Arbeitseffizienz bezieht sich auf die Fähigkeit, Aufgaben oder Arbeitsprozesse mit minimalem Aufwand zu erledigen, während gleichzeitig ein hohes Maß an Qualität und Produktivität beibehalten wird. Die gesparte Zeit und Energie kann dann für andere Aufgaben oder Freizeitaktivitäten genutzt werden.
Mehr Arbeitseffizienz durch Arbeitszeitreduzierung?
Eine britische Studie bringt derzeit eine Diskussion in Gang. Die 4-Tage-Woche bei vollem Lohnausgleich. An der Studie haben sich 61 Firmen mit rund 2900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beteiligt. Sie wurde von Wissenschaftlern von der Universität Cambridge und dem Boston College sowie der Autonomy Research Ltd begleitet, die die Ergebnisse in einem Bericht zusammengefasst hat. Die Studie kommt zu dem Ergebnis, dass die meisten Unternehmen die Produktivität während des Versuchszeitraums steigern oder mindestens halten konnten. Ein weiterer positiver Effekt: Die Zahl der Fehltage ist deutlich zurückgegangen. Die Studie konstatiert ein Minus von 65 Prozent. Die kürzeren Arbeitszeiten führten zu weniger Stress und geringerer Erschöpfung bei den Mitarbeitenden. Viele Menschen berichteten, dass als Ergebnis der Vier-Tage-Woche ihre Lebenszufriedenheit gestiegen sei.
Diese positiven Ergebnisse führten bei 56 von 61 beteiligten Unternehmen zu der Entscheidung, die 4-Tage-Woche beizubehalten.
Wir können also folgern, dass die Mitarbeitenden ihre Arbeitseffizienz während des Versuchszeitraums steigern konnten. Möglicherweise wurden aber zeitgleich auch von den teilnehmenden Unternehmen Maßnahmen zur Steigerung der Effektivität vorgenommen. Lassen Sie uns also an dieser Stelle einen genaueren Blick auf den Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität werfen.
Arbeitseffizienz und Effektivität: Was ist der Unterschied?
Häufig werden die Begriffe Effektivität und Effizienz synonym verwendet oder verwechselt. Doch die damit verbundenen Kennzahlen und Fragen sind ganz unterschiedlicher Natur und ein genauer Blick auf die Fakten lohnt sich.
Effektivität beschreibt, wie nah ein erreichtes Ergebnis dem angestrebten Ziel kommt. Die zentralen Fragen sind: Was tun wir, um das Ziel zu erreichen? Tun wir die richtigen Dinge? Welche Maßnahmen sollen ergriffen werden? Sind bestimmte Aufgaben und Maßnahmen, die wir heute nutzen, überhaupt sinnvoll und notwendig? Gibt es andere Wege, um das Ziel zu erreichen?
Effizienz ist das Kriterium, mit dem wir bewerten, wie wirtschaftlich die Maßnahmen durchgeführt werden. Sie beschreibt das Ergebnis in Relation zum Aufwand. Es geht also um folgende Fragen: Wie gehe ich die Dinge an, um mit dem geringsten Aufwand das Ziel zu erreichen? Was können wir tun, um Ressourcen für eine bestimmte Aufgabe einzusparen?
Folgende Matrix macht den Unterschied deutlich:
Effektivität und Effizienz: Ein Alltagsbeispiel
An einem Alltagsbeispiel lässt sich der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz leicht verdeutlichen. Sie möchten im Urlaub eine Zwiebelsuppe kochen. Dazu sind laut Rezept zwei Kilo Zwiebeln zu zerkleinern. Das gehört nicht zu ihren Lieblingsaufgaben und daher lenken sich erst einmal mit dem Schmökern in ihrem Reiseführers ab. Für ihr Ziel „Zwiebelsuppe“ ist diese Lektüre weder effektiv (Effektivität) noch effizient (Effizienz).
