Ein gelungener Meeting-Einstieg hat großen Einfluss auf die Atmosphäre und den Fortgang der Besprechung. Es geht darum, von Anfang an die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden zu gewinnen und sicherzustellen, dass das Meeting nicht „für die Katz“ ist. Bei Ihren Vorbereitungen ist es daher sinnvoll, auch über einen schwungvollen Meeting-Einstieg nachzudenken.
In diesem Artikel haben wir mögliche Elemente für einen gelungenen Meeting-Einstieg für Sie zusammengestellt. Weiterhin finden Sie zu jedem Element Tipps und Ideen.
Jeder Meeting-Einstieg beginnt mit einer Begrüßung
Wählen Sie eine Begrüßung, die zu Ihrer Persönlichkeit und dem Kontext des Meetings passt. Die Art und Weise kann je nach Art des Meetings und nach Beziehung zu den Teilnehmenden variieren. Ziel jedoch ist immer, eine einladende und offene Atmosphäre zu schaffen, in der sich alle willkommen fühlen und bereit sind, aktiv am Meeting teilzunehmen.
Bei der Begrüßung können Sie die wichtigsten Rahmendaten hervorheben:
- Zielsetzung: Erklären Sie die Ziele des Meetings und welche Ergebnisse Sie erwarten. Dies gibt den Teilnehmenden einen klaren Rahmen und zeigt, dass das Meeting für den Gesamterfolg wertvoll ist.
- Agenda: Dadurch können sich die Teilnehmenden auf die bevorstehenden Diskussionen einstellen.
- Zeitrahmen und Pausen: Somit sorgen Sie für Klarheit und Verbindlichkeit im Umgang mit der Zeit.
Tipp für virtuelle Meetings: Vor dem Meeting-Einstieg Check-In-Zeit einplanen
Vielleicht kennen Sie das: Der Moderator ist schon mitten in der Begrüßung, aber einige Meeting-Mitglieder kämpfen noch mit der Technik, haben keinen Ton und/oder kein Bild. Das vermasselt die Begrüßung. Wenn Sie ein Meeting online oder hybrid abhalten, ist es daher ratsam, vor dem offiziellen Meeting-Einstieg einen Check-In-Zeitraum einzuplanen. Stellen Sie vorab sicher, dass alle Teilnehmenden mit der Technik vertraut sind und dass die Audio- und Videofunktionen gut funktionieren.
Der Meeting-Einstieg mit Vorstellungsrunde
Eine formelle Begrüßung als Meeting-Einstieg für Menschen, die sich noch nicht kennen, ist in der Regel mit einer Vorstellungsrunde verbunden. So könnte Ihr Start folgendermaßen aussehen: „Schön, dass Sie alle hier sind! Bevor wir starten, lassen Sie uns kurz Zeit nehmen, uns gegenseitig vorzustellen, insbesondere für diejenigen, die neu im Team sind.“
Die klassische Vorstellungsrunde
Geben Sie zuerst vor, was jeder Teilnehmende in der Vorstellungsrunde von sich erzählen soll. Diese Struktur ermöglicht es Ihnen , einen ausgeglichenen Rahmen herzustellen. Je nach Größe der Runde, werden Sie mehr oder weniger Details zulassen. Bitten Sie also die Teilnehmenden, dass Sie neben dem Namen und der Rolle in diesem Kreis, gegebenenfalls auch von ihrem Hintergrund, Erwartungen oder Erfahrungen erzählen. Gehen Sie anschließend der Reihe nach durch den Teilnehmerkreis und bitten Sie jeden, sich mit den von Ihnen vorgegebenen Punkten vorzustellen.
Alternative Vorstellungsunden
Steckbriefe
Statt einer mündlichen Vorstellung können die Teilnehmenden vor dem Meeting kurze schriftliche Steckbriefe ausfüllen, die dann während des Meetings geteilt werden. Die Steckbriefe könnten Fragen zum Namen, Rolle, Hobbys, Interessen oder beruflichem Hintergrund enthalten.
Visuelle Vorstellung
Bitten Sie die Teilnehmenden, eine visuelle Präsentation von sich selbst vorzubereiten, die in wenigen Minuten ihre Persönlichkeit, ihre Rolle im Unternehmen oder ihre Ziele darstellt. Zum Beispiel können sie Bilder, Grafiken, Zeichnungen oder kurze Videos einbinden. Meist sind die Beiträge amüsant und sorgen für ein Lachen.
Stimmungs- oder Emoticon-Check
Lassen Sie die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihre aktuelle Stimmung oder Erwartungen an das Meeting durch ein Emoticon oder einen kurzen Satz ausdrücken. Das kann auch auf einem Whiteboard oder in einer Chatbox geschehen.
