Auszubildende werden vielerorts händeringend gesucht. Die Herausforderung für Ausbildungsbetriebe besteht allerdings nicht allein darin, Azubis zu finden, sondern auch darin, die Anfangsmotivation über die gesamte Ausbildungszeit hinweg zu erhalten. Schließlich wünschen sich die Arbeitgeber oft eine langfristige Zusammenarbeit und möchten gute Auszubildende gerne übernehmen.

Stellen Sie die Weichen dazu von Anfang an richtig. Schließlich blicken die jungen Menschen mit großen Erwartungen und auch mit einiger Aufregung auf den Tag, an dem es endlich losgeht. Was können Sie tun, damit nicht nur der Start gut gelingt, sondern auch die Motivation der Anfangszeit während der gesamten Ausbildungszeit bestehen bleibt?

Auszubildende haben die Qual der Wahl

Auf dem Ausbildungsmarkt sind junge Menschen in einer komfortablen Situation. Sie haben die Qual der Wahl. In vielen Berufen gibt es mehr freie Ausbildungsplätze als BewerberInnen. Laut DIHK-Ausbildungsumfrage 2022 konnten 42 Prozent aller IHK-Ausbildungsbetriebe daher im vergangenen Jahr nicht alle angebotenen Ausbildungsplätze besetzen. Die Statistik zeigt zudem, dass die Schere zwischen Ausbildungsangeboten und Nachfrage jährlich weiter auseinanderklafft.

Im Rekrutierungsprozess für Auszubildende zählen Geschwindigkeit und komfortables Handling

Kein Wunder, dass es im Rekrutierungsprozess auf Geschwindigkeit ankommt. Laut der Studie azubi.report 2022 des Ausbildungsportals ausbildung.de haben 46 Prozent aller Auszubildenden weniger als vier Wochen benötigt, um nach einer Bewerbung eine Zusage zu erhalten. Über die Hälfte aller Auszubildenden reichte höchstens fünf Bewerbungen ein. Für 17 Prozent war eine einzige Bewerbung ausreichend.

Wer die Generation der Digital Natives erreichen möchte, muss zudem online gut auffindbar sein und die Hürden für die Einreichung einer Bewerbung so gering wie möglich halten. Prüfen Sie daher Ihre Website und Bewerber-Formulare auf Mobil-Optimierung und bieten Sie Möglichkeiten, damit eine Bewerbung vom Tablet und Smartphone aus leicht zu versenden ist.

Es ist Ihnen gelungen, junge Leute für eine Ausbildung in Ihrem Betrieb zu gewinnen? Dann beginnt jetzt eine Reise, die im Idealfall zu einer Übernahme nach Ende der Ausbildung führt.

Hier finden Sie 8 Tipps, um Auszubildende über den gesamten Ausbildungszeitraum hinweg zu motivieren und langfristig an Ihr Unternehmen zu binden.

8 Tipps für die Integration und langfristige Bindung von Azubis

Tipp 1: Erwartungsmanagement und Ehrlichkeit im Vorfeld – um Enttäuschungen vorzubeugen

Es ist für den Erfolg der Ausbildung von großer Bedeutung, im Vorfeld umfassend aufzuklären, was die jungen Menschen in diesem Beruf erwartet. Diese Ehrlichkeit hilft, Unzufriedenheit und Enttäuschungen vorzubeugen. Ausbildungssuchenden fällt es verständlicherweise oft schwer, zu erkennen, wie ein Beruf im Alltag aussieht und ob die eigenen Talente dort ausgelebt werden können. Bieten Sie daher Möglichkeiten an, die eigenen Stärken zu erkunden, z.B. mit Hilfe des ACES-Profils. Bieten Sie Gelegenheit für einen Schnuppertag oder ein Praktikum im Vorfeld.

Mehr Tipps zum Thema Erwartungsmanagement finden Sie hier.

Tipp 2: Vor dem Start – Auszubildende bei Ihrer Entscheidung bestätigen

Der Ausbildungsvertrag ist unterschrieben. Ein künftiger Azubi hat sich für Ihr Unternehmen entschieden. Vielleicht war die Entscheidung für den jungen Menschen schwierig, weil mehrere Angebote vorlagen und mehrere Berufe zur Auswahl standen. Im Hinterkopf des jungen Menschen schwingt vielleicht noch ein kleiner Zweifel mit: Habe ich mich richtig entschieden? War das wirklich das beste Angebot für mich?

Wenn nun wochenlang Funkstille herrscht, kann das fatale Folgen haben. Denken Sie daran, dass die jungen Menschen weiterhin überall umworben werden. Da ist die Versuchung groß, sich doch noch umzuentscheiden, wenn ein vermeintlich interessanteres Angebot lockt.

