Funktionsbeschreibungen: Flexibel und präzise zugleich
Stellenbeschreibungen oder Funktionsbeschreibungen sind für jedes Unternehmen wichtig. Aufgaben, Zuständigkeiten und Entscheidungsfreiräume sind darin schriftlich festgehalten und werden den Mitarbeitern transparent zugänglich gemacht.
Dort ist auch definiert, welche Qualifikationen und Kompetenzen Mitarbeiter brauchen, um bestimmte Funktionen wahrnehmen zu können. Sie sind somit die Basisbausteine für Organisation, Mitarbeiterentwicklung und Mitarbeiterführung. Dennoch werden sie oft vernachlässigt.
In diesem Beitrag erfahren Sie:
- warum klassische Stellenbeschreibungen in vielen KMU schnell an ihre Grenzen stoßen
- wie Funktionsbeschreibungen gleichzeitig Klarheit, Transparenz und Flexibilität schaffen
- wie klare Funktionsdefinitionen Recruiting, Einarbeitung und Mitarbeiterentwicklung unterstützen
- welches die wichtigsten Bestandteilen einer professionellen Funktionsbeschreibung sind
- wie Sie Funktionsbeschreibungen erfolgreich im Unternehmen einführen und mit Ihren Mitarbeitenden abstimmen.
Warum Funktions- und Stellenbeschreibungen so wichtig sind
Funktions- und Stellenbeschreibungen stiften für jedes Unternehmen einen mehrfachen Nutzen:
- Bei der Stellenbesetzung: Nur wenn Sie im Vorfeld genau definieren, welche Fähigkeiten ein Teammitglied für eine bestimmte Position braucht, können Sie die richtigen Kandidaten ansprechen und die Stelle auch optimal besetzen. Eine klare Funktionsbeschreibung bildet die Grundlage dafür, passende Kandidatinnen und Kandidaten gezielt anzusprechen und geeignete Recruiting-Methoden auszuwählen.
- Für die Mitarbeiterentwicklung: Eine detaillierte Stellen- oder Funktionsbeschreibung ist für eine strategische Mitarbeiterentwicklung Grundvoraussetzung. Sind die geforderten Qualifikationen und Fähigkeiten für bestimmte Funktionen definiert, lassen sich die Kompetenzentwicklung und Karriereplanung darauf aufbauen.
- Bei der Mitarbeiterführung: Stellen- und Funktionsbeschreibungen schaffen Klarheit und Transparenz. Sie zeigen, dass die Unternehmensleitung ihre Mitarbeitenden ernst nimmt. Die Professionalität des Unternehmens im Umgang mit den Teams wird dadurch von Anfang an klar. Dies gilt gerade auch bei Neueinstellungen.
- Für die Unternehmensführung: Die klare Definition von Funktion und Verantwortungsbereich, die eine Funktionsbeschreibung bietet, hilft bei der gehaltlichen Eingruppierung und damit beim Aufbau einer marktgerechten Vergütungsstruktur.
Warum Stellenbeschreibungen in KMU oft vernachlässigt werden
Oft erleben wir, dass Stellenbeschreibungen in kleinen und mittelständischen Unternehmen vernachlässigt werden. Manchmal sind sie gar nicht vorhanden. In manchen Unternehmen werden Standardtexte der Kammer, Innung oder aus Internetquellen verwendet. Diese passen bestenfalls grob zur eigentlichen Position. Manchmal wurde zwar irgendwann einmal eine Stellenbeschreibung erstellt, doch die Gegebenheiten haben sich längst verändert und das Dokument wurde nie angepasst.
Andere Unternehmer und Führungskräfte finden Stellenbeschreibungen zwar wichtig, doch bei der praktischen Umsetzung hakt es.
Der Grund ist meist dieser: Im Mittelstand nimmt ein einzelner Mitarbeitender oft mehrere Funktionen oder Verantwortungsbereiche wahr. Je kleiner das Unternehmen, umso größer ist meist die Vielfalt der Funktionen.