Icebreaker
Verwenden Sie Icebreaker-Fragen oder -Aktivitäten, um die Teilnehmenden auf spielerische Weise miteinander bekannt zu machen. Viele Ideen dazu finden Sie weiter unten in diesem Artikel.
Der Meeting-Einstieg für regelmäßige Treffen: Fortschritte und Erfolge würdigen
Trifft sich der gleiche Teilnehmerkreis regelmäßig, können Sie Bezug auf vorherige Meetings nehmen, z.B. so: „In unserem letzten Meeting haben wir wichtige Punkte entschieden und ich freue mich, heute daran anzuknüpfen. Bevor wir eintauchen, möchte ich erläutern, was sich seit dem letzten Meeting getan hat und sicherstellen, dass wir alle auf dem gleichen Stand sind.“
Eventuell werden Sie dann zentrale Ergebnisse und Entscheidungen aus dem vorhergehenden Meeting nochmals zusammenfassen.
Motivierend für alle ist es, wenn Sie Fortschritte und Erfolge beschreiben können, die sich seit dem letzten Meeting ergeben haben.
Icebreaker lockern den Meeting-Einstieg auf
Icebreaker dienen – wie der Name schon sagt – dazu, das Eis zu brechen. Es sind kleine, lockere Austauschformate, die helfen, eine positive Atmosphäre zu schaffen, Menschen miteinander zu verbinden, den Austausch zu fördern und Müdigkeit zu überwinden. Richtig eingesetzt bringen Sie Schwung in die Runde und sorgen für einen ersten gemeinsamen Lacher. Sie können dadurch zu verschiedenen Zeitpunkten eingesetzt werden.
Wann können Sie Icebreaker einsetzen?
- Als lockere Form der Vorstellung für Menschen, die sich noch nicht kennen.
- Als Möglichkeit, einander bekannte Menschen ins Gespräch zu bringen und Beziehungen zu stärken.
- Wenn ein neues Thema spielerisch eingeleitet werden soll.
- Nach einer Pause, um wieder Schwung ins Meeting zu bringen.
Gerade, wenn Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Positionen, Altersstrukturen oder Erfahrungen aufeinandertreffen, sind Icebreaker bestens geeignet, um Barrieren in der Kommunikation abzubauen.
Was gilt es beim Einsatz eines Icebreakers zu beachten?
Wenn Sie sich für einen Icebreaker als Meeting-Einstieg entscheiden, sollten Sie in der Vorbereitung folgende Fragen bedenken:
- Wieviel Zeit steht zur Verfügung? Wie viele Minuten können und wollen Sie für den Icebreaker verwenden?
- Wie ist der Teilnehmerkreis zusammengesetzt? Welche Fragen eignen sich für diese Konstellation? Niemand soll sich ausgeschlossen, peinlich berührt oder unwohl fühlen.
- Was wollen Sie mit dem Icebreaker erreichen? Geht es Ihnen um Spaß und Interaktion oder soll schon das nächste Thema inhaltlich angestoßen werden?
Wir stellen Ihnen jetzt verschiedene Icebreaker-Formate vor: Icebreaker-Fragen, Soziometrie-Methoden, Storytelling und visuelle Methoden.
20 Icebreaker-Fragen für einen schwungvollen Meeting-Einstieg
- Was war das Beste/Ungewöhnlichste, das Ihnen in dieser Woche passiert ist?
- Welche Hobbys oder Interessen haben Sie außerhalb Ihrer Arbeit?
- Welche ist Ihre liebste Art von Musik/Ihr Lieblingslied?
- Welches war das beste Buch, das Sie je gelesen haben, und warum hat es Sie beeindruckt?
- Welches ist Ihre Lieblingsserie oder Ihr Lieblingsfilm?
- Wenn Sie in einem Computerspiel leben könnten, welches wäre das und in welcher Rolle?
- Wenn Sie einen Tag lang zurück in der Zeit reisen könnten, welchen Zeitraum würden Sie besuchen?
- Wenn Sie mit einer historischen Persönlichkeit zu Abend essen könnten, wer wäre das?
- Mit welcher lebenden Berühmtheit würden Sie gern einmal ausgehen?
- Was ist Ihr liebstes Reiseziel und warum?
- Wohin würden Sie gerne einmal reisen und warum?
- Wenn Sie eine Superkraft wählen könnten, welche wäre das und warum?
- Was wollten Sie werden, als Sie ein Kind waren?
- Ergänzen Sie den Satz: Ich bin wahrscheinlich die/der Einzige in diesem Raum, die/der…
- Was ist Ihr Lieblingsessen?
- Welche ist Ihr Lieblingseis?
- Was trinken Sie am liebsten zur Happy Hour?
