Offboarding

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Offboarding: Mitarbeitende stilvoll und professionell verabschieden

Offboarding, auch Exit-Management genannt, ist der professionell organisierte Austritt eines Mitarbeitenden aus dem Unternehmen. Das Job-Karussell dreht sich derzeit schnell. Daher lohnt es sich, Offboarding-Prozesse zu definieren, die helfen, den Ausstieg reibungslos und positiv zu gestalten.

Zum Offboarding hört eine organisatorische Komponente, die dafür sorgt, dass alle technischen Abläufe befolgt werden und nichts vergessen wird. Genauso wichtig ist die menschliche Komponente, damit der letzte Eindruck wertschätzend und positiv in Erinnerung bleibt.

Offboarding: Auch ein Abschied bleibt lange in Erinnerung

Offboarding ist das Gegenstück zum sogenannten Onboarding, also dem Start eines Mitarbeitenden im Unternehmen, zu dem zum Beispiel die Organisation des ersten Arbeitstags und die erfolgreiche Einarbeitung gehören.

Ein guter Einstieg ins Unternehmen ist wichtig für die künftige Zusammenarbeit, doch auch der letzte Eindruck wirkt lange nach. Genau wie der Start ist das Ende mit vielen Emotionen verbunden, die dafür sorgen, dass die Ereignisse sich tief ins Gedächtnis einbrennen.

Strukturiertes Offboarding: 6 Gründe, warum es sich lohnt

Ein gut organisierter und positiv gestalteter Offboarding-Prozess spart Ihrem Unternehmen Nerven, Zeit und Geld. Folgende Vorteile sind damit verbunden:

1. Sicherung der Arbeitgeberattraktivität

Ehemalige Mitarbeitende reden auch zukünftig über Ihr Unternehmen. Viele nutzen zudem Bewertungsplattformen wie Kununu oder Social Media, um im Nachhinein eine Bewertung über ihren ehemaligen Arbeitgeber abzugeben. Ob die Verabschiedung geordnet und wertschätzend verläuft oder chaotisch und ignorant, wird sich entscheidend auf die Art und Weise auswirken, wie ihr Mitarbeitender später über das Unternehmen denkt und spricht. Das wiederum hat einen Einfluss auf künftige Bewerberinnen und Bewerber, die mit solchen Bewertungen in Berührung kommen.

2. Erhalt eines positiven Arbeitsklimas

Scheidet ein geschätztes Team-Mitglied aus, bleibt das nicht ohne Auswirkungen auf das verbleibende Team. Es wird getuschelt, spekuliert und die Gerüchteküche brodelt. Manchmal wird ein ausscheidender Kollege ignoriert, sobald die Kündigung bekannt wird. Auch das hinterlässt einen faden Beigeschmack. Ein respektvoller und transparenter Umgang mit ausscheidenden Kolleginnen und Kollegen sorgt für Ruhe und erhält die Arbeitsmoral im Team.

3. Bessere Übergabe

Wird das ausscheidende Teammitglied mit Respekt und Aufmerksamkeit behandelt, ist es motivierter, sein Wissen an Kollegen weiterzugeben und die Übergabe seiner Aufgaben und Projekte sorgfältig zu gestalten und dokumentieren. Das spart den Nachfolgern Zeit und reduziert Fehler.

4. Lernen für die Zukunft

Ein professionelles Offboarding umfasst auch ein Exit-Gespräch. Oft findet das Unternehmen hier wertvolle Hinweise zur Verbesserung oder zur Behebung von internen Missständen.

5. Kostenersparnis

Ein strukturierter Offboarding-Prozess hilft auch, arbeitsrechtliche Fehler zu vermeiden, die zu Rechtstreitigkeiten führen können, z.B. wenn es um die Gehaltsfortzahlung oder fehlende Zeugnisse geht.

6. Offene Türen für Boomerang-Mitarbeitende

Ein Boomerang Mitarbeitender ist jemand, der ein Unternehmen verlässt, aber später wieder zurückkehrt. Das kann ein großer Gewinn für das Unternehmen sein, vor allem wenn es sich um erfolgreiche und engagierte ehemalige Mitarbeitende bzw. Leistungsträger handelt, die nun mit ihren neuen Erfahrungen und Kenntnissen noch wertvoller für Ihr Team sind. Es lohnt sich also auch unter diesem Gesichtspunkt, den Ausstieg positiv zu gestalten.

