Funktionsbeschreibungen: Flexibel und präzise zugleich
Stellenbeschreibungen oder Funktionsbeschreibungen sind für jedes Unternehmen wichtig. Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sind darin schriftlich festgehalten und werden den Mitarbeitern transparent zugänglich gemacht.
Dort ist auch definiert, welche Qualifikationen und Kompetenzen Mitarbeiter brauchen, um bestimmte Funktionen wahrnehmen zu können. Sie sind somit die Basisbausteine für Organisation, Mitarbeiterentwicklung und Mitarbeiterführung.
Das hat gleich mehrere Vorteile.
Warum Funktions- und Stellenbeschreibungen so wichtig sind
- Bei der Stellenbesetzung: Nur wenn Sie im Vorfeld genau definieren, welche Fähigkeiten ein Mitarbeiter für eine bestimmte Position braucht, können Sie die richtigen Kandidaten ansprechen und die Stelle auch optimal besetzen.
- Für die Mitarbeiterentwicklung: Eine detaillierte Stellen- oder Funktionsbeschreibung ist für eine strategische Mitarbeiterentwicklung Grundvoraussetzung. Sind die geforderten Qualifikationen und Fähigkeiten für bestimmte Funktionen definiert, lässt sich die Karriereplanung darauf aufbauen.
- Bei der Mitarbeiterführung: Stellen- und Funktionsbeschreibungen schaffen Klarheit und Transparenz. Sie zeigen, dass die Unternehmensleitung ihre Mitarbeiter ernst nimmt. Die Professionalität des Unternehmens im Umgang mit den Mitarbeitern wird dadurch von Anfang an klar. Dies gilt gerade auch bei Neueinstellungen.
- Für die Unternehmensführung: Die klare Definition von Funktion und Verantwortungsbereich, die eine Funktionsbeschreibung bietet, hilft bei der gehaltlichen Eingruppierung und damit beim Aufbau einer marktgerechten Vergütungsstruktur.
Warum Stellenbeschreibungen in KMU oft vernachlässigt werden
Dennoch werden Stellenbeschreibungen in vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen vernachlässigt. Teilweise sind sie gar nicht vorhanden, da die Unternehmensleitung meint, alles sei ohnehin mündlich geklärt.
In manchen Unternehmen werden für Stellenbeschreibungen einfach Standardtexte der Kammer, Innung oder aus Internetquellen verwendet. Diese passen bestenfalls grob zur eigentlichen Position. Manchmal wurde zwar irgendwann einmal eine Stellenbeschreibung erstellt, doch die Gegebenheiten haben sich längst verändert und das Dokument wurde nie angepasst.
Viele Unternehmer und Führungskräfte finden Stellenbeschreibungen zwar eigentlich wichtig, doch bei der praktischen Umsetzung hakt es. Dafür kann es verschiedene Gründe geben. Gerade in kleinen Unternehmen nimmt ein einzelner Mitarbeiter oft mehrere Funktionen oder Verantwortungsbereiche wahr. Je kleiner das Unternehmen, umso größer ist meist die Vielfalt der Funktionen.
Wenn das Unternehmen wächst, werden manche Funktionen auch wieder an neue Mitarbeiter abgegeben. Dafür können neue Aufgabenbereich hinzukommen. Diese Flexibilität ist einerseits eine Stärke von KMU, doch sie kann bei den Mitarbeitern auch für Unklarheit und Missverständnisse sorgen. Auch ist es sehr aufwändig, die Stellenbeschreibungen bei jeder Änderung anzupassen.
Eine Lösung können Funktionsbeschreibungen sein, die sich dann einer Stellenbeschreibung zuordnen lassen. So sind Sie flexibel und dennoch präzise.
Warum Funktionsbeschreibungen gegenüber Stellenbeschreibungen Vorteile haben
Die klassische Stellenbeschreibung geht von der Person aus und beschreibt, welche Funktionen und Aufgaben dieser spezielle Mitarbeiter hat. Wenn sich die Funktionen verändern, müsste die Stellenbeschreibung immer angepasst werden. Eine solche Dauerbaustelle ist kaum zu bewältigen.
Auch wenn ein Mitarbeiter, der mehrere Funktionen auf sich vereint, das Unternehmen verlässt, ist es schwierig jemanden zu finden, der alle diese Funktionen übernehmen kann. Dann ist es einfacher, sich bei der Suche auf die Hauptfunktion zu konzentrieren und andere Funktionen gegebenenfalls neu zu verteilen.
Damit man nicht permanent alles ändern muss, ist es daher einfacher, Funktionen oder Verantwortungsbereiche zu definieren, die man dann einem Mitarbeiter zuordnet. Diese Funktionsbeschreibungen sind stabil. Sie beschreiben präzise die Aufgaben, Qualifikationen und Fähigkeiten, die einer Funktion zugeordnet sind, nicht einem Mitarbeiter. Das bietet Flexibilität, wenn das Unternehmen wächst oder umstrukturiert, ohne auf Klarheit zu verzichten.
Funktionsbeschreibung am Beispiel: Assistenz
Ein klassisches Beispiel für eine Stelle, die mit unterschiedlichsten Funktionen verknüpft sein kann, ist die eines Assistenten oder einer Assistentin. Wenn Sie fünf Führungskräfte die wichtigsten Funktionen ihres Assistenten/ihrer Assistentin aufschreiben lassen, erhalten Sie die unterschiedlichsten Versionen, je nach Schwerpunkt der Funktion. Das geht von „Termine koordinieren“, über Kundenbetreuung, Kundenkorrespondenz, bis hin zur Analyse und Aufbereitung von Zahlenmaterial und Präsentationsvorbereitungen.