Wenn das Unternehmen wächst, werden manche Funktionen auch wieder an andere Kolleginnen und Kollegen abgegeben. Dafür können neue Aufgabenbereich hinzukommen. Diese Flexibilität ist einerseits eine Stärke von KMU, doch sie kann auch für Unklarheit und Missverständnisse sorgen.
Gleichzeitig ist es sehr aufwändig, die Stellenbeschreibungen bei jeder Änderung in der Organisationsstruktur anzupassen.
Eine Lösung sind Funktionsbeschreibungen, die sich dann einer Stellenbeschreibung zuordnen lassen. So sind Sie flexibel und dennoch präzise.
Warum Funktions- und Rollenbeschreibungen gegenüber Stellenbeschreibungen Vorteile haben
Die klassische Stellenbeschreibung geht von der Person aus und beschreibt, welche Funktionen und Aufgaben dieser spezielle Mitarbeitende hat. Wenn sich die Funktionen verändern, müsste die Stellenbeschreibung also jedes Mal neu angepasst werden. Eine solche Dauerbaustelle ist kaum zu bewältigen.
Auch wenn ein Mitarbeitender, der mehrere Funktionen oder Rollen auf sich vereint, das Unternehmen verlässt, ist es schwierig jemanden zu finden, der alle diese Funktionen übernehmen kann. Dann ist es einfacher, sich bei der Suche auf die Hauptfunktion zu konzentrieren und andere Rollen gegebenenfalls neu zu verteilen.
Damit man nicht permanent alles ändern muss, ist es daher einfacher, Funktionen oder Rollen zu definieren, die man dann einer Person zuordnet. Diese Funktionsbeschreibungen sind stabil. Sie beschreiben präzise die Aufgaben, Qualifikationen und Fähigkeiten, die einer Funktion zugeordnet sind, nicht die gesamte Stelle eines Mitarbeitenden mit all seinen Rollen.
Das bietet somit Flexibilität, wenn das Unternehmen wächst oder umstrukturiert, ohne auf Klarheit zu verzichten.
Klingt noch abstrakt? Lassen Sie es uns an einem Beispiel verdeutlichen.
Funktionsbeschreibung am Beispiel: Assistenz
Ein klassisches Beispiel für eine Stelle, die mit unterschiedlichsten Funktionen verknüpft sein kann, ist die eines Assistenten oder einer Assistentin. Wenn Sie fünf Führungskräfte die wichtigsten Funktionen ihres Assistenten/ihrer Assistentin aufschreiben lassen, erhalten Sie die unterschiedlichsten Versionen, je nach Schwerpunkt der Rollen der Assistenz. Das kann von „Termine koordinieren“, über "lästige Anrufer abwimmeln", Kundenkorrespondenz, interne Vertretung bis hin zur Analyse und Aufbereitung von Zahlenmaterial und Präsentationsvorbereitungen gehen.
Damit hat jede Führungskraft unterschiedliche Erwartungen und Anforderungen an ihre Assistenz. Entsprechend werden auch verschiedenen Kompetenzen und Fähigkeiten gebraucht.
Soll der Assistent oder die Assistentin vorwiegend Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeitern freundlich und zuvorkommend begegnen und damit zu deren Zufriedenheit beitragen, sollte die Person vor allem zuvorkommend und geduldig sein. Empathie und gute Kommunikationsfähigkeiten sind also gefragt.
Ist das primäre Ziel des Assistenten/der Assistentin die Aufbereitung von Zahlen für Statistiken werden analytische Fähigkeiten gebraucht. Damit sieht Ihre Idealbesetzung ganz anders aus. Dennoch werden vielleicht beide Positionen in einer Stellenanzeige als „Assistenz der Geschäftsleitung oder Abteilungsleitung“ inseriert. Erst in den Funktionsbeschreibungen wird klar, wen Sie wirklich suchen.
Wenn Ihr Unternehmen wächst und eine weitere Assistenz gebraucht wird, ist es hilfreich, zu wissen, welche Funktionen übertragen werden. Nur so können Sie die Stelle auch passgenau besetzen.
