Eine sorgfältige Meeting-Vorbereitung ist die Voraussetzung für motivierende und effiziente Besprechungen. Meetings bieten die Plattform für den direkten Austausch von Informationen, Ideen, Meinungen und Updates. Sie dienen weiterhin der Entscheidungsfindung und Problemlösung. Gleichzeitig fördern sie die Teamarbeit. Durch die Zusammenarbeit können unterschiedliche Perspektiven eingebracht und ein besseres Ergebnis erzielt werden. Eine gelungene Interaktion mit den Kollegen lässt dann eine positive Energie und frische Motivation entstehen. Vertrauen, Sympathie und Zusammengehörigkeitsgefühl werden dadurch gestärkt. Dies trägt wiederum zu einer guten Teamkultur und einem effektiven Arbeitsumfeld bei.
Kurzum, Meetings sollten als kostbare und interessante Zeit angesehen werden. Gerade in der hybriden Arbeitswelt haben sie das Potenzial, die Highlights im Arbeitsalltag zu sein.
Meeting als Zeitfresser?
Leider sieht die Realität oft anders aus. Im neuen „State of Work Report“ der Messaging-App Slack gaben die Befragten aus Deutschland an, dass sie nur gut die Hälfte ihrer Meetings (53,4 Prozent) als „gute Nutzung der Arbeitszeit“ ansehen würden. 36,5 Prozent der Meetings wurden sogar als unnötig eingestuft.
Setzen wir diesen Wert in Relation zu der europaweiten Studie von Sharp Business Systems, die von 25 Stunden ausgeht, die Mitarbeitende durchschnittlich pro Monat in Meetings verbringen, hieße das, dass rund 13 Stunden pro Monat als in Meetings vergeudete Zeit zu betrachten sind. Wir wollen uns hier nicht an einzelnen Zahlen aufhängen, doch die Erkenntnisse machen klar, wie wichtig ein achtsamer Umgang mit der Meeting-Kultur in Unternehmen ist.
Ein effektives Meeting-Management beinhaltet eine klare Strukturierung und einen sinnvollen Ablauf. Um eine Struktur zu erhalten, können wir ein Meeting in Phasen aufteilen.
7 typische Phasen eines Meetings
Ein Meeting kann in verschiedene Phasen unterteilt werden, abhängig von seinem Zweck und Ablauf. Hier sind die 7 typischen Phasen eines Meetings in der Übersicht:
1. Meeting-Vorbereitung
In dieser Phase werden die Ziele des Meetings festgelegt, die Agenda erstellt, Einladungen versendet und relevante Materialien vorbereitet. Es geht darum, sicherzustellen, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer über den Zweck, die Erwartungen und den Ablauf des Meetings informiert sind.
2. Begrüßung und Einstieg
Zu Beginn des Meetings begrüßt der Moderator/die Moderatorin die Teilnehmenden und sorgt – falls erforderlich – für die gegenseitige Vorstellung. Dies ist auch eine gute Gelegenheit für einen Icebreaker oder eine kurze Aktivität, um eine positive Atmosphäre zu schaffen. Eventuell ist es auch notwendig, klare Meeting-Regeln festzulegen oder an bereits erarbeitete, gemeinsame Meeting-Regeln zu erinnern.
Zahlreiche Tipps dazu finden Sie im Artikel „Meeting-Einstieg mit Pfiff“.
3. Informationsaustausch und Diskussion
In dieser Phase werden die Hauptpunkte der Agenda behandelt. Je nach Meeting-Ziel werden dabei Informationen präsentiert, Ideen ausgetauscht, Fragen gestellt und diskutiert. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer haben anschließend die Möglichkeit, ihre Ansichten, Meinungen und Erfahrungen einzubringen. Dies kann auch eine aktive Diskussion oder Brainstorming-Sitzung umfassen.
4. Entscheidungsfindung
Basierend auf den diskutierten Informationen und Ideen werden anschließend Entscheidungen getroffen, Lösungen erarbeitet oder Pläne entwickelt.
5. Maßnahmen und Aktionsschritte
Nachdem Entscheidungen getroffen wurden, werden konkrete Maßnahmen und Verantwortlichkeiten festgelegt. Die Teilnehmenden einigen sich auf die nächsten Schritte, Fristen und die Verteilung von Aufgaben. Diese Phase legt den Fokus auf die Umsetzung der vereinbarten Pläne und das Festlegen von klaren Maßnahmen.
6. Zusammenfassung und Abschluss
Am Ende des Meetings gibt der Moderator/die Moderatorin eine Zusammenfassung der besprochenen Punkte, der getroffenen Entscheidungen und der festgelegten Aktionsschritte. Ein Dankeschön an die Teilnehmer und ein Ausblick auf das weitere Vorgehen sollten ebenfalls Teil dieser Phase sein.
7. Follow-up und Dokumentation
Nach dem Meeting werden die Ergebnisse, Entscheidungen und Aktionsschritte dokumentiert. Ein Protokoll oder eine Zusammenfassung des Meetings wird erstellt und an alle Teilnehmenden verteilt. Bei Bedarf werden Follow-up-Maßnahmen vereinbart, um sicherzustellen, dass die getroffenen Entscheidungen umgesetzt werden und die Ergebnisse verfolgt werden.