Natürlich wissen Sie das und machen sich dann doch an die Arbeit. In Ihrer Ferienwohnung finden Sie nur ein stumpfes Messer. Egal, Sie machen sich mit diesem Messer ans Werk und schnippeln munter drauf los. Ihre Arbeit ist effektiv, denn die Maßnahme ist geeignet, um das Ziel zu erreichen. Nach zwei Zwiebeln tränen Ihnen jedoch schon die Augen und Sie verlieren die Lust. Sie suchen sich Unterstützung. Ihre „bessere Hälfte“ kommt dazu, findet ein zweites stumpfes Messer und zu zweit ist die Arbeit schon erträglicher. Die Effektivität wurde durch die zweite Person erhöht. Effizient ist die Arbeit mit den stumpfen Messern allerdings nach wie vor nicht.
Die Kinder kommen und durchsuchen die Küche der Ferienwohnung nach weiteren Werkzeugen. Ihr Sohn findet einen Messerschärfer, Ihre Tochter einen Multi-Zerkleinerer. Der Einsatz des Messerschärfer ist eine effiziente Maßnahme. Das Gerät trägt gleichzeitig dazu bei, die Effizienz des Zwiebelschneidens steigern zu können. Mit schärferen Messern geht es viel schneller voran.
Der Multi-Zerkleinerer würde die Effizienz noch deutlicher verbessern. Doch die Tochter hat mit dem Gerät zunächst andere Pläne und zerkleinert damit Nüsse. Ihre Arbeit ist sehr effektiv, aber nicht effizient im Hinblick auf die Zwiebelsuppe. Als Ihre Tochter den Multi-Zerkleinerer schließlich freigibt, sind die Zwiebeln ruckzuck gehackt. Effektivität und Effizienz sind gleichermaßen gesteigert worden.
Arbeitseffizienz und Effektivität: Beides ist wichtig
Beide Faktoren, Effizienz und Effektivität, sind also wichtig, um die Wirtschaftlichkeit zu verbessern. Beide Faktoren sollten regelmäßig auf den Prüfstand gestellt werden. Die Frage der Effektivität ist der erste Schritt, denn hier werden Entscheidungen getroffen, welche Maßnahmen überhaupt zum Tragen kommen. Dahinter stecken oft strategische Überlegungen und Entscheidungen.
Im nächsten Schritt wird bei der Arbeitseffizienz geprüft, ob diese Maßnahmen auch richtig und ressourcensparend umgesetzt werden und wie ich mein Team dabei unterstützen kann.
8 Stunden am Stück effizient arbeiten – geht das?
Menschen können nicht acht Stunden am Stück effizient arbeiten. Die Fähigkeit einer Person, sich auf eine bestimmte Aufgabe zu konzentrieren, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Gesundheitszustand, Motivation, Alter, Art der Aufgabe und Arbeitsumgebung gehören dazu. 40 bis 60 Minuten Konzentration ist für die meisten Menschen ein realistischer Wert, anschließend brauchen wir eine Pause, bevor wir uns erneut einer Aufgabe intensiv widmen können.
Eine Studie der britischen Firma Vouchercloud ergab kürzlich, dass der durchschnittliche britische Büroangestellte nur 2 Stunden und 53 Minuten des Arbeitstages produktiv tätig ist. Befragt wurden dazu 1.989 britische Büroangestellte, die alle in Vollzeit in einem Büro beschäftigt waren.
Weiterhin wurde untersucht, welchen Formen der Ablenkung und Beschäftigung die Studienteilnehmenden in den restlichen 5 Stunden nachgingen. Dabei ergaben sich folgende Durchschnittswerte:
- Nachrichten lesen – 1 Stunde 5 Minuten
- Soziale Medien – 44 Minuten
- Private Gespräche mit KollegInnen – 40 Minuten
- Suche nach neuen Jobs – 26 Minuten
- Raucherpausen – 23 Minuten
- Private Telefonate – 18 Minuten
- Kaffeepausen – 17 Minuten
- Nachrichten am Handy schreiben – 14 Minuten
- Snacks essen – 8 Minuten
- Essen zubereiten – 7 Minuten
Selbst wenn uns diese Werte überzogen vorkommen und auch nur Durchschnittswerte sind, machen sie dennoch deutlich, dass viel Potenzial für die Steigerung der Arbeitseffizienz vorhanden ist.