Kurze Gegenüberstellung von Funktions- und Stellenbeschreibungen
Elemente einer Funktionsbeschreibung
Lassen Sie uns nun einen detaillierten Blick auf eine Funktionsbeschreibung werfen.
Folgende Bestandteile gehören in eine Funktionsbeschreibung.
1. Benennung der Funktion
Sollte ein Mitarbeitende nur eine Funktion im Unternehmen innehaben, dann ist dies gleichzeitig seine Stellenbezeichnung.
Hat ein Mitarbeitender mehrere Funktionen, so werden alle der Stelle zugeordnet.
2. Einsatzbereich im Unternehmen
Hier wird beschrieben, welchem Teilbereich des Unternehmens diese Funktion zugewiesen ist.
Dies kann beispielsweise eine geographische Zuordnung zu einem Standort oder die Zuordnung zu einem Arbeitsbereich sein.
3. Zuständige Führungskraft
Wer ist die direkte verantwortliche Führungskraft der Funktion?
Mit wem führt der Mitarbeitende seine Mitarbeitergespräche und wer ist sein erster Ansprechpartner für alle seine Belange?
4. Zielsetzung der Funktion
Was ist das Hauptziel dieser Funktion? Am besten ist es, wenn diese Zielsetzung in einem Satz konkret formuliert und damit die Funktion eindeutig definiert wird.
5. Muss-Voraussetzungen
Hier werden Fähigkeiten und Voraussetzungen definiert, die eine Person unbedingt erfüllen muss, wenn sie diese Stelle begleitet.
Es gibt Berufsbereiche, die eine abgeschlossene fachliche Ausbildung oder eine Zertifizierung erfordern, ohne die man die Funktion nicht ausführen darf.
Eine Ausbildung, ein Studienabschluss, ein spezieller Führerschein, ein einwandfreies Führungszeugnis, Sprachkenntnisse, technische Kenntnisse, etc. können hier aufgeführt werden.
Auch bestimmte Mindestvoraussetzungen für soziale oder persönliche Kompetenzen sind hier definiert. Ein Kompetenzraster hilft Ihnen, notwendige Kompetenzen zu konkretisieren, vorhandene Fähigkeiten zu bewerten und Entwicklungsbedarf sichtbar zu machen.
6. Kann-Voraussetzungen
Andere Fähigkeiten und Qualifikationen sind zwar wünschenswert, doch nicht zwingend notwendig.
Sie bestimmen dann den Entwicklungsbedarf und die Perspektiven, die mit der Funktion verbunden sind.
In den Orientierungsgesprächen können diese Entwicklungspotenziale dann gezielt aufgegriffen werden.
7. Tätigkeiten/Aufgaben
In diesem Bereich folgen nun detailliert alle wichtigen Aufgaben und Tätigkeitsbereiche, die der Funktionsinhaber zu erfüllen hat.
Bewährt hat sich dabei, auch anzugeben, welche dieser Aufgaben, eine A-Priorität haben, d.h. als Kritierien herangezogen werden, die den Erfolg des Funktionsinhabers bestimmen.
Es ist sinnvoll, diese detailliert aufzulisten und klar und eindeutig zu formulieren. Sicherlich kann auch noch der Satz „und alle Aufgaben, die im Rahmen der Unternehmensentwicklung notwendig sind“ hinzugefügt werden, um Befürchtungen entgegenzuwirken, dass Mitarbeiter sonst ausschließlich die aufgelisteten Aufgaben erledigen.
8. Entscheidungskompetenzen und Vollmachten
- Welche Dinge darf der Funktionsinhaber eigenständig entscheiden?
- Welche Beträge darf er ohne Genehmigung für das Unternehmen ausgeben?
- Welche Dokumente darf er eigenverantwortlich unterzeichnen?
9. Schnittstellen
- Mit welchen Funktionen oder Abteilungen arbeitet der Funktionsinhaber zusammen?
- Welche Informationen sind weiterzugeben?
10. Vertretungsregelungen
Wer übernimmt bei Abwesenheit die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Funktionsinhabers? Wen muss er gegebenenfalls vertreten?
