Prioritäten setzen mit dem Eisenhower-Prinzip
Eine beliebte und bewährte Methode, um Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen, ist das Eisenhower-Prinzip. Es ist nicht neu, hat jedoch in unserer unruhigen Arbeitswelt an Aktualität nicht verloren. Es ist durch seine einfache Grundstruktur eine effiziente Hilfe, um sich selbst Klarheit über den echten Stellenwert einer Aufgabe zu verschaffen und den Fokus stärker auf die wirklich wichtigen Dinge im Leben zu legen.
Wie entstand das Eisenhower-Prinzip?
Diese Methode der Eigenorganisation ist nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower benannt. 1954 hielt er eine Rede, von der ein Satz hängenblieb, der das Eisenhower-Prinzip im Kern umreißt:
„Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend.“
Dwight D. Eisenhower (1890-1969)
Es geht beim Eisenhower-Prinzip also um die Unterscheidung der Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Aufgabe oder eines Problems. Eisenhower ging davon aus, dass die Vermischung der beiden Kriterien dazu führt, dass wir uns leicht in Nebensächlichkeiten verzetteln und dabei die wirklich wichtigen Dinge aus den Augen verlieren.
Überarbeitet und einer breiten Öffentlichkeit bekannt gemacht hat das Eisenhower-Prinzip später der US-amerikanischen Zeitmanagement-Experte Stephen Covey (1932-2012), der es u.a. in seinem Bestseller „Die 7 Wege zur Effektivität“ aufgriff.
Was leistet das Eisenhower-Prinzip?
Ziel einer gelungenen Priorisierung ist es:
• Klarheit über den Stellenwert von Aufgaben zu erlangen
• sich nicht in unwichtigen Tätigkeiten zu verzetteln
• vorausschauend planen zu können
• den Überblick über verschiedene Aufgabenbereiche zu behalten
• Stress zu reduzieren
• Aufgaben zielgerichtet zu delegieren
• Aufgaben leichter ablehnen und „nein sagen“ zu lernen
• Zeitfresser zu identifizieren
Das Eisenhower-Prinzip bietet dazu eine klare und einfache Grundstruktur. Besonders geeignet ist die Methode für Führungskräfte, die die Möglichkeit haben, Aufgaben zu delegieren.
Die Kernfrage des Eisenhower-Prinzips: Wichtig und/oder dringlich?
Steht die To-Do-Liste, unterscheiden wir im nächsten Schritt, ob eine Aufgabe wichtig oder dringlich ist. Viele Aufgaben erscheinen uns auf den ersten Blick als A-Priorität. Wirft man jedoch einen kritischen Blick darauf, relativiert sich die Wichtigkeit oftmals.
Folgende Fragen helfen bei der Einordung von Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Ob eine Aufgabe wichtig ist, erkennen Sie an diesen Kriterien:
- Ist es eine Aufgabe, an der mein Erfolg gemessen wird?
- Ist es eine Aufgabe, die ich nicht delegieren kann?
- Hängen andere davon ab, dass diese Aufgabe erledigt wird?
- Ist es eine Aufgabe, die meine volle Aufmerksamkeit verlangt?
- Dient die Aufgabe meiner Zielerreichung?
- Ist es eine Aufgabe, die meinen persönlichen Werten entspricht?
- Ist es eine Aufgabe, die meinem Leben Sinn verleiht?
Ob eine Aufgabe dringend ist, erkennen Sie an diesen Kriterien:
- Ist die Aufgabe sofort fällig?
- Braucht die Aufgabe jetzt sofort meine Aufmerksamkeit?
- Welches Risiko gehe ich ein, wenn ich es jetzt nicht tue?
Die Fragen sind als geschlossene Fragen gestellt, es gibt sowohl für die Wichtigkeit also auch für die Dringlichkeit nur die Antwortmöglichkeiten „ja“ oder „nein“.
Die 4 Quadranten des Eisenhower-Prinzips
Die beiden Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit werden nun als die senkrechte und waagrechte Achse einer Matrix dargestellt. Daraus ergeben sich vier Kombinationsmöglichkeiten, die in der Matrix mit vier Quadranten verteilt werden. Diese vier Quadranten wiederum enthalten dann die A-, B-, C- und D-Aufgaben. So entsteht folgende Übersicht:
Lassen Sie uns nun näher auf die einzelnen Quadranten eingehen.
