So führen Sie ein Fehlzeitengespräch

Ein Fehlzeitengespräch dient dazu, Ausfallzeiten eines Mitarbeiters, die durch das Unternehmen in irgendeiner Weise beeinflussbar sind, zu reduzieren. Denn Fehlzeiten kosten dem Unternehmen nicht nur viel Geld, sie haben auch einen negativen Einfluss auf das Betriebsklima und die Motivation des gesamten Teams.

Ein Fehlzeitengespräch ist für die Führungskraft ein sensibles Thema. Es ist nicht einfach zu führen und so mancher Vorgesetzte meidet es daher. Das ist einerseits verständlich, denn wer grobe Fehler macht, kann das Vertrauen und die Motivation des Mitarbeiters nachhaltig zerstören. Andererseits bietet ein gut geführtes Fehlzeitengespräch große Chancen. Umso wichtiger ist es, mit der richtigen Haltung, Fingerspitzengefühl, guter Vorbereitung und einer empathischen Kommunikation in jedes Fehlzeitengespräch zu gehen.

Was macht das Fehlzeitengespräch so schwierig?

Bei einem Fehlzeiten- oder Rückkehrgespräch geht es um ein sehr persönliches Thema, nämlich um die Gesundheit eines Menschen. Entsprechend sensibel wird der Mitarbeiter auf jede Frage und jeden Kommentar der Führungskraft reagieren.

Hinzu kommt, dass die rechtlichen Möglichkeiten seitens des Unternehmens limitiert sind. Ein Mitarbeiter ist nicht verpflichtet, den Grund seiner Erkrankung zu nennen. Sie tappen als Führungskraft also nicht nur im Dunkeln, sie befinden sich auch noch auf wackligen Pfaden.

Gleichzeitig haben Sie ein großes Interesse, die Hintergründe der Fehlzeiten zu erfahren, um die Situation besser einschätzen zu können. Führungskräfte befinden sich dabei in einem Zwiespalt zwischen den wirtschaftlichen Interessen des Unternehmens und der Fürsorge dem Mitarbeiter gegenüber. Dieser Balanceakt erfordert Aufmerksamkeit und Feingefühl.

Fakten-Check: Fehlzeiten sind teuer

Der jährliche Fehlzeiten-Report des Wissenschaftlichen Instituts der AOK (WIdO) basiert auf Daten von 14,4 Millionen AOK-versicherten Arbeitnehmern. Laut Fehlzeiten-Report 2020 lag der Krankenstand bei den erwerbstätigen Mitgliedern der AOK 2019 bei 5,4 Prozent. Jeder AOK-versicherte Beschäftigte hat damit im Durchschnitt 19,8 Tage aufgrund einer ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung am Arbeitsplatz gefehlt.

Immer mehr langwierige, psychische Erkrankungen

Am häufigsten waren Muskel-Skelett-Erkrankungen (22,4 Prozent). Danach folgten psychische Erkrankungen (11,9 Prozent), Atemwegserkrankungen (11,8 Prozent) und Verletzungen (10,8 Prozent) sowie Erkrankungen des Kreislaufsystems und der Verdauungsorgane (5,4 bzw. 4,6 Prozent). Die psychischen Erkrankungen sind damit in diesem Jahr zum ersten Mal an die zweite Stelle gerutscht, zumal sie seit 2008 um 67,5 Prozent zugenommen haben. Außerdem führen diese Erkrankungen zu langen Ausfallzeiten. Mit 27 Tagen je Fall dauerten sie 2019 mehr als doppelt so lange wie der Durchschnitt mit 12 Tagen je Fall.