Bleiben Sie also in Kontakt und bestärken Sie Ihre künftigen Azubis bei ihrer Entscheidung. Schicken Sie ihnen Informationsmaterial und den internen Newsletter. Laden Sie künftige Auszubildende zum Sommerfest ein. Bieten Sie Unterstützung an, z.B. bei Fragen zur Anmeldung bei einer Krankenkasse, bei Förderanträgen oder auch bei der Wohnungssuche. Bleiben Sie in den Köpfen und zeigen Sie, dass Sie sich freuen, dass der/die Auszubildende bald bei Ihnen anfängt.

Tipp 3: Der erste Tag – woran Auszubildende sich noch lange erinnern

Der Beginn einer Berufsausbildung ist ein prägender Abschnitt für junge Menschen. Wie Auszubildende am ersten Tag empfangen werden und wie die ersten Wochen ablaufen, ist für den Fortgang ausschlaggebend.

Planen Sie den ersten Arbeitstag sorgfältig. Es lohnt sich, genau hinzuschauen, wie der Startprozess organisiert ist. Folgende Frage wollen beantwortet werden:

• Wie und von wem werden die Auszubildenden empfangen?
• Wer weist ihnen den Arbeitsplatz, einen Spind,, eine E-Mail-Adresse, Arbeitsmaterial, etc. zu?
• Wer macht mit ihnen einen Betriebsrundgang und stellt ihnen Kolleginnen und Kollegen vor?
• Wer verbringt mit ihnen die Mittagspause?
• Wollen Sie den Neulingen gegebenenfalls einen Mentor zur Seite stellen?
• Liegt der Ausbildungsplan vor und wer bespricht ihn mit jedem Auszubildenden?
• Wer spricht mit den Auszubildenden über das Berichtsheft und wie es geführt werden soll? Das Berichtsheft wird gerne als „Stiefkind“ gesehen, doch es ist zu Recht ein wichtiges Tool einer Ausbildung.
• Steht ein Mitarbeiterhandbuch zur Verfügung, das wichtige Regeln und Abläufe darlegt (Ansprechpartner, Sicherheitsrichtlinien, Überblick über Produkte und Dienstleistungen, Arbeitszeiten, Kantinenregelung, Pausenzeiten, Urlaubsantrag, Krankmeldung, etc.)? Ein Mitarbeiterhandbuch kann als Printversion oder online zur Verfügung stehen.

Lesen Sie hier weitere Tipps, wie Sie den ersten Arbeitstag als Highlight gestalten können.

Tipp 4: Grundlagentraining für Auszubildende – damit der Start gelingt

Mit dem Start ins Berufsleben werden die Auszubildenden mit Herausforderungen konfrontiert, die völlig neu für sie sind. Für erfahrene Mitarbeitende erscheinen diese Punkte vielleicht banal. Doch denken Sie daran, dass Ihre Auszubildenden zum ersten Mal mit Standardsituationen des Berufsalltags konfrontiert sind.

Hier ein Beispiel, das für Auszubildende Stress bedeuten kann:

Das Telefon klingelt. Ein externer Anruf.  „Wie melde ich mich bloß?“ „Was sage ich, wenn der Kunde eine Frage hat, die ich nicht beantworten kann?“ „Wie reagiere ich, wenn der Kunde unfreundlich ist oder eine Beschwerde vorbringt?“ „An wen darf ich das Gespräch weiterleiten?“ „Wie übermittle ich eine Nachricht?“ So mancher Berufsanfänger hat aufgrund solcher Zweifel Angst, ans Telefon zu gehen.

Was Auszubildende daher zum Start brauchen, sind grundlegende Kenntnisse in der Kommunikation:

• Einen Leitfaden, wie man sich im Unternehmen am Telefon verhält, wie man sich meldet, wie man Gespräche weiterleitet und wie man Nachrichten weitergibt.
• Ein Training, das Sicherheit im Umgang mit Kunden gibt und das Wege aufzeigt, auf die unterschiedlichen Belange und Stimmungen von anderen Menschen professionell zu reagieren.
• Grundlagen für das Verfassen einer E-Mail: Was sind gute Formulierungen? Was ist in unserer Branche unpassend?
• Training auf einen angemessenen Umgang mit Feedback und Kritik.
• Training, welche Fragen Kunden standardmäßig stellen und welche Antworten darauf geeignet sind.

Andere Fragen, die zu den Grundlagen gehören und dennoch Raum in der Grundausbildung haben sollten, sind:

• Welche Kleidung ist angebracht?
• Wie organisiere ich mich selbst? (To-Do-Liste, Prioritäten)
• Was tun, wenn plötzlich mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen sind?