A-Prioritäten: Wichtig und dringlich – Das Feuerwehr-Feld
In diesem „Feuerwehr“-Feld befinden sich die Aufgaben, die wir selbst sofort erledigen müssen, wenn wir keine schwerwiegenden Konsequenzen tragen möchten. Daher überlegen wir in diesem Feld in aller Regel gar nicht lange, sondern nehmen die Sache sofort in die Hand.
Oft handelt es sich bei diesen Aufgaben um plötzlich auftauchende Krisen, Probleme oder Konflikte. Ein großer Kunde beschwert sich, ein Mitarbeitender fällt plötzlich aus, ein Konflikt eskaliert, ein wichtiger Abgabetermin wurde verbummelt. All dies sind mögliche Ursachen, dass eine Angelegenheit zur „Chefsache“ wird und Sie sofort eingreifen müssen.
Natürlich können solche Notfälle immer wieder auftauchen, gerade in unruhigen Zeiten. Doch wenn dieses Feld überhandnimmt, sind sie nur noch als Feuerwehrmann unterwegs. Das frisst viel Energie, verursacht Stress und führt dazu, dass Sie nur noch reagieren, statt agieren zu können. Häufige Unterbrechungen erschweren konzentriertes Arbeiten und verstärken den sogenannten Sägeblatt-Effekt.
Ziel eines guten Zeitmanagements ist es daher, dieses Feld so klein wie möglich zu halten. Dies wird möglich, wenn Sie das Feld der B-Prioritäten im Blick behalten.
B-Prioritäten: wichtig, aber nicht dringlich – Das Planungs-Feld
B-Aufgaben sind langfristige Aufgaben, die für Sie und Ihr Unternehmen wichtig sind, die aber nicht sofort erledigt werden müssen. Dazu zählen vor allem Strategieentwicklungen und die Definition von Prozessen und Strukturen. Dies alles sind präventive Maßnahmen, die verhindern, dass Dinge aus dem Ruder laufen.
Auch Zeit, die Sie für Ihren persönlichen Ausgleich, Ihre Entspannung und Ihre Weiterentwicklung benötigen, können wird in dieses Feld legen, denn hier geht es darum, Ihre eigene Leistungsfähigkeit zu erhalten.
B-Prioritäten kommen oft zu kurz, sind aber enorm wichtig. Je besser wir also unsere B-Aufgaben wahrnehmen, umso geringer wird das Feld der A-Aufgaben belastet. Eine gute Planung hilft, damit B-Aufgaben ausreichend Platz in Ihrem Zeitmanagement finden. Nehmen Sie Ihre B-Prioritäten ernst und geben Sie ihnen ausreichend Raum in Ihrer Zeitplanung. B-Prioritäten sind auch der Schlüssel zur präventiven Führung.
C-Prioritäten: dringlich, aber nicht wichtig – Das Delegationsfeld
Da diese Aufgaben schnell erledigt werden müssen, werden sie leicht mit A-Prioritäten verwechselt. In der Regel nehmen Sie daher zu viel Raum in unserem Zeitmanagement ein. Die zentrale Frage ist also, ist das wirklich „Chefsache“ oder kann diese Aufgabe nicht auch ein Mitarbeitender erledigen. Viele Routineaufgaben fallen in diese Kategorie. Es handelt sich dabei um standardmäßige Anfragen von Kunden, Lieferanten und Mitarbeitenden, die zwar eine schnelle Reaktionszeit erfordern, aber nicht von Ihnen persönlich bearbeitet werden müssen. Diese C-Aufgaben gilt es daher sorgfältig zu identifizieren und, wann immer möglich, zu delegieren.
Delegation gehört zu den zentralen Aufgaben einer Führungskraft und ist auch ein Schlüssel für eine gute Zusammenarbeit zwischen der Führungskraft und ihren Mitarbeitenden. Wenn Führungskräfte delegierbare Aufgaben regelmäßig selbst übernehmen, geraten ihre eigentlichen Führungsaufgaben aus dem Gleichgewicht.
Wenn Sie in der Situation sind, dass Sie C-Aufgaben persönlich abarbeiten müssen, ist es sinnvoll, diese zu bündeln. Planen Sie dazu einen separaten Zeitblock ein, in dem Sie all die kleinen Aufgaben des Alltags am Stück erledigen.
In diesem Feld kann Ihnen auch das Pareto-Prinzip oder 80-20-Prinzip gute Dienste leisten. Überlegen Sie dabei, wieviel Zeit und Energie Sie in bestimmte Aufgaben investieren möchten.
