte Hilfestellungen erhalten. Leicht nachvollziehbar und auf den Punkt gebracht.

Sie lernen, in allen Situationen wertschätzend zu kommunizieren und auch unangenehme Gespräche selbstbewusst und professionell zu führen.