Fehlzeiten und Führung hängen eng miteinander zusammen

Gleichzeitig weist der Fehlzeiten-Report auf den Zusammenhang zwischen guter Führung und Krankenstand hin. Ein schlechtes Betriebsklima, wenig Lob und Anerkennung, zu enge Kontrolle, fehlende Identifikation, harsche Kritik – alle diese Punkte werden durch das Führungsverhalten des direkten Vorgesetzten beeinflusst und haben Einfluss auf die Fehlzeiten eines Mitarbeiter. Umgekehrt gilt: Wer sich am Arbeitsplatz wohl fühlt, wird nachweislich seltener krank. So zeigt sich laut der AOK-Studie 2019 mehr als jeder Vierte, der über eine schlechte Unternehmenskultur in seinem Betrieb klagt, auch unzufrieden mit der eigenen Gesundheit (27,5 Prozent). Bei den Arbeitnehmern, die ihr Unternehmen positiv sehen, ist es dagegen nicht mal jeder Zehnte (8,9 Prozent).

Der Einfluss des Vorgesetzten auf die Fehlzeiten konnte bereits 2001 im Rahmen einer Studie im VW-Konzern belegt werden. Demnach nehmen Vorgesetzte ihre Fehlzeitenquote bei einem Abteilungswechsel mit. Die Fehlzeitenquote einer Führungskraft erreichte demnach innerhalb weniger Monate ein ähnliches Niveau wie in der Abteilung, die die Führungskraft gerade verlassen hat – egal, ob sie versetzt oder ob sie befördert wurden. Somit scheint die Fehlzeitenrate eine Messlatte für gute Führung zu sein.

Medizinische Notwendigkeit oder motivationsbedingte Abwesenheit?

Natürlich kann ein Unternehmen nicht alle Fehlzeiten der Mitarbeiter beeinflussen. Dies gilt besonders für Erkrankungen mit medizinischen Hintergründen, die ihre Ursachen nicht in der Arbeit haben. Doch oft fehlen Mitarbeiter, weil ihnen am Arbeitsplatz irgendetwas so zusetzt, dass sie sich unwohl fühlen und daher Krankheitssymptome zeigen. Angst, Ärger oder Stress rauben ihnen die Motivation und Energie, um zur Arbeit zu gehen.

Hier einige Gründe, die zu motivationsbedingten Abwesenheiten führen können:

Das Betriebsklima ist schlecht. Der Mitarbeiter fühlt sich ausgegrenzt, gehänselt, benachteiligt oder gar gemobbt.
Der Mitarbeiter erfährt wenig Aufmerksamkeit und Feedback von seinem Vorgesetzten. Er fühlt sich missachtet und überflüssig.
Der Mitarbeiter ist für unbeabsichtigte Fehler harsch gerügt worden und fühlt sich nun unsicher, inkompetent oder überfordert.
Die Arbeit erscheint dem Mitarbeiter langweilig. Er ist unterfordert und würde gerne mehr Verantwortung übernehmen.
Der Mitarbeiter hat gerade unangenehme Aufgaben vor sich, die ihm Angst machen oder bei denen er nicht weiß, wie er sie anpacken soll.
Der Mitarbeiter hat zu viel Arbeit vor sich und weiß nicht, wie er alles schaffen soll. Er fühlt sich ausgenützt und ist gestresst.
Dem Mitarbeiter fehlt eine Zukunftsperspektive im Unternehmen.
Der Mitarbeiter fühlt sich vom Vorgesetzten oder vom Team ungerecht behandelt.

All dieses Gründe für die Unzufriedenheit eines Mitarbeiters können durch ein Fehlzeitengespräch thematisiert und anschließend aus dem Weg geräumt werden.

Warum ist ein Fehlzeitengespräch wichtig?

