Richtig delegieren: 6 Regeln für das effektive Delegieren
Delegieren Sie effizient und mit Weitblick!
Führungskompetenz besteht in einem hohen Maße darin, Aufgaben sinnvoll weiterzugeben. Andere Menschen zu befähigen, Aufgaben erfolgreich zu übernehmen, erfordert Vertrauen in die Fähigkeiten des anderen und auch eine Menge Selbstdisziplin.
Oft verfallen Führungskräfte der Versuchung, „Lassen Sie mich mal machen“ zu sagen und die Aufgabe schnell mal eben selbst zu erledigen. Doch es gibt gute Gründe, der Versuchung zu widerstehen. Lesen Sie hier unsere Tipps zum effektiven Delegieren.
Warum sollten Sie der „Lassen Sie mich mal machen-Versuchung“ widerstehen und konsequent delegieren?
Es gibt viele gute Gründe, warum Sie so viele Aufgaben wie möglich an Ihre Mitarbeiter delegieren sollten:
Sie können sich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren und erhalten mehr Spielraum für strategische Überlegungen.
- Sie reduzieren Ihren Stress. Wenn Führungskräfte Aufgaben regelmäßig wieder selbst übernehmen, entsteht schnell das sogenannte Move-Over-Syndrom.
- Sie generieren bessere Ergebnisse, da Ihre und die Potenziale Ihrer Mitarbeiter besser ausgeschöpft werden.
- Sie helfen Ihren Mitarbeitern, ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln.
- Sie fördern die Kreativität und das Selbstvertrauen Ihrer Mitarbeiter und leisten so einen wesentlichen Beitrag zur Motivationssteigerung.
Was kann man delegieren?
Im Prinzip kann man fast alles delegieren. Besonders gut geeignet sind Routine-, Verwaltungs-, Recherche- und fachspezifische Aufgaben. Es können aber auch Teilaufgaben bzw. Zuarbeiten für Ihre Kernaufgaben sein. Das Eisenhower-Prinzip hilft Ihnen zu erkennen, welche dringenden Aufgaben delegiert und welche wichtigen Aufgaben persönlich bearbeitet werden sollten.
Was Sie nicht delegieren sollten, sind Führungsaufgaben wie Mitarbeiterführung, Planung, Geschäftsaufbau und Kontrolle. Auch sollten Sie keine Aufgaben delegieren, die vertrauliche Informationen erfordern, oder bei denen Sie sich selbst nicht im Klaren sind und sich erst einen Überblick verschaffen müssen.
So delegieren Sie richtig
Bevor Sie eine Aufgabe delegieren, sollten Sie folgende Fragen beantworten:
1. Wer soll es machen?
Die Überlegung lautet: An wen delegiere ich die Aufgabe, sodass ich das beste Ergebnis erhalte? Die Entscheidung hängt davon ab, wie schnell die Aufgabe erledigt sein muss. Wenn Eile geboten ist, werden Sie Ihre erfahrenen Leistungsträger beauftragen, die aber oft schon viele andere Dinge um die Ohren haben. Ein Kompetenzraster unterstützt Sie dabei, geeignete Mitarbeitende auszuwählen und Delegation gezielt für deren Entwicklung zu nutzen.
Langfristig ist es daher sinnvoll, über Alternativen nachzudenken und auch andere Mitarbeiter langsam für bestimmte Aufgaben aufzubauen. Sie werden zunächst vielleicht mehr Zeit und Korrekturläufe benötigen, bis Sie das gewünschte Ergebnis erhalten, aber auf Dauer wird sich der Einsatz lohnen.
2. Was ist zu tun und wie soll das Ergebnis aussehen?
Je genauer Sie die Aufgabe definieren, umso besser wird das Ergebnis. Mal kurz eine Aufgabe „herüberzuschieben“, bringt selten das gewünschte Ergebnis und frustriert die Mitarbeiter auf Dauer nur.
Der Mitarbeiter, der die Aufgaben erledigen soll, muss vor allem wissen, welches Ziel erreicht werden soll. Die genaue Vorgabe des erwarteten Ergebnisses ist entscheidend, weniger der Weg, der zu dem Ergebnis führt. So hat der Mitarbeiter die Chance, mitzudenken und kreativ zu arbeiten. Auch unangenehme oder eilige Aufgaben kann er dann leichter akzeptieren.
Bei der Übertragung der Aufgabe muss daher in jedem Fall vermittelt werden:
- Welchen Sinn und Zweck hat die Aufgabe?
- Welches Ergebnis wird erwartet?
- Zu welchem Termin muss die Aufgabe erledigt sein?
- Welche Hilfsmittel und welches Budget stehen zur Verfügung?
Bei komplexen Aufgaben ist ein Feedback des Mitarbeiters sinnvoll. Lassen Sie ihn die Aufgabe mit eigenen Worten wiederholen, um zu überprüfen, ob Ihre Botschaften verstanden wurden.
