Richtig delegieren: 6 Regeln für das effektive Delegieren

Delegieren Sie effizient und mit Weitblick!

Führungskompetenz besteht in einem hohen Maße darin, Aufgaben sinnvoll weiterzugeben. Andere Menschen zu befähigen, Aufgaben erfolgreich zu übernehmen, erfordert Vertrauen in die Fähigkeiten des anderen und auch eine Menge Selbstdisziplin. 

Oft verfallen Führungskräfte der Versuchung, „Lassen Sie mich mal machen“ zu sagen und die Aufgabe schnell mal eben selbst zu erledigen. Doch es gibt gute Gründe, der Versuchung zu widerstehen. Lesen Sie hier unsere Tipps zum effektiven Delegieren.

Warum sollten Sie der „Lassen Sie mich mal machen-Versuchung“ widerstehen und konsequent delegieren?

Was kann man delegieren?

So delegieren Sie richtig

Bevor Sie eine Aufgabe delegieren, sollten Sie folgende Fragen beantworten:

Die Überlegung lautet: An wen delegiere ich die Aufgabe, sodass ich das beste Ergebnis erhalte? Die Entscheidung hängt davon ab, wie schnell die Aufgabe erledigt sein muss. Wenn Eile geboten ist, werden Sie Ihre erfahrenen Leistungsträger beauftragen, die aber oft schon viele andere Dinge um die Ohren haben.

Langfristig ist es daher sinnvoll, über Alternativen nachzudenken und auch andere Mitarbeiter langsam für bestimmte Aufgaben aufzubauen. Sie werden zunächst vielleicht mehr Zeit und Korrekturläufe benötigen, bis Sie das gewünschte Ergebnis erhalten, aber auf Dauer wird sich der Einsatz lohnen.

Je genauer Sie die Aufgabe definieren, umso besser wird das Ergebnis. Mal kurz eine Aufgabe „herüberzuschieben“, bringt selten das gewünschte Ergebnis und frustriert die Mitarbeiter auf Dauer nur. 

Der Mitarbeiter, der die Aufgaben erledigen soll, muss vor allem wissen, welches Ziel erreicht werden soll. Die genaue Vorgabe des erwarteten Ergebnisses ist entscheidend, weniger der Weg, der zu dem Ergebnis führt. So hat der Mitarbeiter die Chance, mitzudenken und kreativ zu arbeiten. Auch unangenehme oder eilige Aufgaben kann er dann leichter akzeptieren.

Bei der Übertragung der Aufgabe muss daher in jedem Fall vermittelt werden:

• Welchen Sinn und Zweck hat die Aufgabe?
• Welches Ergebnis wird erwartet?
• Zu welchem Termin muss die Aufgabe erledigt sein?
• Welche Hilfsmittel und welches Budget stehen zur Verfügung?

Bei komplexen Aufgaben ist ein Feedback des Mitarbeiters sinnvoll. Lassen Sie ihn die Aufgabe mit eigenen Worten wiederholen, um zu überprüfen, ob Ihre Botschaften verstanden wurden.

Mit dem Delegieren der Aufgabe geben Sie Verantwortung ab und räumen dem Mitarbeiter Freiräume in der Ausgestaltung der Aufgabe ein. Je nach Situation und Erfahrungsschatz des Mitarbeiters werden Sie jedoch das Maß an Verantwortung und die Spielräume variieren müssen. 

Unerfahrene Mitarbeiter werden mehr Anleitung benötigen. Dann ist es sinnvoll, Zwischenziele zu vereinbaren und sich in kleinen Schritten dem Ziel zu nähern. Denken Sie immer daran: Die Zeit, die Sie jetzt investieren, wird sich bald rechnen!

Erfahrene Mitarbeiter dagegen benötigen keine schrittweise Anleitung, weil sie selbst genau im Kopf haben, wie sie vorgehen wollen. Sie wollen die Verantwortung übernehmen und den Weg zum Ziel selbst finden. Mit zu vielen Vorgaben und Kontrollen setzen Sie ein falsches Signal, nämlich dass Sie ihnen diese Aufgabe nicht zutrauen. Lassen Sie also los und übertragen Sie die Verantwortung!

Jede Aufgabe, die Sie delegiert haben, müssen Sie auch kontrollieren. Schließlich wollen Sie wissen, ob Ihre Delegationsform die richtige war und ob der Mitarbeiter dieser Aufgabe gewachsen war. Machen Sie dem Mitarbeiter klar, dass Sie die Sache kontrollieren und nicht die Person.

Es geht um eine konstruktive Rückmeldung im Hinblick auf die definierten Ziele. Auch Ihre Mitarbeiter haben an dieser Stelle Gelegenheit zu Anregungen und Kritik, denn dies ist ein Indiz für Mitdenken, für Vertrauen und Motivation. Vergessen Sie nicht, sich zu bedanken, wenn eine Aufgabe zu Ihrer Zufriedenheit gelöst wurde.

Fazit: So delegieren Sie effizient – für sich selbst und Ihre Mitarbeitenden

Es lohnt sich, dem „Lassen Sie mich mal machen“-Effekt zu widerstehen. Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden wachsen! Heben Sie sie auf ein höheres Kompetenzniveau, indem Sie ihnen Verantwortung übertragen und so Entwicklungsmöglichkeiten bieten. Profitieren Sie von den Freiräumen, die Ihnen dadurch für strategische Aufgaben zur Weiterentwicklung Ihres Unternehmens entstehen.

„Wer seiner Führungsrolle gerecht werden will, muss genug Vernunft besitzen, um die Aufgaben den richtigen Leuten zu übertragen, und genügend Selbstdisziplin, um ihnen nicht ins Handwerk zu pfuschen.“

 (Theodore Roosevelt)

6 goldene Regeln zum Delegieren von Aufgaben

1. Lernen Sie loszulassen und den Fähigkeiten und Potenzialen Ihrer Mitarbeiter zu vertrauen.
2. Überlegen Sie, wer für die Aufgabe am besten geeignet ist. Wägen Sie ab zwischen der Dringlichkeit der Aufgabe und langfristigen Aspekten wie dem Kompetenzaufbau von Mitarbeitern.
3. Erläutern Sie klar und deutlich die Aufgabe, das Ziel, die Hilfsmittel und den Sinnzusammenhang.
4. Lassen Sie wo immer möglich Spielraum für eigene Lösungswege. Aber bieten Sie auch Ihre Unterstützung an, wenn der Mitarbeiter den Weg zum Ziel bisher nicht allein findet. 
5. Geben Sie Feedback: Besprechen Sie Erfolge und Fehler und nutzen Sie auch die Gelegenheit für ein Dankeschön oder ein Lob, wenn eine Arbeit gut erledigt wurde.
6. Halten Sie sich an den Grundsatz: so wenig Fremdkontrolle wie nötig, so viel Selbstkontrolle, wie möglich.
   

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