Mit einem Fehlzeitengespräch können sie viele positive Aspekte miteinander verknüpfen:

Sie machen deutlich, dass die Abwesenheit des Mitarbeiters von Ihnen wahrgenommen wurde. Das zeigt, dass Sie aufmerksam sind und Ihre Mitarbeiter wertschätzen.
Sie drücken Ihre Freude über die Rückkehr aus. So zeigen Sie, dass Sie der Arbeit des Mitarbeiters Anerkennung zollen und dass er/sie mit seinen/ihren Fähigkeiten und Kenntnissen gebraucht wird.
Sie zeigen Verständnis für den Betroffenen und nehmen Ihre Fürsorgepflicht gegenüber dem Mitarbeiter ernst.
Das Gespräch gibt Ihnen die Gelegenheit, Hilfsangebote zu machen, sofern die Fehlzeiten mit der Situation im Betrieb verbunden sind.
Sie können den Mitarbeiter auf den aktuellen Stand zu Dingen bringen, die sich während seiner Abwesenheit ereignet haben.
Sie verstehen die Hintergründe und können so auch für Verständnis im Team bei wiederkehrenden, unvermeidbaren Fehlzeiten sorgen.

Was passiert, wenn Sie das Fehlzeitengespräch nicht führen?

Der betriebswirtschaftliche Schaden, der durch die Fehlzeiten der Mitarbeiter entsteht, ist beachtlich. Wenn Sie die Fehlzeitenquote und Gehaltsstruktur Ihres Teams kennen, können Sie leicht errechnen, welcher Schaden dem Unternehmen betriebswirtschaftlich entsteht. Werden Fehlzeiten durch Zeitarbeit kompensiert, addieren sich diese Kosten.

Doch das ist nicht alles: Meist werden Fehlzeiten durch das verbleibende Team ausgeglichen. Das geht jedoch auf Dauer nicht gut. Schnell fühlen sich die verbliebenen Mitarbeiter durch die Mehrarbeit gestresst und werden unzufrieden. Die Gefahr, dass diese in der Folge auch erkranken, ist groß. So werden die Fehlzeiten des Teams weiter in die Höhe getrieben.

Die enge Personaldecke führt weiterhin leicht dazu, dass das Betriebsklima leidet. Durch die Zusatzarbeit sind die anwesenden Mitarbeiter überfordert, werden „dünnhäutiger“ und das Klima im Team wird harscher.

Weiterhin wird das Ansehen des Mitarbeiters, der viele Fehlzeiten aufweist, geschädigt. Schließlich „nervt“ es, für andere immer wieder Mehrarbeit leisten zu müssen. Gerade wenn die Ursache der Erkrankung unbekannt ist, kommt es schnell zu Gerüchten und die Position des erkrankten Mitarbeiters leidet.

Störungen der Arbeitsabläufe, Produktivitätsverluste, der Anstieg der Fehlerquote, Beschwerden von Kunden aufgrund von Fehlern sind weitere negative Auswirkungen.

Auch das Ansehen der Führungskraft, die ein Team mit hohem Krankenstand unter sich hat, wird in Mitleidenschaft gezogen. Schnell heißt es „er/sie hat das Team nicht im Griff“. Es gibt also viele gute Gründe, Fehlzeitengespräche zu führen. Sie gehören zu guter Führung einfach dazu.

Wann sollten Sie ein Fehlzeitengespräch führen?

Wenn die anderen Mitarbeiter im Team sich über die Fehlzeiten eines Kollegen beschweren, ist es eigentlich schon zu spät.

Besser ist es, pro-aktiv vorzugehen. Nach jeder mehrtägigen Abwesenheit oder wenn kurze Abwesenheiten sich häufen, ist es sinnvoll, konsequent ein Fehlzeitengespräch zu führen. Führen Sie das Gespräch zeitnah nach der Rückkehr des Mitarbeiters.