Damit die Entlastung gelingt, müssen Führungskräfte Aufgaben klar und vollständig delegieren.
D-Prioritäten: nicht dringlich, nicht wichtig – Weg damit
Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, gehören nicht auf Ihre To-Do-Liste. Es handelt sich um Tätigkeiten, die nicht relevant für die Erreichung ihrer Ziele sind. Doch nur zu leicht gehen wir Zeitdieben auf den Leim oder tapsen in eine Zeitfalle hinein. Hier gilt es, wachsam zu bleiben, diszipliniert zu sein und auch „nein sagen“ zu lernen. Klare Prioritäten helfen Ihnen, zusätzliche Aufgaben höflich und nachvollziehbar abzulehnen.
Das Eisenhower-Prinzip im schnellen Überblick
Kurz und knapp zusammengefasst, lässt sich das Eisenhower-Prinzip mit dieser Grafik visualisieren.
Wie wenden Sie das Eisenhower-Prinzip an?
Das Eisenhower-Prinzip lässt sich schnell und unkompliziert in die Praxis umsetzen.
- Nehmen Sie Ihre To-Do-Liste zur Hand.
- Definieren Sie für jede Aufgabe auf Ihrer Liste, ob es sich um eine A-, B-, C- oder D-Aufgabe handelt.
- Bearbeiten Sie dann die Felder nach dem beschriebenen Modell:
- Bearbeiten Sie Ihre A-Prioritäten sofort.
- Planen Sie Ihre B-Prioritäten verbindlich und regelmäßig in Ihrem Terminkalender ein.
- Delegieren Sie so viele C-Prioritäten wie möglich.
- Verabschieden Sie sich von D-Prioritäten: Seien Sie dabei ehrlich mit sich selbst.
Unser Tipp: Geben Sie nicht auf. Am Anfang erscheint Ihnen die Zuordnung der Aufgaben in die vier Quadranten vielleicht noch aufwändig, aber Sie werden sich schnell daran gewöhnen. Nach kurzer Zeit geht Ihnen das System in Fleisch und Blut über und Sie werden es anwenden, ohne darüber nachdenken müssen.
Ein Tipp für Profis
Wenn Sie das Eisenhower-Prinzip regelmäßig anwenden, können Ihnen folgende Fragen helfen, Ihr Zeitmanagement noch weiter zu verfeinern:
- Wie viel Prozent meiner Zeit verbringe ich mit A-, B-, C- und D-Aufgaben? Wie zufrieden bin ich mit der Verteilung? Was möchte ich anpassen?
- Welche Hindernisse möchte ich aus dem Weg räumen, um mehr Zeit für A- und B-Aufgaben zu haben?
- An welchen Stellen kann ich mehr delegieren?
- An welchen Stellen sollte ich öfter etwas ablehnen?
- Wieviel Zeitpuffer brauche ich für ungeplante A-Aufgaben?
- Nehme ich mir ausreichend Zeit für B-Aufgaben, um zu verhindern, dass sie dringend werden?
Was ist das Eisenhower-Prinzip?
Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode zur Priorisierung von Aufgaben. Sie ordnen jede Aufgabe anhand von zwei Kriterien ein: Ist sie wichtig? Ist sie dringend? Aus den Antworten entstehen vier Quadranten mit jeweils einer klaren Handlungsempfehlung.
Das Ziel besteht darin, wichtige Aufgaben rechtzeitig zu erkennen, dringende Tätigkeiten richtig einzuordnen und weniger relevante Aufgaben konsequent zu delegieren oder zu streichen. Die Methode eignet sich besonders für Menschen, die viele unterschiedliche Aufgaben koordinieren und regelmäßig Entscheidungen über den Einsatz ihrer Zeit treffen müssen.
Das Eisenhower-Prinzip unterstützt damit nicht nur das Zeitmanagement. Es hilft auch bei der Selbstorganisation, der Delegation und der Konzentration auf langfristige Ziele.
Welche vier Quadranten gibt es beim Eisenhower-Prinzip?
Die Eisenhower-Matrix teilt Aufgaben in vier Quadranten ein:
- Wichtig und dringend: Diese Aufgaben erledigen Sie sofort selbst. Dazu gehören beispielsweise akute Krisen, eskalierte Konflikte oder unmittelbar bevorstehende Abgabetermine.
- Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben planen Sie verbindlich ein. Dazu zählen strategische Planung, Mitarbeiterentwicklung, Weiterbildung und vorbeugende Maßnahmen.