Offboarding: Was die Trennung beeinflusst

Eine Trennung kann verschiedene Ursachen haben, die sich auf das Offboading auswirken:

Offboarding-Fall 1: Der Mitarbeitende reicht die Kündigung ein

Bei einer Wechselwilligkeit von rund 30 Prozent ist dies der Fall, mit dem Sie oft konfrontiert sein werden. Kündigen Leistungsträger, ist dies für viele Führungskräfte eine unangenehme Situation. Diese Enttäuschung kann zu Kommunikationsdefiziten führen.

Erfolgt die Kündigung seitens des Mitarbeitenden ohne Groll aus rein persönlichen Motiven, kann beim Exit-Gespräch ein konstruktives Feedback neue Erkenntnisse bringen. Kündigt der Mitarbeitende in Frust und Ärger, ist es das Ziel, die Endphase trotz der Unzufriedenheit des Mitarbeitenden professionell zu gestalten, damit zumindest sein letzter Eindruck der Firma möglichst positiv ist.

Offboarding-Fall 2: Der Arbeitgeber reicht die Kündigung ein, bzw. ein befristeter Vertrag läuft aus

In diesem Fall steht zunächst die Prüfung der Rechtskräftigkeit einer Kündigung am Beginn des Prozesses. Anschließend greifen die weiteren Offboarding-Schritte.

Erfolgt die Kündigung betriebsbedingt können Hilfestellungen wie ein Bewerbungscoaching, Weiterbildungsmaßnahmen oder ein Outplacement das Offboarding begleiten. 

Hat sich der Mitarbeitende etwas zu Schulden kommen lassen, ist es umso wichtiger, einen sauberen, organisatorischen Ablauf zu suchen. Doch auch auf der menschlichen Seite ist ein persönliches Abschlussgespräch unverzichtbar.

Verlässt ein gekündigter Mitarbeiter das Unternehmen, kann das für Ängste sorgen, wen es als nächsten trifft. Treten Sie diesen Befürchtungen mit aktiver Kommunikation entgegen. 

Offboarding-Fall 3: Der Mitarbeitende geht in Rente

Dieser Abschied ist in der Regel langfristig planbar. Das erleichtert die Nachfolgeplanung. Die menschliche Ebene des Abschieds verdient besondere Aufmerksamkeit. Eine Abschiedsfeier, Dank und Wertschätzung gehören zum Muss für diese Form des Offboardings.

Offboarding-Fall 4: Der Mitarbeitende verstirbt

Hier gibt es Besonderheiten im technischen Prozess. Doch auch im Umgang mit den Angehörigen ist Aufmerksamkeit und Fingerspitzengefühl gefragt.

Egal welche Gründe das Ausscheiden hat, jedes Offboarding umfasst bestimmte Schritte, die in einem Prozess festgehalten sein sollten, auf den Führungskräfte und die HR-Abteilung jederzeit zurückgreifen können.

Offboarding: Die organisatorische Komponente

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses zieht eine ganz Reihe von administrativen Aufgaben nach sich. Es ist sinnvoll, hierfür eine Checkliste zu erstellen, die festlegt, wer welche Aufgaben zu welchem Zeitpunkt abarbeiten soll. Dabei kann diese Checkliste in drei Phase gegliedert werden.

Direkt nach der Kündigung

  • Kündigungsbestätigung übergeben
  • Resturlaub errechnen
  • Letzten Arbeitstag berechnen
  • Finanzielle Ansprüche prüfen
  • Buchhaltung informieren
  • Nachbesetzung bzw. Nachfolge planen

Zwischen Kündigung und Ausscheiden

  • Ausstieg an das Team kommunizieren
  • Ausstieg an Kunden und Geschäftspartner kommunizieren
  • Termine für Übergabegespräche einplanen
  • Informationen für das Arbeitszeugnis einholen
  • Zeugnis erstellen
  • Abschiedsfeier planen
  • Für ein Abschiedsgeschenk sammeln
  • Termin für ein letztes Mitarbeitergespräch mit der direkten Führungskraft einplanen
  • Termin für das Exit-Gespräch vereinbaren
  • Information der IT-Abteilung zur Vorbereitung der technischen Schritte