Bereiten Sie sich auf jedes Fehlzeitengespräch gut vor

Ein Fehlzeitengespräch ist ein sensibles und anspruchsvolles Gespräch. Daher sollte man es niemals zwischen Tür und Angel führen. Es ist auch kein Gespräch, das sich nach „Schema F“ abspulen lässt. Es braucht vielmehr Ruhe und gute Vorbereitung. Dazu gehören vor allem die folgenden zwei Punkte:

1. Überprüfen Sie Ihre Haltung

Es ist sehr wichtig, niemals mit einer Vorwurfshaltung in das Gespräch zu gehen. Selbst wenn Sie vermuten, dass der Mitarbeiter blau gemacht hat, ist diese Haltung unangebracht und gefährlich. Zu leicht kann man sich irren und dann kommt es zu einer peinlichen und kaum wiedergutzumachenden Situation. Bei einem guten Fehlzeitengespräch geht es vielmehr darum, Wertschätzung und Fürsorge ausstrahlen. Dazu brauchen Sie die richtige Einstellung. Denken Sie also darüber nach: Was schätzen Sie an Ihrem Mitarbeiter? Selbst wenn Sie gerade verärgert sind, denken Sie an die guten Seiten, Fähigkeiten und Ergebnisse, die er/sie bisher gezeigt hat. Gehen Sie in jedes Fehlzeitengespräch wertfrei und offen.

2. Sammeln Sie Fakten

Informieren Sie sich genau, wie viele Tage der Mitarbeiter gefehlt hat. Gerade wenn ein Mitarbeiter wiederholt fehlt, ist es wichtig, die konkreten Zahlen vor sich zu haben: Es gab X Fehltage innerhalb der letzten X Wochen oder Monate. Wenn es wiederholt zu Fehlzeiten kam, können Sie auch eine Fehlzeitenübersicht ausdrucken.

Welches Ziel verfolgen Sie mit dem Fehlzeitengespräch?

Für eine Führungskraft ist es wichtig zu erfahren, welche Hintergründe die Fehlzeiten haben. Sind Sie rein medizinisch bedingt und haben ihre Ursache nicht in der Arbeit, können Sie an der Tatsache nichts ändern. Doch auch in diesem Fall können Sie die Situation besser einschätzen. Sie können erfragen, ob eine besondere Rücksichtnahme notwendig und angebracht ist. Gleichzeitig können Sie den Mitarbeiter dem Team gegenüber in Schutz nehmen. Das ist für alle entlastend und beugt Unfrieden und Gerüchten im Team vor.

Wenn die Fehlzeiten des Mitarbeiters motivationsbedingt sind, ist es umso wichtig, das Gespräch zu suchen. Es ist gefährlich, wenn ein Mitarbeiter unzufrieden ist, sie aber nicht wissen, was eigentlich los ist. Es ist wichtig herauszufinden, was Ihren Mitarbeiter umtreibt und was ihn stört. Nur dann können Sie Abhilfe schaffen und zur Lösung der Situation beitragen.

Wie läuft ein Fehlzeitengespräch ab?

Zu jedem guten Fehlzeitengespräch gehören verschiedene Bausteine:

Zeigen Sie Freude, dass der Mitarbeiter wieder an Bord ist.
Betonen Sie, dass aufgefallen ist, dass der Mitarbeiter gefehlt hat und dass er wichtig für Sie und das Team ist.
Fragen Sie nach, wie es dem Mitarbeiter jetzt geht. So kann der Mitarbeiter Ihnen erzählen, wie er seinen Gesundheitszustand einschätzt.
Erfragen Sie auf jeden Fall, ob die Arbeit ganz oder in Teilen der Grund für die Erkrankung ist. Wenn dies der Fall ist, können Sie im Anschluss gemeinsam nach Lösungen zu suchen, um die Situation zu verbessern.
Fragen Sie nach, ob die Erkrankung damit beendet ist. So hat der Mitarbeiter die Gelegenheit, über eventuell länger andauernde, gesundheitliche Probleme zu sprechen.
Informieren Sie den Mitarbeiter, was in der Zwischenzeit passiert ist und helfen Sie ihm bei der erfolgreichen Rückkehr.