Andere Studien belegen, dass spätestens nach fünf bis sechs Stunden Arbeit die Konzentration deutlich nachlässt und die Effizienz sinkt. Daher machen viele Unternehmen die Erfahrung, dass Teilzeitkräfte in einer kürzeren Arbeitszeit manchmal den gleichen Output erreichen wie ihre Vollzeitkollegen. Sie scheinen also die Zeit effizienter zu nutzen.
Höhere Arbeitseffizienz schafft neue Freiräume
Konsequent zu Ende gedacht, ergeben sich aus diesen Erkenntnissen neue Möglichkeiten für die Arbeitszeit- und Lohngestaltung. Die genaue Umsetzung ist branchen- und unternehmensabhängig. Das Festhalten an starren Strukturen schränkt jedoch die Spielräume eines Unternehmens ein. Es lohnt sich, die Arbeitseffizienz zu thematisieren und detaillierter zu untersuchen.
Schafft man es nämlich, die Arbeitseffizienz zu erhöhen, sind Arbeitszeitverkürzungen weit mehr als ein Zugeständnis des Arbeitgebers mit dem Ziel, die Arbeitgeberattraktivität zu steigern und neue Arbeitnehmer zu finden. Vielmehr sind Arbeitszeitverkürzungen mit Lohnausgleich stets verbunden mit der Anforderung, in der verbleibenden Zeit effektiver zu sein. Dazu brauchen wir eine offene Diskussion über die Themen Effektivität und Arbeitseffizienz. Jeder kann dabei überprüfen, welche Möglichkeiten bestehen, um den eigenen Arbeitsbereich zu optimieren. Weiterhin brauchen wir Transparenz bei der Festlegung von Zielen und Ergebnissen.
Dann können Win-win-Situationen für beide Seiten entstehen. Im Kampf um qualifizierte Mitarbeitende hätten Unternehmen somit ein starkes Argument an der Hand.
Voraussetzung ist also, dass Arbeitszeiten effektiver genutzt werden. Wie ist dies möglich?
6 Faktoren, um die die Arbeitseffizienz zu steigern
Es gibt zentrale Faktoren, die unsere Arbeitseffizienz bestimmen. In unterschiedlicher Ausprägung und Verteilung sind die folgenden sechs Faktoren bei den meisten Tätigkeiten entscheidend:
Effizienzfaktor 1: Konzentration
Eine hohe Konzentrationsfähigkeit trägt maßgeblich dazu bei, die Effizienz zu steigern. Aufgaben werden dadurch schneller und qualitativ besser erledigt und Fehler vermieden. Gleichzeitig hilft Konzentration dabei, die Stressbelastung zu verringern.
Man spricht auch von einem Arbeiten im Flow, das dafür sorgt, dass Glückshormone ausgeschüttet werden und die Arbeitszufriedenheit steigt.
Tipp: Mehr Effizienz durch das Arbeiten im Flow
Wie Sie besser in den Flow kommen und was dadurch ausgelöst wird, lesen Sie hier.
Um die Konzentration zu steigern, ist es wichtig, Ablenkungen zu vermeiden. Dies gelingt am besten, wenn Sie störungsfreie Blöcke in den Arbeitsalltag integrieren.
Noch ein Tipp: Zeitfallen und Zeitdieben auf die Schliche kommen
Ablenkungen entstehen, wenn wir in Zeitfallen tappen oder durch Zeitdiebe bestohlen werden.
Was Sie tun können, um Zeitfallen und Zeitdieben zu entkommen, lesen Sie hier.
Effizienzfaktor 2: Energieniveau
Bei jeder Tätigkeit wird körperliche und/oder geistige Energie verbraucht. Wenn beispielsweise Verhandlungen anstehen und Entscheidungen getroffen werden sollen, brauchen wir ein besonders hohes Energieniveau. Ebenso benötigen wir Energie, um kreativ tätig sein zu können.
Wenn der „Energie-Akku“ leer ist, ist es wichtig, dies zu erkennen und dafür zu sorgen, dass er wieder aufgeladen wird. Regelmäßige Pausen, gesunde Ernährung, kleine Entspannungseinheiten, all dies sind Maßnahmen, um kurzfristig Energie zu gewinnen. Langfristig lohnt es sich, die eigene Energiebilanz im Auge zu behalten.
Tipp: Kennen Sie Ihre Energiebilanz?