- Wenn Sie eine Stunde mehr am Tag hätten, was würden Sie damit anfangen?
- Welche Zeichentrickserie haben Sie als Kind am liebsten geschaut?
- Worüber können Sie herzhaft lachen?
Soziometrie-Icebreaker mit Aktion-Charakter
Soziometrie ist eine Methode zur Erfassung von Gruppenstrukturen, die ursprünglich von Jacob L. Moreno entwickelt wurde. Dabei geht es vor allem um die Erfassung von Beziehungen zwischen den Gruppenmitgliedern. Diese werden durch die Aufstellung der Teilnehmenden im Raum visualisiert. Die Nutzung von Soziometrie in Präsenzveranstaltungen sorgt für Schwung. Die einzige Voraussetzung ist, dass Sie ausreichend Platz zur Verfügung haben. Bei virtuellen Veranstaltungen ist die Methode ebenfalls anhand eines Whiteboards und dem Einsatz von Figuren pro Person möglich
Es gibt verschiedene Formen, die sich hervorragend als Icebreaker im Meeting-Einstieg nutzen lassen:
Cluster-Bildung
Bei der Cluster-Bildung finden sich die Teilnehmenden in Gruppen zusammen und entdecken so Gemeinsamkeiten und Anknüpfungspunkte für den Austausch. So können Sie z.B. bitten, sich nach den folgenden Kriterien zu ordnen:
- Zugehörigkeit zu einer Abteilung/einem Standort/Unternehmen/Branche
- Nach der Art der Ausbildung (kaufmännisch/technisch/etc.)
- Nach weiteren Kritierien, z.B: Wer hat ein Haustier? Kein Haustier – Hund – Katze – Sonstiges
Landkarten-Soziometrie
Die Moderatorin/der Moderator beschreibt im Raum eine Karte mit Norden, Süden, Osten und Westen und bittet die Teilnehmenden, sich für eine bestimmte Fragestellung dort zu positionieren, wo ihr Standort ist. Die Frage kann zum Beispiel lauten:
- Wo ist Ihr Arbeitsort?
- Wo ist Ihr Wohnort?
- Wo sind Sie geboren?
- Wo waren Sie zuletzt in Urlaub?
Das erfordert schon etwas mehr Abstimmung innerhalb der Gruppe. Anschließend geht die Moderatorin/der Moderator durch den Raum und fragt die Mitglieder der Gruppe, wo sie auf der Landkarte stehen. Die Teilnehmenden lernen sich kennen und kommen spielerisch in Kontakt.
Skalen-Soziometrie
Die Moderatorin/der Moderator bittet die Teilnehmenden, eine Reihenfolge untereinander zu bilden zwischen den beiden Polen einer Skala. Wichtig ist es, die beiden Pole (Endpunkte) der Skala klar zu definieren. Um die richtige Reihenfolge herauszufinden, müssen die Teilnehmenden dann selbstorganisiert ins Gespräch kommen. Diese Aufstellung kann für unterschiedliche Fragestellungen genutzt werden, von einfachen bis hin zu schwierigen Themen. Hier einige Beispiele und Ideen:
- Nach Betriebszugehörigkeit von „ganz neu dabei“ bis zu „schon ewig an Bord“.
- Bezüglich der Erfahrung mit einem bestimmten Thema/Produkt/Programm von „ganz unbedarft“ bis „absoluter Experte“.
- Nach der Zufriedenheit mit einer bestimmten Angelegenheit. Das kann die Zufriedenheit mit einer Entscheidung, einer Leistung, einer Software, etc. sein. Die Skala reicht von „sehr zufrieden“ bis hin zu „sehr unzufrieden“.
- Hinsichtlich der Einstellung, Stimmung oder Meinung zu einer bestimmten Frage. Zum Beispiel könnten Sie fragen:
- Wie anspruchsvoll ist die Arbeit an diesem Projekt für Sie? (von „sehr anspruchsvoll“ bis zu „ganz einfach“)
- Wie würden Sie diese Gruppe beschreiben? Von „extrem hierarchisch“ bis hin zu „gleichberechtigt“ oder von „völlig chaotisch bis hin zu „gut organisiert“.
- Wie würden Sie die Stimmung in der Gruppe beschreiben von „tolle Atmosphäre“ bis hin zu „das ist kaum auszuhalten“?
- Inwieweit können Sie in diesem Projekt Ihre Fähigkeiten einbringen von „gar nicht“ bis hin zu „voll und ganz“?
Nachdem alle Teilnehmenden zur jeweiligen Frage eine Position auf der Skala gefunden haben, können Sie bei Bedarf Reflexionsfragen stellen. Sie erhalten dadurch einen guten Zugang zur emotionalen Verfassung der Gruppe.