Aktives Zuhören und gezieltes Nachfragen helfen Ihnen, Missverständnisse bei der Aufgabenübertragung frühzeitig zu erkennen.
3. Wie viel Anleitung benötigen die Mitarbeitenden?
Mit dem Delegieren der Aufgabe geben Sie Verantwortung ab und räumen dem Mitarbeiter Freiräume in der Ausgestaltung der Aufgabe ein. Je nach Situation und Erfahrungsschatz des Mitarbeiters werden Sie jedoch das Maß an Verantwortung und die Spielräume variieren müssen.
Unerfahrene Mitarbeiter werden mehr Anleitung benötigen. Dann ist es sinnvoll, Zwischenziele zu vereinbaren und sich in kleinen Schritten dem Ziel zu nähern. Denken Sie immer daran: Die Zeit, die Sie jetzt investieren, wird sich bald rechnen!
Erfahrene Mitarbeiter dagegen benötigen keine schrittweise Anleitung, weil sie selbst genau im Kopf haben, wie sie vorgehen wollen. Sie wollen die Verantwortung übernehmen und den Weg zum Ziel selbst finden. Mit zu vielen Vorgaben und Kontrollen setzen Sie ein falsches Signal, nämlich dass Sie ihnen diese Aufgabe nicht zutrauen. Lassen Sie also los und übertragen Sie die Verantwortung!
4. Kontrolle und Feedback
Jede Aufgabe, die Sie delegiert haben, müssen Sie auch kontrollieren. Schließlich wollen Sie wissen, ob Ihre Delegationsform die richtige war und ob der Mitarbeiter dieser Aufgabe gewachsen war. Machen Sie dem Mitarbeiter klar, dass Sie die Sache kontrollieren und nicht die Person.
Es geht um eine konstruktive Rückmeldung im Hinblick auf die definierten Ziele. Auch Ihre Mitarbeiter haben an dieser Stelle Gelegenheit zu Anregungen und Kritik, denn dies ist ein Indiz für Mitdenken, für Vertrauen und Motivation. Vergessen Sie nicht, sich zu bedanken, wenn eine Aufgabe zu Ihrer Zufriedenheit gelöst wurde.
Fazit: So delegieren Sie effizient – für sich selbst und Ihre Mitarbeitenden
Es lohnt sich, dem „Lassen Sie mich mal machen“-Effekt zu widerstehen. Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden wachsen! Heben Sie sie auf ein höheres Kompetenzniveau, indem Sie ihnen Verantwortung übertragen und so Entwicklungsmöglichkeiten bieten. Profitieren Sie von den Freiräumen, die Ihnen dadurch für strategische Aufgaben zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens entstehen.
„Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen, und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.“
(Theodore Roosevelt)
6 goldene Regeln zum Delegieren von Aufgaben
- Lernen Sie loszulassen und den Fähigkeiten und Potenzialen Ihrer Mitarbeiter zu vertrauen.
- Überlegen Sie, wer für die Aufgabe am besten geeignet ist. Wägen Sie ab zwischen der Dringlichkeit der Aufgabe und langfristigen Aspekten wie dem Kompetenzaufbau von Mitarbeitern.
- Erläutern Sie klar und deutlich die Aufgabe, das Ziel, die Hilfsmittel und den Sinnzusammenhang.
- Lassen Sie wo immer möglich Spielraum für eigene Lösungswege. Aber bieten Sie auch Ihre Unterstützung an, wenn der Mitarbeiter den Weg zum Ziel bisher nicht allein findet.
- Geben Sie Feedback: Besprechen Sie Erfolge und Fehler und nutzen Sie auch die Gelegenheit für ein Dankeschön oder ein Lob, wenn eine Arbeit gut erledigt wurde.
- Halten Sie sich an den Grundsatz: so wenig Fremdkontrolle wie nötig, so viel Selbstkontrolle, wie möglich.
Die fünf wichtigsten Fragen zum richtigen Delegieren
Was bedeutet Delegieren in der Führung?
Delegieren bedeutet, eine klar definierte Aufgabe mit der notwendigen Verantwortung und den erforderlichen Befugnissen an eine andere Person zu übertragen. Die Führungskraft legt das gewünschte Ergebnis, den Zeitrahmen und die verfügbaren Ressourcen fest. Die beauftragte Person entscheidet innerhalb der vereinbarten Grenzen selbstständig über die Umsetzung.
Delegation ist damit mehr als das Verteilen einzelner Tätigkeiten. Richtiges Delegieren schafft Freiräume für die Führungskraft und ermöglicht Mitarbeitenden, Verantwortung zu übernehmen, Erfahrungen zu sammeln und ihre Kompetenzen weiterzuentwickeln.
Die Führungskraft bleibt für die Auswahl der geeigneten Person, die klare Aufgabenübertragung und eine angemessene Ergebniskontrolle verantwortlich. Sie sollte jedoch nicht jeden einzelnen Arbeitsschritt vorgeben oder selbst übernehmen.
Welche Aufgaben können Führungskräfte delegieren?