Es geht in dieser Phase darum, von Anfang an gute Arbeitsgewohnheiten zu etablieren. Oft trauen sich Auszubildende nicht, vermeintlich einfache Fragen zu stellen aus Angst „dumm dazustehen“.  Schaffen Sie also Gelegenheiten dafür und stellen Sie den Azubis empathische Menschen zur Seite, die ihnen eine ganzheitliche Ausbildung ermöglichen. Dabei zählt nicht nur die fachliche Ausbildung, sondern auch die Stärkung der sozialen und persönlichen Kompetenzen.

Von Ausbildungsjahr zu Ausbildungsjahr mehr Unzufriedenheit – Was Sie dagegen tun können

Die Vertragslösungsquote bei Berufsausbildungen liegt bei ca. 25 Prozent.  Damit einher geht eine steigende Unzufriedenheit der Auszubildenden im Verlauf der Ausbildung, wie die Studie azubi.report 2022  belegt. Auf die Frage, ob sie mit ihrem Arbeitgeber zufrieden seien, antworten Auszubildende im ersten Jahr zu 67 Prozent mit ja, im zweiten Lehrjahr sind es nur noch 51 Prozent und im Dritten Lehrjahr nur noch 48 Prozent. Ähnlich verhält es sich bei der Frage, ob der Arbeitgeber die Erwartungen bisher erfüllt. Von 61 Prozent im ersten Ausbildungsjahr sinkt die Zustimmung auf 45 Prozent im dritten Lehrjahr.

Als häufigste Gründe für ihre Unzufriedenheit nennen die Auszubildenden:

• Das Gefühl, wenig dazuzulernen (65 Prozent)
• Den Eindruck, als Auszubildende/r nicht gleichberechtigt mit anderen Mitarbeitern behandelt zu werden (59 Prozent)
• Dass sie sich häufig mit den Aufgaben allein gelassen fühlen (55 Prozent)
• Eine Abweichung zwischen dem Ablauf der Ausbildung und dem, was in den Gesprächen und der Stellenanzeige versprochen wurde (40 Prozent)
• Ein Gefühl der ständigen Beobachtung (33 Prozent)

Welche Tipps an die Ausbildungsbetriebe lassen sich daraus ableiten?

Tipp: 5: Ein offenes Ohr und gute Führung über den gesamten Ausbildungszeitraum – damit Auszubildende motiviert bleiben

Junge Menschen brauchen über die gesamte Ausbildungszeit eine intensive Betreuung. Ein guter Start ist wichtig, aber eine kontinuierliche, wohlwollende Begleitung über die gesamte Ausbildung hinweg ist noch wichtiger, besonders dann, wenn Sie die jungen Menschen auch nach der Ausbildung in Ihren Reihen behalten möchten.

Dazu brauchen Sie Ausbilderinnen und Ausbilder mit umfassenden Kompetenzen.

• Fachkompetenz, um das notwendige Wissen an die Auszubildenden weitergeben zu können
• Pädagogische Kompetenz, um die Lerninhalte zu planen und zu strukturieren und verschiedene Lernmethoden und -techniken anzuwenden
• Einfühlungsvermögen, um die Bedürfnisse, Erwartungen und Ängste ihrer Auszubildenden zu verstehen und darauf zu reagieren, um eine positive Lernumgebung zu schaffen.
• Delegationsfähigkeit, um komplexe Aufgaben verständlich zu machen und so zu übertragen, dass Erfolge möglich werden.
• Kritikfähigkeit, um Kritik konstruktiv zu geben und ihre Auszubildenden bei der Verbesserung ihrer Fähigkeiten zu unterstützen.
• Konfliktfähigkeit, um im Spannungsfeld von Ausbildungsbetrieb, Fachabteilungen, Berufsschule und Auszubildenden Probleme und Konflikte zu lösen.
• Geduld, um Auszubildende bei der Entwicklung ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse zu unterstützen und das individuelle Lerntempo zu akzeptieren.
• Motivationsfähigkeit, um Leistungen und Fortschritte anzuerkennen und Perspektiven aufzeigen.

Unterstützen Sie also Ihre Ausbilderinnen und Ausbilder in allen Abteilungen beim Ausbau ihrer sozialen und persönlichen Kompetenzen, damit Auszubildende im gesamten Unternehmen auf Vorbilder stoßen können.

Ein afrikanisches Sprichwort sagt: „Um ein Kind aufzuziehen, braucht es ein ganzes Dorf.“ Auszubildende sind keine Kinder mehr, doch Ausbildung ist eine Sache, bei der viele Beteiligte mitwirken: Die Berufsschule, das Elternhaus und Menschen in allen Bereichen Ihres Unternehmens. Wir sagen daher: Um einen Auszubildenden erfolgreich auszubilden, braucht es ein ganzes Unternehmen.