Diese Phasen können je nach Art des Meetings variieren und nicht alle Phasen treten in jedem Treffen auf. Dies betrifft besonders den in der Graphik in grün dargestellten Durchführungsteil mit den Phasen 2 bis 6.
Wir werden uns in unserem Blog nach und nach mit verschiedenen Phasen detailliert beschäftigen. Beginnen möchten wir mit der Meeting-Vorbereitung. Sie ist für jedes Meeting unverzichtbar.
Meeting-Vorbereitung: Welche Aspekte gilt es zu beachten?
Bei der Vorbereitung eines Meetings gibt es einige wichtige Aspekte zu beachten, um sicherzustellen, dass das Meeting effektiv und produktiv verläuft.
Zielsetzung – Die Grundlage jeder Meeting-Vorbereitung
Definieren Sie das Ziel des Meetings klar und präzise. Fragen Sie sich, was Sie mit dem Meeting erreichen möchten und welche Ergebnisse Sie erwarten. Das hilft, die Agenda zu erarbeiten und sicherzustellen, dass das Meeting auf den Punkt kommt.
Die Ziele können sehr unterschiedlich sein, z.B. Informationsvermittlung, Informationsaustausch, Kennenlernen, Ideen sammeln, Lösungen finden, eine Entscheidung treffen oder Teamgeist stärken.
Formulieren Sie Ihre Hauptziele klar in folgender Form:
„Am Ende des Meetings wissen alle Teilnehmenden … „
„Am Ende des Meetings treffen wir eine Entscheidung über …“
Notwendigkeit und Form des Meetings
Wenn Sie das Meeting-Ziel festgelegt haben, gehört zur Meeting-Vorbereitung im Anschluss die spannende Frage, ob das Meetings überhaupt notwendig ist.
Geht es z.B. um eine Informationsvermittlung, wäre auch eine E-Mail eine Alternative. Meetings sind teuer, denn sie binden die Zeit vieler Menschen. Ist also der Wert, der durch das Meeting erzielt wird, höher als die Kosten des Meetings? Eine weitere Frage ist, ob das Meeting in Präsenz, online oder hybrid stattfinden soll. Jede Form hat Vor- und Nachteile. Spezielle Tipps zur hybriden Führung finden Sie hier.
Wenn Sie zum Schluss kommen, dass es sinnvoll ist, ein Meeting einzuberufen, dann klären Sie die folgenden Fragen.
Teilnehmerkreis
Überlegen Sie sorgfältig, welche Personen am Meeting teilnehmen sollten, um das Ziel zu erreichen und die Diskussionen effektiv zu gestalten. Die Einbeziehung der richtigen Fachleute ist entscheidend, um relevante Perspektiven zu erhalten und die Umsetzung zu fördern. Denken Sie gut darüber nach, ob alle angedachten Personen auch tatsächlich erforderlich sind. Laden Sie nur diejenigen ein, die wirklich gebraucht werden. Je weniger Leute, desto mehr engagiert sich in der Regel der oder die Einzelne.
Mein Tipp: Stellen Sie sich auch folgende Frage: Ist die Anwesenheit aller für die gesamte Besprechung erforderlich? Manchmal ist es sinnvoll, ein Meeting in Etappen zu strukturieren. Besonders wenn viele Personen benötigt werden, kann es sinnvoll sein, in Anschluss an einen gemeinsamen Hauptteil ein weiteres oder mehrere kurze Meetings mit wenigen Personen zu speziellen Fachthemen zu planen. Diese Überlegungen bestimmen die Agenda und den Zeitplan.
Ort und Dauer
Zentraler Punkt der Meeting-Vorbereitung ist die folgende Frage: Wie lange soll das Meeting dauern, um das gewünschte Ziel zu erreichen?
In der Regel sind 45 bis 60 Minuten ein sinnvoller Zeitrahmen. Spätestens nach 90 Minuten sollten Sie das Meeting beenden oder eine Pause machen, da die Konzentration aller gesunken ist. Sind die Themen sehr umfangreich, kann es besser sein, mehrere Meetings für jeweils ein Einzelthema anzusetzen, als ein mehrstündiges Meeting anzuberaumen. Die Erfahrung zeigt, dass die Ergebnisse mit zunehmender Meetingdauer schlechter werden.
Die nächsten Fragen sind dann: Wann soll das Meeting stattfinden? Was ist ein geeigneter Tag/Uhrzeit für das jeweilige Meeting? Wo soll ein Präsenz-Meeting stattfinden?
Wenn Sie das wann und wo geklärt haben, denken Sie daran, einen geeigneten Raum zu organisieren und zu buchen, bevor Sie zum Meeting einladen.