Funktionsbeschreibungen einführen
Wenn Sie sich dazu entscheiden die Funktionsbeschreibungen in Ihrem Unternehmen neu aufsetzen, ist es wichtig, mit jedem einzelnen Mitarbeitenden ein persönliches Gespräch zu führen. Dabei werden die Funktionsbeschreibungen im Detail durchgesprochen.
Anschließend können alle Funktionsbeschreibungen im Unternehmen für alle einsehbar gemacht werden. Dies schafft Transparenz und Klarheit für alle internen Abläufe.
Fazit: Funktionsbeschreibungen für Klarheit und saubere Schnittstellen
Funktionsbeschreibungen sind weit mehr als ein organisatorisches Dokument. Sie schaffen Klarheit, Transparenz und Verlässlichkeit für Mitarbeitende und Führungskräfte gleichermaßen.
Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen, in denen Aufgaben und Verantwortlichkeiten häufig wechseln oder mehrere Funktionen von einer Person übernommen werden, bieten sie die notwendige Flexibilität, ohne an Präzision zu verlieren.
Wer Funktionen statt Personen in den Mittelpunkt stellt, schafft eine stabile Grundlage für Recruiting, Mitarbeiterentwicklung, Unternehmenswachstum und eine erfolgreiche Zusammenarbeit. So werden Missverständnisse reduziert, Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt und die Organisation langfristig zukunftsfähig aufgestellt.
Unser Seminar-Tipp zum Thema Stellen- und Funktionsbeschreibungen
Möchten Sie die Stellen und Funktionsbeschreibungen in Ihrem Unternehmen überarbeiten?
Gerne unterstützen wir Sie hierbei in einem Beratungsprojekt. Dabei greifen wir Vorhandenes auf, bringen Ideen und Erfahrungen ein und begleiten Sie bei der Einführung.
Zahlreiche Denkanstöße, Methoden, Leitfäden und Tipps zu diesem Thema erhalten Sie auch im Seminar Erfolgreiche Mitarbeiterführung LYT.
Was ist eine Funktionsbeschreibung?
Eine Funktionsbeschreibung dokumentiert, welchen Zweck eine Funktion im Unternehmen erfüllt, welche Aufgaben ihr zugeordnet sind und welche Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse dafür erforderlich sind. Sie beschreibt die Funktion unabhängig von der Person, die sie aktuell ausübt.
Typische Bestandteile sind:
- Bezeichnung und Ziel der Funktion
- organisatorischer Einsatzbereich
- zuständige Führungskraft
- Kernaufgaben und Prioritäten
- erforderliche Qualifikationen und Kompetenzen
- Entscheidungsbefugnisse und Vollmachten
- Schnittstellen zu anderen Funktionen
- Vertretungsregelungen
Funktionsbeschreibungen schaffen Klarheit darüber, was von einer Funktion erwartet wird und woran ihr Erfolg gemessen werden kann. Sie unterstützen damit die Organisation, Mitarbeiterführung, Personalentwicklung und Stellenbesetzung.
Was ist der Unterschied zwischen einer Funktionsbeschreibung und einer Stellenbeschreibung?
Die Begriffe Funktionsbeschreibung und Stellenbeschreibung werden in der Praxis nicht immer einheitlich voneinander abgegrenzt. Beide beschreiben Aufgaben, Ziele, Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und die organisatorische Einordnung einer Position.
Eine Funktionsbeschreibung konzentriert sich stärker auf einen klar abgegrenzten Aufgaben- und Verantwortungsbereich. Mehrere Funktionen können einer Stelle oder einer Person zugeordnet werden. Eine Stellenbeschreibung bildet dagegen meist eine konkrete Position innerhalb der Organisationsstruktur ab und kann mehrere Funktionen zusammenfassen.
Ein Beispiel: Die Stelle „Assistenz der Geschäftsleitung“ kann je nach Unternehmen Funktionen wie Terminmanagement, Kundenkommunikation, Veranstaltungsorganisation oder Controlling-Unterstützung enthalten. Durch einzelne Funktionsbeschreibungen lassen sich diese Bereiche bei Wachstum oder Umstrukturierungen leichter neu verteilen.