Was bei häufigen Fehlzeiten zusätzlich zu beachten ist

Sprechen Sie den Mitarbeiter direkt auf die Fehlzeiten an. Zeigen Sie ihm seine Fehlzeitenübersicht. Sagen Sie ihm zum Beispiel: Mir ist aufgefallen, Sie waren in den letzten 3 Monaten 11 Tage krankgeschrieben. Ich mache mir Sorgen.“ Fragen Sie, ob das Fehlen etwas mit der Arbeit zu tun hat und was Sie tun können, damit er/sie weniger oft krank ist.

Hören Sie gut und verständnisvoll zu, was der Mitarbeiter Ihnen jetzt erzählt. Nehmen Sie sich Zeit, damit Ihr Mitarbeiter Ihnen Vertrauen schenken kann. So können Sie Hintergründe erfahren und die Situation einschätzen. Die Techniken des aktiven Zuhörens helfen Ihnen dabei.

Wenn Sie nun Ursachen erfahren haben, können Sie gemeinsam nach Lösungen suchen. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter am besten direkt nach eigen Vorschlägen, um die Situation zu verbessern:

Was kann das Unternehmen tun? Zum Beispiel ein anderer Schreibtischstuhl bei Rückenschmerzen
Was können Sie als Führungskraft tun? Zum Beispiel organisatorische Änderungen, Training oder das Lösen von Teamkonflikten.
Was kann der Mitarbeiter selbst beitragen? Zum Beispiel durch bessere Eigenorganisation.

Was sollten Sie in einem Fehlzeitengespräch vermeiden?

Fehler im Fehlzeitengespräch führen zu Demotivation und innerer Kündigung. Sie zerstören die Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Mitarbeiter. Das sollten Sie auf keinen Fall tun:

Vorwürfe äußern
die Erkrankung anzweifeln
die Beschwerden bagatellisieren, nach dem Motto „Das wird schon wieder“
das Gespräch unter Zeitdruck führen

Behalten Sie dieses Zitat des Soziologen Bernhard Baruda dabei im Hinterkopf:

„Fehlzeiten sagen etwas über den Gesundheitsstand einer Organisation aus, nicht über den eines Menschen.“

Tipp: So lösen Sie Blockaden

Viele Mitarbeiter sind erleichtert, wenn Sie sich Ihrer Führungskraft mit gesundheitlichen Problemen anvertrauen können und wenn Sie dort Verständnis und Rückhalt finden. Manchmal kann es jedoch auch vorkommen, dass ein Mitarbeiter dicht macht und die Gründe seiner Erkrankung nicht nennen möchte. Da dies sein gutes Recht ist, können Sie in diesem Fall Ihre Fürsorge betonen. Sagen Sie zum Beispiel: „Ich möchte nicht, dass hinter Ihrem Rücken über Sie getuschelt wird. Wenn ich die Hintergründe kenne, kann ich leichter im Team für Verständnis sorgen.“

„Fehlzeiten sagen etwas über den Gesundheitsstand einer Organisation aus, nicht über den eines Menschen.“

Seminartipp: Mitarbeitergespräche sicher und professionell führen

Mitarbeitergespräche sind die Basis guter Führung. Es gibt die unterschiedlichsten Anlässe und Formen von Mitarbeitergesprächen: Basisgespräche, Kritikgespräche, Konfliktgespräche, Fehlzeitengespräche, Delegationsgespräche oder Moderationsgespräche bei Teamkonflikten.

Im dreitägigen Führungstraining „Praxisorientiertes Führen“ erhalten Sie für alle Gesprächstypen praxisbezogene, umsetzbare Leitfäden. Dabei wird jedes Mitarbeitergespräch in verschiedene Schritte untergliedert, zu denen die Teilnehmer detaillierte Hilfestellungen erhalten. Leicht nachvollziehbar und auf den Punkt gebracht.

Sie lernen, in allen Situationen wertschätzend zu kommunizieren und auch unangenehme Gespräche selbstbewusst und professionell zu führen.

Mehr Informationen zum Training „Praxisorientiertes Führen“.

Foto: Nach einem Bild von Free-Photos auf Pixabay

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