Agenda
Erstellen Sie eine detaillierte Agenda, die die Themen und Diskussionspunkte des Meetings umfasst. Planen Sie ausreichend Zeit für jedes Thema auf der Agenda ein. Berücksichtigen Sie auch Pufferzeiten. Teilen Sie die Agenda vorab mit den Teilnehmenden, damit sie sich auf das Meeting gut vorbereiten können. Das spart viel Zeit und sorgt für eine optimale Meeting-Effizienz.
Einladungen
Versenden Sie rechtzeitig Einladungen mit allen wichtigen Informationen, wie Ort, Dauer und Agenda des Meetings. Laden Sie schriftlich ein und lassen Sie sich die Teilnahme bestätigen. Fügen Sie der Einladung gegebenenfalls Materialien zur Vorbereitung bei.
Materialien und Ressourcen
Sorgen Sie dafür, dass alle benötigten Materialien, also Präsentationen, Berichte oder Dokumente, vor dem Meeting verfügbar sind. Stellen Sie sicher, dass die technischen Ressourcen ordnungsgemäß funktionieren und bereit sind.
Wiedervorlage früherer Entscheidungen und Aktionsschritte
Wenn das Meeting auf vorherige Diskussionen oder Entscheidungen aufbaut, überprüfen Sie rechtzeitig den aktuellen Status der zuletzt vereinbarten Aktionsschritte. Updaten Sie diese Unterlagen. Das trägt zur Kontinuität und zur Effizienzsteigerung bei.
Bereithalten vereinbarter Meeting-Regeln
Der Moderator/die Moderatorin eines Meetings sollte bei Bedarf jederzeit an vereinbarte Meeting-Regeln erinnern können.
Mein Tipp: Eventuell ist es sinnvoll, sie in Form eines Posters aufzuhängen. Pünktlichkeit, das Ausschalten von Handys, die eigene Vorbereitung, eine respektvolle Kommunikation oder das Unterlassen von Nebengesprächen sind nur einige Bespiele für mögliche Meeting-Regeln.
Vorsorge für die Dokumentation
Ein Protokoll mit einer Zusammenfassung der Diskussionen, Entscheidungen und Aktionsschritte gehört zu jedem professionellen Meeting. Bestimmen Sie daher gegebenenfalls im Voraus, wer für die Dokumentation des Meetings verantwortlich ist.
Sie können nicht genug Zeit in die Meeting-Vorbereitung investieren
Die Zeit, die Sie in die Vorbereitung stecken, wird sich am Ende mehrfach auszahlen. Eine gute Meeting-Vorbereitung ist aus mehreren Gründen wichtig:
5 Gründe, warum es sich lohnt, Meetings sorgfältig vorzubereiten
1. Effizienz und Zeitersparnis durch sorgfältige Meeting-Vorbereitung
Indem Sie im Voraus die Ziele, die Agenda und die benötigten Materialien festlegen, stellen Sie sicher, dass das Meeting gezielt und fokussiert abläuft.
2. Klarheit und Fokus beginnen in der Meeting-Vorbereitung
Eine gute Vorbereitung hilft dabei, die Ziele des Meetings während der Moderationsphase im Auge zu behalten und den Fokus auf das Wesentliche zu legen. Sie können die Themen und Diskussionspunkte im Voraus strukturieren, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte abgedeckt werden und das Meeting auf den Punkt kommt.
3. Gute Meeting-Vorbereitung zeigt Motivation und Wertschätzung
Sie senden ein starkes Signal, dass die in das Meeting investierte Zeit wertvoll ist. Dies fördert das Engagement und trägt zu einem produktiven Austausch bei. Eine gute Vorbereitung ist daher ein zentraler Baustein einer positiven Meeting-Kultur.
4. Dauerhafte Schaffung einer professionelle Meeting-Kultur
Eine sorgfältige Vorbereitung zeigt Professionalität und Organisationsfähigkeit. Wenn Sie klare Einladungen, Vorbereitungsaufgaben und relevante Materialien kommunizieren, können sich alle angemessen vorbereiten und aktiv am Meeting teilnehmen. Mit Ihrer Professionalität sind Sie Vorbild für alle.
5. Dokumentation und Nachverfolgung werden durch die Meeting-Vorbereitung erleichtert
Durch eine gute Vorbereitung sorgen Sie im Vorfeld dafür, dass die Entscheidungen und Maßnahmen auch gut dokumentiert werden können. Sie leisten dadurch nämlich eine hervorragende Vorarbeit für das Protokoll. Dies ermöglicht eine klare Nachverfolgung und erleichtert die Umsetzung.
Fazit: Gute Meeting-Vorbereitung zahlt sich aus
Eine gute Vorbereitung ist der zentrale Baustein einer positiven Meeting-Kultur.
Als Moderatorin oder Moderator ist eine gute Vorbereitung gleichzeitig auch die beste Grundlage, um das Meeting selbstbewusst und souverän zu leiten. Zum Abschluss daher ein Zitat:
„Der Schlüssel zum Erfolg ist Selbstvertrauen. Der Schlüssel zum Selbstvertrauen ist gute Vorbereitung.“
Arthur Ashe, US-amerikanischer Tennisstar
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