Funktionsbeschreibungen bieten Unternehmen damit eine modulare und flexible Form der Organisationsgestaltung. Stellenbeschreibungen zeigen, wie diese Funktionen zu einer konkreten Position zusammengeführt werden.
Welche Inhalte gehören in eine Funktionsbeschreibung?
Eine vollständige Funktionsbeschreibung sollte mindestens zehn Bereiche enthalten:
- Benennung der Funktion
- Einsatzbereich im Unternehmen
- zuständige Führungskraft
- Zielsetzung der Funktion
- zwingend erforderliche Voraussetzungen
- wünschenswerte Voraussetzungen
- Tätigkeiten und Kernaufgaben
- Entscheidungskompetenzen und Vollmachten
- Schnittstellen zu anderen Funktionen
- Vertretungsregelungen
Besonders wichtig ist das Zusammenspiel aus Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung. Wer für ein Ergebnis verantwortlich ist, braucht auch die notwendigen Informationen und Entscheidungsbefugnisse, um dieses Ergebnis erreichen zu können.
Formulieren Sie nicht nur einzelne Tätigkeiten. Beschreiben Sie auch den Zweck der Funktion, erwartete Ergebnisse und relevante Qualitätskriterien. Dadurch bleibt die Funktionsbeschreibung flexibel und unterstützt gleichzeitig eine nachvollziehbare Leistungs- und Kompetenzentwicklung.
Welche Vorteile haben Funktionsbeschreibungen für kleine und mittlere Unternehmen?
Funktionsbeschreibungen helfen kleinen und mittleren Unternehmen, flexibel zu wachsen, ohne Klarheit über Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten zu verlieren. Eine Person übernimmt in einem KMU häufig mehrere Funktionen. Mit einzelnen Funktionsbeschreibungen lassen sich diese Verantwortungsbereiche sichtbar machen und bei Bedarf neu verteilen.
Funktionsbeschreibungen unterstützen Unternehmen bei:
- der Suche und Auswahl passender Mitarbeitender
- der Einarbeitung neuer Teammitglieder
- der Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- der Festlegung von Entscheidungsbefugnissen
- der Planung von Weiterbildungen
- der Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen
- der Vertretungs- und Nachfolgeplanung
- der Vermeidung von Rollen- und Zuständigkeitskonflikten
- der Einordnung von Funktionen in Vergütungsstrukturen
Verlässt eine Person das Unternehmen, müssen nicht automatisch alle bisherigen Aufgaben auf eine identische Nachfolge übertragen werden. Das Unternehmen kann prüfen, welche Funktionen zusammengehören und welche Verantwortungsbereiche sinnvoll neu verteilt werden.
Wie führt man Funktionsbeschreibungen im Unternehmen ein?
Beginnen Sie mit den Funktionen, bei denen Zuständigkeiten, Erwartungen oder Entscheidungsbefugnisse besonders unklar sind. Erarbeiten Sie für jede Funktion zunächst das Ziel, die wichtigsten Aufgaben, notwendige Kompetenzen, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen.
Anschließend bespricht die direkte Führungskraft die Funktionsbeschreibung in einem persönlichen Einzelgespräch mit der Person, die diese Funktion ausübt. Dabei sollten beide Seiten klären:
- Sind Ziel und Aufgaben verständlich?
- Passen Verantwortung und Entscheidungsbefugnisse zusammen?
- Welche Aufgaben fehlen oder sind nicht mehr relevant?
- Welche Kompetenzen sind bereits vorhanden?
- Wo besteht Entwicklungsbedarf?
- Mit welchen anderen Funktionen gibt es Überschneidungen?
- Welche Vertretungsregelungen gelten?
Nach der Abstimmung sollten alle Funktionsbeschreibungen zentral zugänglich sein. Überprüfen Sie die Dokumente regelmäßig sowie bei Wachstum, Umstrukturierungen, Prozessänderungen oder neuen Verantwortlichkeiten. Funktionsbeschreibungen bleiben nur hilfreich, wenn sie den tatsächlichen Arbeitsalltag abbilden.