Damit hat jede Führungskraft unterschiedliche Erwartungen und Anforderungen an ihre Assistenz. Entsprechend werden auch verschiedenen Kompetenzen und Fähigkeiten gebraucht.
Soll der Assistent oder die Assistentin vorwiegend Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeitern freundlich und zuvorkommend begegnen und damit zu deren Zufriedenheit beitragen, sollte die Person vor allem zuvorkommend und geduldig sein. Empathie und gute Kommunikationsfähigkeiten sind also gefragt.
Ist das primäre Ziel des Assistenten/der Assistentin die Aufbereitung von Zahlen für Statistiken werden analytische Fähigkeiten gebraucht. Damit sieht Ihre Idealbesetzung ganz anders aus. Dennoch werden vielleicht beide Positionen in einer Stellenanzeige als „Assistenz der Geschäftsleitung oder Abteilungsleitung“ inseriert. Erst in den Funktionsbeschreibungen wird klar, wen Sie wirklich suchen.
Wenn Ihr Unternehmen wächst und eine weitere Assistenz gebraucht wird, ist es hilfreich, zu wissen, welche Funktionen übertragen werden. Nur so können Sie die Stelle auch passgenau besetzen.
Elemente einer Funktionsbeschreibung
Folgende Bestandteile gehören in eine Funktionsbeschreibung.
1. Benennung der Funktion
Sollte ein Mitarbeiter nur eine Funktion im Unternehmen innehaben, dann ist dies auch seine offizielle Stellenbezeichnung.
2. Einsatzbereich im Unternehmen
Hier wird beschrieben, welchem Teilbereich des Unternehmens diese Funktion zugewiesen ist.
Dies kann beispielsweise eine geographische Zuordnung zu einem Standort oder die Zuordnung zu einem Arbeitsbereich sein.
3. Zuständige Führungskraft
Wer ist die direkte verantwortliche Führungskraft der Funktion?
Mit wem führt der Mitarbeiter seine Mitarbeitergespräche und wer ist sein erster Ansprechpartner für alle seine Belange?
4. Zielsetzung der Funktion
Was ist das Hauptziel dieser Funktion? Am besten ist es, wenn diese Zielsetzung in einem Satz konkret formuliert und damit die Funktion eindeutig definiert wird.
5. Muss-Voraussetzungen
Hier werden Fähigkeiten und Voraussetzungen definiert, die eine Person unbedingt erfüllen muss, wenn sie diese Stelle begleitet.
Es gibt Berufsbereiche, die eine abgeschlossene fachliche Ausbildung oder eine Zertifizierung erfordern, ohne die man die Funktion nicht ausführen darf.
Eine Ausbildung, ein Studienabschluss, ein spezieller Führerschein, ein einwandfreies Führungszeugnis, Sprachkenntnisse, technische Kenntnisse, etc. können hier aufgeführt werden.
Auch bestimmte Mindestvoraussetzungen für soziale oder persönliche Kompetenzen sind hier definiert.
6. Kann-Voraussetzungen
Andere Fähigkeiten und Qualifikationen sind zwar wünschenswert, doch nicht zwingend notwendig.
Sie bestimmen oftmals den Entwicklungsbedarf und die Perspektiven, die mit der Funktion verbunden sind.
7. Tätigkeiten/Aufgaben
In diesem Bereich folgen nun detailliert alle wichtigen Aufgaben und Tätigkeitsbereiche, die der Funktionsinhaber zu erfüllen hat.
Bewährt hat sich dabei, auch anzugeben, welche dieser Aufgaben, eine A-Priorität haben, d.h. als Kritierien herangezogen werden, die den Erfolg des Funktionsinhabers bestimmen.
Es ist sinnvoll, diese detailliert aufzulisten und klar und eindeutig zu formulieren. Sicherlich kann auch noch der Satz „und alle Aufgaben, die im Rahmen der Unternehmensentwicklung notwendig sind“ hinzugefügt werden, um Befürchtungen entgegenzuwirken, dass Mitarbeiter sonst ausschließlich die aufgelisteten Aufgaben erledigen.
8. Entscheidungskompetenzen und Vollmachten
Welche Dinge darf der Funktionsinhaber eigenständig entscheiden? Welche Beträge darf er ohne Genehmigung für das Unternehmen ausgeben? Welche Dokumente darf er eigenverantwortlich unterzeichnen?
9. Schnittstellen
Mit welchen Funktionen oder Abteilungen arbeitet der Funktionsinhaber zusammen?
10. Vertretungsregelungen
Wer übernimmt bei Abwesenheit die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Funktionsinhabers? Wen muss er gegebenenfalls vertreten?
Funktionsbeschreibungen einführen
Wenn Sie sich dazu entscheiden die Funktionsbeschreibungen in Ihrem Unternehmen neu aufsetzen, ist es wichtig, mit jedem einzelnen Mitarbeitenden ein persönliches Gespräch zu führen. Dabei werden die Funktionsbeschreibungen im Detail durchgesprochen. Dies ist kein Thema für ein Gruppenmeeting, sondern definitiv ein Thema für ein Einzelgespräch zwischen direkter Führungskraft und Mitarbeiter.
Anschließend können alle Funktionsbeschreibungen im Unternehmen für alle einsehbar gemacht werden. Dies schafft Transparenz und Klarheit für alle internen Abläufe.
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