In den letzten Arbeitstagen

  • Arbeitszeugnis übergeben
  • Abschiedsfeier durchführen
  • Letztes Gespräch mit der direkten Führungskraft
  • Exit-Gespräch
  • Rückgabe von Arbeitsmaterialen (Laptop, Handy, Dienstwagen, etc.)
  • Rückgabe von Schlüsseln, ID-Cards
  • Schließung der Zugänge und Aktivierung der E-Mail-Weiterleitung

Offboarding: Die menschliche Komponente

Eine Trennung ist nicht angenehm. Egal, aus welchem Grund und auf wessen Initiative hin sie erfolgt. Oft stecken Enttäuschungen, nicht erfüllte Erwartungen und Frust hinter einer Kündigung. Umso wichtiger ist eine wertschätzende Trennungskultur.

Kündigt ein geschätztes Team-Mitglied, können manche Führungskräfte ihre Enttäuschung nur schwer verbergen und vermeiden es daher, mit dem Mitarbeitenden im Gespräch zu bleiben. Doch gerade jetzt gilt es, den eigenen Ärger runterzuschlucken und den Abschied positiv zu gestalten. Dazu braucht es Gespräche.

Das Exit-Gespräch

Zum Offboarding gehört ein Exit-Gespräch. In vielen Unternehmen wird es nicht geführt, weil es unbequem oder überflüssig erscheint. Doch es birgt viele Chancen. Schließlich kann das Unternehmen so erfahren, warum Menschen unzufrieden sind und was andere Arbeitgeber für sie attraktiver macht.

Gleichzeitig vermittelt ein abschließendes Gespräch die wertschätzende Botschaft, dass der ausscheidende Mitarbeitende dem Unternehmen nicht egal ist.

Wer sollte das Exit-Gespräch führen?

Dazu sollte man wissen, dass das Verhalten des direkten Vorgesetzten einer der häufigsten Kündigungsgründe ist. Daher ist es oft nicht sinnvoll, den direkten Vorgesetzen dieses Gespräch führen zu lassen. Besser geeignet ist eine geschulte Person aus der Personalabteilung oder eine andere neutrale Person. Ein Exit-Gespräch ist immer ein Vier-Augen-Gespräch. Weitere Personen sollten nicht eingebunden sein.

Wann ist der richtige Zeitpunkt?

Das Exit-Gespräch sollte erst kurz vor dem Ausscheiden, also am besten am letzten Arbeitstag stattfinden. Oft sind ausscheidende Mitarbeitende erst dann bereit, sich offen zu äußern. Wichtig ist, dass das Arbeitszeugnis bereits zuvor überreicht wurde, so dass aus Mitarbeitersicht keine negativen Konsequenzen mehr zu befürchten sind.

Welche Fragen kann ein Exit-Gespräch enthalten

Ein Exit-Gespräch sollte nicht nach einem Standardfragebogen erfolgen. Schließich ist jeder Mensch und jede Ausstiegssituation anders. Versuchen Sie herauszufinden, ob der Mitarbeitende aus Unzufriedenheit geht oder aufgrund von Neugierde auf etwas Neues oder ob sein Ausscheiden vor allem finanzielle Gründe hat. Fragen Sie, was der neue Arbeitgeber bieten kann, was Sie nicht bieten können.

Das Exit-Gespräch ist ein vertrauensvolles Gespräch und erfordert vor allem gute Fähigkeiten beim aktiven Zuhören. Hier einige Ideen für Fragen, die Sie stellen können:

  • Welche sind die Gründe für Ihre Kündigung?
  • Haben Sie diese Kritikpunkte schon einmal geäußert? Wie wurde damit umgegangen?
  • Was hätte passieren müssen, damit Sie geblieben wären?
  • Wie gut haben Sie sich gefördert gefühlt?
  • Inwieweit konnten Sie Ihre Fähigkeiten zur Entfaltung bringen?
  • Wie haben Sie die Beziehung zu Ihren Vorgesetzten erlebt? Was hätten Sie sich gewünscht?
  • Wie haben Sie die Beziehung zu Ihren KollegInnen erlebt? Was hätten Sie sich gewünscht?
  • Welche Erwartungen, die Sie gehegt haben, als Sie ins Unternehmen eingestiegen sind, wurden erfüllt? Welche wurden nicht erfüllt?
  • Wie würden Sie die Unternehmenskultur/Teamkultur beschreiben?