Besonders gut delegierbar sind Routineaufgaben, Verwaltungsaufgaben, Recherchen, fachliche Tätigkeiten und klar abgrenzbare Teilaufgaben. Auch anspruchsvolle Aufgaben lassen sich delegieren, wenn Mitarbeitende über die erforderlichen Kompetenzen verfügen oder gezielt daran herangeführt werden.
Nicht delegiert werden sollten Aufgaben, die unmittelbar zur persönlichen Führungsverantwortung gehören. Dazu zählen beispielsweise sensible Mitarbeitergespräche, grundlegende strategische Entscheidungen, vertrauliche Personalangelegenheiten und Entscheidungen, bei denen die Führungskraft selbst noch keine Klarheit über Ziel oder Vorgehen besitzt.
Bei jeder Aufgabe helfen folgende Fragen:
- Muss ich diese Aufgabe persönlich erledigen?
- Welche Entscheidungsspielräume kann ich übertragen?
- Wer verfügt über die passenden Fähigkeiten?
- Welche Entwicklungschance bietet die Aufgabe?
- Welche Informationen und Ressourcen werden benötigt?
Delegation sollte sich daher nicht ausschließlich an der aktuellen Auslastung orientieren. Sie dient zugleich dem langfristigen Kompetenzaufbau im Team.
Welche sechs Regeln gelten für erfolgreiches Delegieren?
Erfolgreiches Delegieren folgt sechs zentralen Regeln:
- Wählen Sie die passende Person aus. Berücksichtigen Sie vorhandene Fähigkeiten, Arbeitsbelastung und Entwicklungspotenzial.
- Erklären Sie die Aufgabe klar. Beschreiben Sie Sinn, Ziel, erwartetes Ergebnis, Priorität und Termin.
- Stellen Sie Ressourcen bereit. Klären Sie, welche Informationen, Arbeitsmittel, Ansprechpartner und Budgets zur Verfügung stehen.
- Übertragen Sie Verantwortung und Befugnisse. Die beauftragte Person braucht ausreichende Entscheidungsspielräume, um die Aufgabe selbstständig zu lösen.
- Vereinbaren Sie Unterstützung und Kontrollpunkte. Legen Sie abhängig von Erfahrung und Komplexität fest, wann ein Zwischenstand besprochen wird.
- Geben Sie konstruktives Feedback. Besprechen Sie Ergebnisse, würdigen Sie Erfolge und nutzen Sie Fehler für die weitere Entwicklung.
Bitten Sie die beauftragte Person bei komplexen Aufgaben, Ziel und Vorgehen noch einmal mit eigenen Worten zusammenzufassen. So erkennen Sie frühzeitig, ob beide Seiten die Aufgabe gleich verstanden haben.
Welche Verantwortung bleibt nach dem Delegieren bei der Führungskraft?
Die Verantwortung für die konkrete Umsetzung geht an die beauftragte Person über. Die Führungskraft bleibt jedoch dafür verantwortlich, eine geeignete Person auszuwählen, die Aufgabe verständlich zu erklären und angemessene Rahmenbedingungen zu schaffen.
Zu ihrer Verantwortung gehören insbesondere:
- eine realistische Auswahl der beauftragten Person
- ein eindeutig beschriebenes Ergebnis
- ausreichende Informationen und Ressourcen
- passende Entscheidungsbefugnisse
- vereinbarte Zwischenziele und Termine
- eine sachliche Ergebniskontrolle
- Unterstützung bei erkennbaren Hindernissen
Delegation bedeutet deshalb nicht, eine Aufgabe vollständig aus dem eigenen Verantwortungsbereich zu entfernen. Die Führungskraft begleitet den Prozess, ohne die Bearbeitung wieder an sich zu ziehen. Sie kontrolliert das vereinbarte Ergebnis und den Fortschritt, nicht jeden einzelnen Arbeitsschritt.
Wie kontrolliert man delegierte Aufgaben, ohne Mikromanagement zu betreiben?
Eine angemessene Kontrolle orientiert sich an der Erfahrung der beauftragten Person und an der Bedeutung der Aufgabe. Unerfahrene Mitarbeitende benötigen engere Zwischenziele, mehr Rückfragen und frühzeitiges Feedback. Erfahrene Mitarbeitende brauchen größere Handlungsspielräume und weniger Kontrolle.
Vereinbaren Sie bereits bei der Aufgabenübertragung:
- welches Ergebnis erwartet wird
- welche Qualitätskriterien gelten
- wann die Aufgabe abgeschlossen sein soll
- welche Zwischenstände besprochen werden
- wann die Person selbstständig entscheiden darf
- bei welchen Problemen sie Rücksprache halten soll
Vermeiden Sie spontane Kontrollen, ständige Nachfragen und nachträgliche Änderungen des Lösungswegs. Greifen Sie ein, wenn das Ergebnis, ein Termin oder ein relevantes Risiko gefährdet ist. Solange die vereinbarten Grenzen eingehalten werden, sollte die Person ihren eigenen Weg zum Ziel wählen dürfen.
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