Es gibt Lebensbereiche und Aufgaben, die uns Energie kosten. Doch es gibt genauso Lebensbereiche und Aufgaben, aus denen wir unsere Kraft und Energie ziehen – und welche das sind, ist individuell unterschiedlich. Welche sind Ihre Energiefresser? Welche sind Ihre Energiequellen?
Wie Sie Ihre persönliche Energiebilanz erstellen, lesen Sie hier.
Effizienzfaktor 3: Kommunikation
Viele Aufgaben erfordern Abstimmungen mit anderen Menschen und Abteilungen. Wer nicht gut kommuniziert, verliert durch Missverständnisse, Doppelarbeit und Fehler viel Zeit und Energie. Klare und vorausschauende Kommunikation ist unerlässlich, um Zeitverschwendung zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass alle Aufgaben, Fristen und Erwartungen klar und präzise kommuniziert werden.
Tipp: Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen
Unterschiedliche Erwartungen sind eines der größten Missverständnisse in der Kommunikation.
Mehr zum Thema Erwartungsmanagement lesen Sie hier.
Effizienzfaktor 4: Kooperation
Die besten Ergebnisse entstehen, wenn Menschen sich austauschen und dadurch ihr Wissen, ihre Erfahrungen und Fähigkeiten miteinander verknüpfen. Dazu brauchen wir soziale Kompetenzen wie Kritikfähigkeit, Empathie und Lösungsorientierung.
Tipp: Lösungsorientiertes Denken und Handeln
Beim lösungsorientierten Denken geht es darum, eine positive und konstruktive Einstellung zu entwickeln. Statt sich von Frustration und Ärger über Probleme überwältigen zu lassen, konzentriert das Team sich darauf, was jeder der Beteiligten tun kann, um das Problem zu lösen.
Viele Tipps dazu finden Sie hier.
Und noch ein Tipp: Kritik als Wachstumschance
Wenn unterschiedliche Meinungen aufeinandertreffen, sind Kritik- und Konfliktfähigkeit gefragt. Die Kritikfähigkeit eines Menschen umfasst eine aktive und eine passive Komponente. Aktive Kritikfähigkeit bedeutet, Kritik konstruktiv zu äußern, so dass andere Menschen sie als hilfreich empfinden. Passive Kritikfähigkeit ist die Fähigkeit, Kritik angemessen anzunehmen und sie auch als Wachstumschance zu betrachten.
Wie Sie beide Komponenten verbessern können, lesen Sie hier.
Effizienzfaktor 5: Technologie und Werkzeuge:
Die richtigen Technologien, Programme und Werkzeuge können die Arbeitseffizienz erheblich verbessern, indem Sie repetitive Aufgaben erleichtern oder automatisieren und helfen, schnell und einfach auf wichtige Informationen zugreifen zu können.
Tipp: Gute Tools und stetige Weiterbildung
Sorgen Sie für effiziente Tools und dafür, dass Ihr Team gut geschult ist, um diese optimal zu nutzen.
Effizienzfaktor 6: Positives Arbeitsumfeld
Ein positives Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeiter sich unterstützt und wertgeschätzt fühlen, kann die Arbeitsleistungseffizienz erheblich steigern. Wenn Mitarbeiter zufrieden und motiviert sind, arbeiten sie eher produktiv und effizient.
Tipp: Unzufriedenheit ausräumen, Motivation schaffen
Kennen Sie den Unterschied zwischen Zufriedenheits- und Motivationsfaktoren? Ein genauer Blick lohnt sich, um ein positives Teamklima zu schaffen und zu erhalten. Zahlreiche Tipps dazu finden Sie hier.
Fazit
Körperliche Anwesenheit schafft noch lange keine Effizienz. Wird die Arbeitszeit effizienter genutzt, entstehen Gestaltungsräume für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden. Es lohnt sich daher die Arbeitseffizient zu thematisieren und nach Lösungen zur Effizienzsteigerung zu suchen.
Lee Iacocca (1924 – 2019), ein US-amerikanischer Manager der Automobilindustrie, prägte dazu folgendes Zitat:
„Effizienz ist keine Frage der Zeit. Nur Dummköpfe machen regelmäßig Überstunden.“
Lee Iacocca
Bildquelle: Titelbild erstellt mit DALL·E
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