Tipp: 6: Individuelle Förderung – damit Auszubildende sich weiterentwickeln

Viele Unternehmen klagen, dass Auszubildende Lücken in Schlüsselfähigkeiten mitbringen: In mathematischen Kenntnissen, sprachlichen Fähigkeiten, Kommunikationsfähigkeit, Verlässlichkeit, Umgangsformen, etc.

Unternehmen sind bereit, einen Beitrag zu leisten, um die Lücken zu schließen. Viele orientieren ihr Auswahlverfahren immer weniger an den Schulnoten, sondern am Potenzial und der Lernbereitschaft der Bewerberinnen und Bewerber.

Für ausbildende Betriebe besteht daher die Herausforderung darin, jungen Menschen schnell und professionell die notwendigen Fähigkeiten zu vermitteln, die in ihrem Betrieb gebraucht werden. Individuelle Lösungen sind gefragt, denn bei dem einen liegen die Defizite mehr im fachlichen Bereich, bei dem anderen mehr im Bereich der Sozialkompetenzen.

Nehmen Sie sich Zeit für jeden einzelnen Auszubildenden. Worin liegen die persönlichen Stärken und Defizite? Welche Unterstützung ist sinnvoll und notwendig?

Eine individuelle und ganzheitliche Ausbildung ist dazu da, um gezielt Lücken zu schließen und Stärken zu fördern. Hilfe fachlicher Natur ist genauso wichtig wie die Förderung der persönlichen Kompetenzen. Das mag aufwendig sein, aber es ist unverzichtbar.

Tipp 7: Orientierung geben und Werte leben – damit Auszubildende sich mit dem Unternehmen identifizieren

Junge Menschen kritisieren laut azubi-Report, dass Arbeitgeber nicht voll und ganz hinter ihren Werten und Leitbildern stehen. Wir müssen uns ehrlich fragen, was vorgefallen ist, wenn z.B. 66 Prozent der Azubis im ersten Ausbildungsjahr noch davon überzeugt sind, dass ein respektvoller Umgang im Unternehmen gelebt wird, doch im letzten Ausbildungsjahr nur noch 33 Prozent das so erleben. Klafft eine Lücke zwischen den Werten, die das Unternehmen für sich in Anspruch nimmt, und der Realität, führt das zu Unzufriedenheit und Frust.

Achten Sie darauf, dass Ihre Unternehmenswerte in allen Bereichen gelebt werden, um jungen Menschen die Möglichkeit zu geben, Identifikation zu finden.

Eigene Projekte und Aufgaben, die Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein stärken, sind weiterhin zentrale Bestandteile jeder Ausbildung. Diese Projekte sollten gut betreut werden, damit die jungen Menschen an ihnen wachsen können.

Tipp 8: Frühzeitig Perspektiven aufzeigen – damit Auszubildende bleiben

Zu ihren Zukunftsplänen befragt, äußern 25 Prozent der Auszubildenden den großen Wunsch, von ihrem Ausbildungsbetrieb übernommen zu werden. Weitere 25 Prozent geben an, abzuwarten, was der Ausbildungsbetrieb ihnen anbietet, um dann eine Entscheidung zu treffen. 27 Prozent sind noch völlig unentschlossen, wie es weitergehen soll. Nur 23 Prozent wissen schon sicher, dass sie den Ausbildungsbetrieb in jedem Fall verlassen wollen, etwa die Hälfte davon, um zu studieren, die andere Hälfte, um etwas anderes zu machen.

Ausbildungsbetriebe haben also bei der Mehrheit der Auszubildenden durchaus eine gute Chance, sie mit einem attraktiven Angebot auch weiterhin zu beschäftigen. Dafür sollten Sie frühzeitig signalisieren, wenn Interesse von Ihrer Seite besteht.

Reden Sie also regelmäßig und in jedem Fall vor Ende der Ausbildung über Perspektiven, die sich für den einzelnen Auszubildenden in Ihrem Haus ergeben können. Analysieren Sie mit dem jungen Menschen regelmäßig seine individuellen Stärken, Interessen und Bedürfnisse. Zeigen Sie die Möglichkeiten auf, wie eine Fachkarriere oder Führungskarriere in Ihrem Haus aussehen kann.

Mehr zum Thema Karrierewege lesen Sie hier.

BEITRAINING – Ihr Partner für Personalentwicklung

Wir begleiten Sie bei der Aus- und Weiterbildung Ihrer Führungskräfte und Fachkräfte. Auch für Auszubildende und Berufseinsteiger haben wir einen speziell für diese Zielgruppe konzipierten Workshop, der Basiswissen und Grundfähigkeiten vermittelt, damit von Anfang an gute Arbeitsgewohnheiten etabliert werden können.

Gerne beraten wir Sie und freuen uns auf Ihren Kontakt.

Bildquelle

Bild von drobotdean auf Freepik

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