Weitere Icebreaker für den Meeting-Einstieg
Geschichten und Zitate
Sie können alternativ ein Zitat oder eine Geschichte nutzen, um ins Meeting einzuleiten. Storytelling weckt Emotionen und erzeugt Sympathie.
Visuelle Icebreaker
Auch ein Bild, eine Grafik oder ein kleines Video sind gut geeignet, um in ein Thema einzuführen und das Interesse der Teilnehmenden zu wecken.
Ihre Erwartungen gehören in den Meeting-Einstieg
Die meisten Menschen wissen ganz genau, warum Meetings scheitern. Neben mangelnder Vorbereitung und schlechtem Zeitmanagement sind irrelevante Gespräche und Diskussionen sowie fehlende Disziplin ein Hauptärgernis. Beugen Sie gleich zu Beginn des Meetings solchen Missständen vor, indem Sie Ihre Erwartungen an das Meeting und die Teilnehmenden beschreiben. Dazu gehört die Bitte um eine aktive Teilnahme und um die Einhaltung von Meeting-Regeln.
Tipp: Erwartungsmanagement ist eine Disziplin, die Ihnen in allen Lebensbereichen hilft, Entäuschungen zu vermeiden und Beziehungen zu verbessern. Viele Tipps zum Thema Erwartungsmanagement lesen Sie hier.
Wurden in einer regelmäßig zusammenkommenden Gruppe schon Meeting-Regeln vereinbart, sollte der Moderator/die Moderatorin bei Bedarf jederzeit an die vereinbarten Punkte erinnern können.
Meeting-Regeln für eine positive Meeting-Kultur
Gemeinsame vereinbarte Meeting-Regeln können dazu beitragen, die Effizienz, Produktivität und den reibungslosen Ablauf von Meetings zu fördern. Hier sind einige Beispiele für sinnvolle Meeting-Regeln:
- Pünktlichkeit
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erscheinen pünktlich zum Meeting. Das heißt, es wird nicht gewartet, bis die/der Letzte erscheint. Das Meeting beginnt und endet wie in der Einladung angekündigt. - Vorbereitung
Die Teilnehmenden bereiten sich im Vorfeld auf das Meeting vor, indem sie die bereitgestellten Materialien lesen und ihren eigenen Anteil recherchieren und bearbeiten. - Respekt
Alle Teilnehmenden gehen wertschätzend miteinander um. Abwertende oder beleidigende Kommentare (verbal, aber auch in der Körpersprache z.B. durch Kopfschütteln, abwinken, etc.) werden unterlassen. - Zuhören und ausreden lassen
Jeder hat das Recht, seine Meinung zu äußern. Das bedeutet, dass keine gleichzeitigen Nebengespräche geführt werden und dass Augenkontakt gehalten wird. Weiterhin sollten Unterbrechungen vermieden werden, damit die Sprecherin oder der Sprecher ausreden kann. - Konstruktive Kritik
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer äußern Kritik konstruktiv und sachlich. Persönliche Angriffe oder Killerphrasen sind daher unangemessen. Kontroverse Meinungen sind wertvoll für die Ideen- und Entscheidungsfindung. - Fokus
Die Diskussion sollte auf das Thema des Meetings ausgerichtet sein. Lange Diskussionen, die nicht zum Thema des Meetings gehören, werden daher auf eine separate Diskussionsrunde verschoben. Jede/r reduziert seinen Redebeitrag auf das Nötigste und unterlässt ausschweifende Redebeiträge. - Dokumentation und Follow-Up
Wichtige Informationen, Entscheidungen und Aufgaben werden im Protokoll dokumentiert, das im Anschluss an alle verteilt wird. Aufgaben, die im Protokoll verteilt wurden, werden anschließend fristgerecht bearbeitet.
Diese Regeln können als Grundlage dienen, sollten jedoch individuell auf die Bedürfnisse der Gruppe angepasst werden.
Tipp: Die Meeting-Regeln können Sie zu Erinnerung auch in Form eines Posters aufhängen.
Fazit: Der Meeting-Einstieg
Variieren Sie Ihre Einstiegsmethoden je nach Zielsetzung und Anlass. Überraschen Sie mitunter und sorgen Sie somit für eine Meeting-Kultur, die jedes Meeting zu einem Highlight macht.
Mit einem gelungenen Einstieg holen Sie die Gruppe auf Ihre Seite und schaffen die Basis für ein gleichzeitig effektives und produktives Miteinander. Denn bei Meetings ist es wie beim Mannschaftssport:
„Talent gewinnt Spiele, aber Teamwork und Intelligenz gewinnen Meisterschaften.“
Michael Jordan, US-amerikanischer Basketballspieler
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