Meetings: Highlights statt Zeitfresser. So geht es!

Meetings, Besprechungen, Konferenzen, Klausurtagungen, Sitzungen und Workshops nehmen für viele Mitarbeiter und Führungskräfte einen großen Teil ihrer Arbeitszeit in Anspruch. Sie sind eine wichtige Kommunikationsform, um Informationen auszutauschen, Probleme zu lösen und Entscheidungen zu finden.

Laut einer Studie des Beratungsunternehmens Bain verbringen die Mitarbeiter im Schnitt 15 Prozent ihrer Zeit in Meetings. Für Führungskräfte kann dieser Wert jedoch deutlich höher ausfallen. Umso wichtiger ist es, diese Zeit effektiv zu nutzen.

In einer internationalen Studie von Ovum und join.me waren die deutschen Teilnehmer jedoch der Meinung, dass 65 Prozent der Meetings gar nicht sinnvoll seien. In Frankreich, Italien und Spanien scheint die Zahl der überflüssigen Meetings sogar noch höher zu liegen. Meetings gehören offenbar zu den größten Zeitfressern im Arbeitsalltag. Doch das muss nicht so sein!

Wie also kann man die Effizienz von Meetings verbessern? Als Führungskraft haben Sie die Möglichkeit, Meetings so zu gestalten, dass sie gleichzeitig effizient und motivierend für die Mitarbeiter sind.

Effizienz beginnt bei der Einladung zum Meeting

Laden Sie schriftlich ein und lassen Sie sich die Teilnahme bestätigen. Laden Sie nur die Teilnehmer ein, die wirklich gebraucht werden. Je weniger Leute, desto mehr engagiert sich der Einzelne. In der Regel geht dadurch alles schneller. Sollten Sie mehrere Punkte auf der Tagesordnung haben, ist es sinnvoll, eine schriftliche Agenda vorzubereiten. Ganz wichtig: Die genaue Dauer der Besprechung sowie die Zielsetzung sind in der Einladung vorgegeben.

Eine gute Vorbereitung spart Zeit

Bestehen Sie darauf, dass die Teilnehmer vorbereitet zur Sitzung erscheinen. Gegebenenfalls ist es sinnvoll, die Teilnehmer zu bitten, sich auf ein Thema schriftlich vorzubereiten. So können Sie zum Beispiel dazu auffordern, einen Lösungsansatz oder Vorschlag zu einem bestimmten Thema schriftlich einzureichen. Durch eine solche Maßnahme kann man viel Zeit sparen und zugleich sicherstellen, dass alle Meinungen Beachtung finden.

Starker Moderator – starkes Meeting

Als Moderator beginnen Sie eine Besprechung immer pünktlich. Bestrafen Sie die Pünktlichen nicht, indem Sie auf die Verspäteten warten. Schließen Sie die Tür. Innerhalb kürzester Zeit werden Sie auf diese Weise die Unpünktlichkeit im Griff haben. Unterbrechungen von außen sind nicht erlaubt. Die Handys bleiben ausgeschaltet.

Manche Menschen sehen in Meetings eine Gelegenheit zur Selbstdarstellung. Der Moderator muss den Mut haben, Vielschwätzer zu unterbrechen. Dazu ist Fingerspitzengefühl notwendig. Eine Möglichkeit für ein taktvolles Eingreifen besteht darin, den Betreffenden zwar für seinen Beitrag zu loben, dann jedoch gezielt die anderen Teilnehmer um Ihre Meinung zu diesem Punkt zu bitten. Begrenzen Sie notfalls Diskussionen, indem Sie Redezeiten vorgeben und kontrollieren.

Die Einhaltung von grundlegenden Gesprächsregeln sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein. Dennoch gibt es oft Situationen, in denen der Moderator die Teilnehmer daran erinnern muss. Wiederholen Sie also im Bedarfsfall ruhig, was die Grundlagen jeder Kommunikation sind:

Andere Teilnehmer ausreden lassen und zuhören
Sich selbst kurz halten
Sachlich bleiben, denn für Gehässigkeiten und Animositäten darf ein Meeting keinen Spielraum bieten.
Handys aus, keine E-Mails nebenbei schreiben

Den Zeitrahmen einhalten

Enden Sie pünktlich. Übernehmen Sie gegebenenfalls Punkte, die nicht mehr angesprochen werden konnten, auf die Agenda der nächsten Besprechung oder vereinbaren Sie einen separaten Termin.

Klare Ziele für mehr Effizienz im Meeting

Effizient ist eine Besprechung nur dann, wenn auch Ergebnisse erzielt werden. Sorgen Sie dafür, dass am Ende des Meetings ein Protokoll mit einem Maßnahmenplan erstellt wird, der die Aufgaben, Zuständigkeiten und Termine konkret darstellt. Jeder Teilnehmer muss wissen, dass die Erledigung der zugeteilten Aufgaben auch kontrolliert wird.

2 Praxistipps

Es muss nicht immer eine „Sitzung“ sein. Gerade im kleinen Kreis ist ein Meeting im Stehen manchmal effektiver. Das Treffen am Stehtisch belebt die Gesprächsrunde und verkürzt in der Regel das Meeting.
Eine sparsam und gezielt eingesetzte Visualisierung hilft, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer aufrecht zu halten. Setzen Sie zum Beispiel ein Whiteboard oder ein Flipchart ein, um die wichtigsten Punkte und Ideen festzuhalten.

So wird aus jedem Meeting ein Highlight

Die Effizienz von Besprechungen lässt sich durch eine gute Vorbereitung und disziplinierte Kommunikation nachhaltig verbessern. Das spart Zeit und Geld.

Doch bei aller Effizienz: Unterschätzen Sie nicht den sozialen Aspekt von Besprechungen. Als Vorgesetzter gibt Ihnen ein Meeting die Chance, eine positive Grundstimmung zu vermitteln und durch Ihre Vorbildfunktion zu überzeugen. Zeigen Sie also Ihre Begeisterung für die jeweiligen Projekte, vermitteln Sie Ihre Visionen und reißen Sie die anderen Teilnehmer mit. So werden Meetings zu motivierenden Highlights im Arbeitsalltag.