Möchte der ausscheidende Mitarbeitende auf bestimmte Fragen nicht antworten, sollten Sie das akzeptieren. Wichtig ist, die Antworten direkt im Anschluss an das Gespräch anonym festzuhalten und die Erkenntnisse und Verbesserungsvorschläge auch zu nutzen.

Offboarding: Abschiednehmen mit Stil für direkte Führungskräfte

Mitarbeitergespräche in der Offboarding-Zeit

Kaum ist die Kündigung ausgesprochen, redet jeder nur noch das Nötigste mit dem ausscheidenden Team-Mitglied. So erleben viele Menschen ihre letzte Zeit im Unternehmen. Das verstärkt den negativen Eindruck.

Doch gerade wenn die Trennung bevorsteht, gibt es doch viel Gesprächsbedarf. Führen Sie auch mit ausscheidenden Team-Mitgliedern regelmäßige Gespräche und gestalten Sie diese positiv und wertschätzend.

Das Team braucht Transparenz und Sicherheit

Wenn das Unternehmen die Kündigung ausgesprochen hat, ist es wichtig, dem Team transparent zu erklären, wie es nun weitergeht, um Gerüchte und Unsicherheit zu vermeiden. Informieren Sie Ihr Team über die Nachfolgeregelung und über Übergabeprozesse.

Zeigen Sie dabei Empathie. Bedanken Sie sich, wenn Sie das Weggehen den anderen Kollegen bekannt geben, beim ausscheidenden Team-Mitglied für die erbrachten Leistungen. Geben Sie der verbleibenden Mannschaft zu verstehen, dass Sie den Verlust bedauern, aber auf der menschlichen Seite mit Verständnis reagieren.

Übergaberegelung

Erarbeiten Sie mit dem ausscheidenden Mitarbeitenden einen Übergabeplan. Stellen Sie dazu zum Beispiel folgende Fragen:

  • Welche Projekte sind offen, die Sie nicht mehr abschließen können?
  • Welche wiederholenden Aufgaben gibt es (monatlich/wöchentlich)? Wieviel Zeit planen Sie dafür ein?
  • Auf welche Dateien muss Ihr Nachfolger Zugriff haben?
  • Welche Programme muss Ihr Nachfolger beherrschen?
  • Welche Ansprechpartner außer- und innerhalb des Unternehmens müssen über den Wechsel informiert werden?
  • Welche Aufgaben haben Priorität?

Planen Sie anschließend, wer welche Aufgaben übernimmt. Legen Sie Termine für Übergabegespräche fest und halten Sie sorgfältig nach, dass diese auch gewissenhaft erfolgen.

Abschiedsfeier

Es ist es Aufgabe der direkten Führungskraft, den Abschied würdevoll zu gestalten.

Eine kleine Abschiedszeremonie mit ein paar Worten des Dankes und der Anerkennung ist eine Geste, die den Abschied erleichtert. Auch ein angemessenes Abschiedsgeschenk ist bei langjährigen Mitarbeitenden eine schöne Geste.

Abschiedsgespräch

Auch wenn das offizielle Exit-Gespräch durch die Personalabteilung geführt wird, ist es auch für die direkte Führungskraft sinnvoll, ein Abschiedsgespräch zu führen. Bedanken Sie sich persönlich für die Zusammenarbeit. Wenn Sie ehrlich bedauern, dass Ihr Teammitglied Sie verlässt, so sprechen Sie das auch offen aus. Signalisieren Sie in diesem Fall auch, dass eine Rückkehr jederzeit möglich ist (denken Sie an die Boomerang-Mitarbeitenden).

Reden Sie beim Abschied nicht über die Kündigung oder die Vergangenheit, sondern betonen Sie Zukunftspläne und Perspektiven.

Man begegnet sich oft zweimal im Leben

Menschen verlassen die Firma und übernehmen Positionen bei Kunden, Wettbewerbern oder Geschäftspartnern. Andere kehren vielleicht sogar ins Unternehmen zurück.

Umso wichtiger ist es, sich im Guten zu trennen. Wenn Sie weiterhin in Kontakt bleiben – über Social Media ist das ja ganz einfach möglich – können beide Seiten profitieren.

Bildquelle: Standret – Freepik.com

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