- Dringend, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben delegieren Sie nach Möglichkeit. Typische Beispiele sind standardisierte Anfragen, bestimmte Routineaufgaben oder organisatorische Tätigkeiten.
- Weder wichtig noch dringend: Diese Aufgaben streichen oder reduzieren Sie. Dazu gehören Tätigkeiten, die keinen relevanten Beitrag zu Ihren Zielen leisten.
Besondere Aufmerksamkeit verdienen die wichtigen, aber noch nicht dringenden Aufgaben. Werden sie dauerhaft verschoben, entwickeln sie sich häufig zu dringenden Problemen.
Was ist der Unterschied zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben?
Eine wichtige Aufgabe trägt wesentlich zur Erreichung Ihrer Ziele, zur Qualität Ihrer Arbeit oder zu Ihrer Verantwortung bei. Eine dringende Aufgabe verlangt dagegen eine schnelle Reaktion, weil eine Frist, eine unmittelbare Erwartung oder ein konkretes Risiko besteht.
Wichtig und dringend sind daher zwei unterschiedliche Kriterien. Die Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs kann wichtig sein, obwohl der Termin erst in zwei Wochen stattfindet. Eine kurzfristige organisatorische Anfrage kann dringend erscheinen, obwohl sie für Ihre eigenen Ziele kaum Bedeutung besitzt.
Fragen Sie bei der Einordnung:
- Welches Ziel unterstützt diese Aufgabe?
- Welche Folgen entstehen, wenn sie nicht erledigt wird?
- Muss ich persönlich handeln?
- Bis wann ist eine Reaktion wirklich erforderlich?
- Ist die Dringlichkeit sachlich begründet oder nur von außen erzeugt?
Diese Unterscheidung verhindert, dass fremde Erwartungen und kurzfristige Unterbrechungen dauerhaft Ihre eigenen Prioritäten bestimmen.
Wie wendet man das Eisenhower-Prinzip im Arbeitsalltag an?
Erstellen Sie zunächst eine vollständige Liste Ihrer offenen Aufgaben. Prüfen Sie anschließend jede Aufgabe getrennt nach Wichtigkeit und Dringlichkeit und ordnen Sie sie einem der vier Quadranten zu.
Danach legen Sie die konkrete Bearbeitung fest:
A-Aufgaben erledigen Sie zeitnah selbst.
B-Aufgaben tragen Sie mit einem festen Termin in Ihren Kalender ein.
C-Aufgaben übertragen Sie mit einem klaren Ergebnis, einer Frist und den notwendigen Befugnissen.
D-Aufgaben streichen Sie oder reduzieren den Aufwand deutlich.
Überprüfen Sie die Matrix regelmäßig, da sich Fristen, Risiken und Rahmenbedingungen verändern. Planen Sie außerdem ausreichend Zeit für B-Aufgaben ein. Dazu gehören häufig genau die Tätigkeiten, die langfristig Krisen verhindern und die Entwicklung von Mitarbeitenden, Teams und Unternehmen voranbringen.
Die Methode funktioniert am besten, wenn Sie sie mit einer gepflegten Aufgabenliste, realistischen Zeitblöcken und klarer Delegation verbinden.
Welche Nachteile und Grenzen hat die Eisenhower-Matrix?
Die Eisenhower-Matrix vereinfacht die Priorisierung, löst jedoch nicht jedes Problem der Arbeitsorganisation. Die Bewertung von Wichtigkeit und Dringlichkeit bleibt teilweise subjektiv. Ohne klare Ziele lässt sich kaum zuverlässig entscheiden, welche Aufgabe tatsächlich wichtig ist.
Die Methode berücksichtigt außerdem weder den Zeitaufwand noch die Komplexität, Abhängigkeiten oder verfügbaren Ressourcen. Eine Aufgabe kann wichtig sein, aber nur wenige Minuten dauern. Eine andere kann mehrere Wochen beanspruchen und von verschiedenen Personen abhängen.
Auch dringende, weniger wichtige Aufgaben lassen sich nicht automatisch delegieren. Dafür benötigen Sie geeignete Mitarbeitende, geklärte Zuständigkeiten und ausreichende Kompetenzen.
Nutzen Sie das Eisenhower-Prinzip deshalb als Entscheidungsrahmen. Ergänzen Sie es durch realistische Terminplanung, Zeitpuffer, klare Ziele und regelmäßige Überprüfung.
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