In vielen erfolgreichen Unternehmen stehen am Ende des Geschäftsjahres die Jahresgespräche an. Sie bieten die Gelegenheit zu einem intensiven Austausch, denn sie sollten keine operativen Inhalte haben, sondern ein konstruktives Gespräch auf Augenhöhe zwischen der Führungskraft und ihrem Team-Mitglied sein. Jahresgespräche haben dadurch die Chance zu Glanzpunkten im Jahr zu werden.
Ziel ist es, das gemeinsame Miteinander zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden zu gestalten und zu optimieren. Diese kostbaren 1:1-Gespräche sollten daher gut investierte Zeit sein und wertvolle Erkenntnisse für beide Seiten liefern. Konstruktiv, offen und motivierend geführt, sollen sie eine neue Runde einer erfolgreichen Zusammenarbeit einläuten.
Oft werden die Jahresgespräche jedoch von beiden Seiten als lästige Pflichttermine wahrgenommen, die man halt schnell noch im Terminkalender unterbringen muss.
Jahresgespräche: Ungeliebte Pflichttermine oder gewinnbringende Dialoge?
Jahresgespräche – echt schon wieder? Die Jahresgespräche werden mitunter sowohl von Führungskräften als auch von Mitarbeitenden ungern geführt. „Immer das gleiche! „Was soll da schon rauskommen?“ „Augen zu und durch!“ „Hoffentlich kommen keine unangenehmen Themen auf!“ Solche Sätze schießen beiden Seiten beim Gedanken an die anstehenden Jahresgespräche vielleicht durch den Kopf.
So richtig Lust hat daher oft keiner darauf und manche Menschen gehen sogar mit einem mulmigen Gefühl in das Gespräch. Schließlich beinhalten die Jahresgespräche in den meisten Fällen auch eine Leistungsbeurteilung, die bei Führungskräften und Mitarbeitenden oft wenig beliebt ist. So werden die Jahresgespräche als lästiger Pflichttermin oft schnell und bürokratisch durchgezogen.
Ein Standard-Fragebogen, der starr gehalten ist und nur wenige gesprächsöffnende Fragen enthält, unterstützt diese Vorbehalte zusätzlich.
Jahresgespräche als reine Leistungsbewertung?
Inhaltlich können Jahresgespräch stark variieren. In der Praxis finden sich immer wieder Fragebögen, bei denen eine einseitige Leistungsbewertung des Mitarbeitenden im Zentrum steht.
Diese Form der Jahresgespräche ist als Leistungsgespräch zu definieren und bildet in der Regel die Basis für Gehaltsanpassungen, Boni oder andere leistungsabhängige Vergütungen. Eine standardisierte Leistungsbewertung soll sicherstellen, dass diese Belohnungen gerecht und transparent zugewiesen werden.
Dieser Aspekt ist wichtig, doch ein einseitiger Fokus auf Leistung kann Menschen unter Stress setzen. Der empfundene Druck wirkt vielmehr kontraproduktiv und kann die Beziehung zur Führungskraft und die Arbeitszufriedenheit beeinträchtigen.
Daher ist es sinnvoll, dass Jahresgespräche jenseits der Leistungsbewertung auch Raum für andere Themen bieten. Dazu gehören zum Beispiel die persönliche Entwicklung, Arbeitszufriedenheit, Kommunikation, Zusammenarbeit oder Karriereplanung. Denn diese Aspekte sind entscheidend für die langfristige Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden und damit auch letztlich auch für ihre Leistungen.
Jahresgespräche brauchen eine ausgewogene, ganzheitliche Gesprächsstruktur
Jahresgespräche bieten einen Raum für ein wertvolles, ehrliches und gewinnbringendes Gespräch zwischen der Führungskraft und ihrem Team-Mitglied. Jedes Jahresgespräch sollte daher, wie die Graphik veranschaulicht, drei Dimensionen abdecken:
- Rückblick auf das vergangene Jahr
- Status Quo der aktuellen Zufriedenheit und Situation des Mitarbeitenden
- Ausblick auf die zukünftige Zusammenarbeit und Entwicklung
Jede dieser drei Dimensionen sollte in einem Jahresgespräch vorkommen.
Es gibt keinen Fragebogen für Jahresgespräche, der für alle Unternehmen funktioniert
Oft werden wir von Kunden nach einem Standard-Fragebogen für Jahresgespräche gefragt. Einen Standard, der für alle Unternehmen anwendbar ist, gibt es nicht, denn hinter den Jahresgesprächen stecken viele firmenspezifischen Überlegungen, Strukturen, Bedürfnisse und Traditionen. Daher ist jeder Fragebogen für Jahresgespräche ein individuelles, auf die Firmenbedürfnisse zugeschnittenes Dokument.
Dennoch gibt es Gemeinsamkeiten. Es ist sinnvoll, dass die drei genannten Dimensionen (Rückblick, Status, Ausblick) aufgegriffen werden, doch wie ausführlich und in welcher Form, kann unterschiedlich ausfallen. Das ist abhängig vom Unternehmen, der Branche, der Unternehmenskultur, der Historie, von Zielsetzungen und besonderen Herausforderungen.
In der Zusammenarbeit mit Unternehmen aus dem Mittelstand verwenden wir daher ein modulares Baukasten-System. Wir sehen uns den vorhandenen Fragebogen an und besprechen gemeinsam mit dem Unternehmen, ob Module geändert oder ergänzt werden sollen. Dann entwickeln wir einen angepassten Fragebogen. Im Anschluss werden die Führungskräfte, die die Jahresgespräche führen werden, auf Basis des neuen Fragebogens geschult.
Mögliche Bausteine für Jahresgespräche
Diese Module können unternehmensspezifisch ausgewählt und abgestimmt werden.
Hier ist ein Überblick über die möglichen Bausteine:
1) Rückblick auf das vergangene Jahr
- Ziele und Vereinbarungen: Welche Ziele aus dem vergangenen Jahr wurden erreicht? Welche der getroffenen Vereinbarungen wurden eingehalten und welche nicht? Was sind die Hintergründe dafür? Welche Erfolge und Fortschritte sehen wir? Welche Hindernisse und Herausforderungen gab es?
- Grundlegende Veränderungen: Gab es Veränderungen im Aufgabenbereich? Sind Aufgaben dazugekommen oder weggefallen? Gab es persönliche Veränderungen in der Life-Work-Balance? Welche Auswirkungen hatten diese Veränderungen?
- Gelebte Werte: Wie werden die Unternehmenswerte im Alltag gelebt? Dieses Modul ist sinnvoll, wenn Unternehmenswerte definiert und kommuniziert wurden und das Unternehmen diese festigen möchte.
- Leistungsbewertung: Wie ist die Sicht der Mitarbeitenden und wie die Sicht der Führungskraft? Wenn es Abweichungen in den Sichtweisen gibt, ist dies ein Anlass für einen Austausch dazu. Leistungsbewertungen sollten auch an Beispielen und Situationen belegt werden können. Die Bewertung sollte sowohl die Fachkompetenzen wie auch die Methodenkompetenzen, sozialen und persönlichen Kompetenzen umfassen. Welche Leistungen genau gemessen werden sollten, ist ein Prozess, der vom Unternehmen im Vorfeld sorgfältig durchdacht werden sollte. Auch ist es sinnvoll, zu definieren, was sich hinter umfassenden Begriffen wie z.B. Kommunikationsfähigkeit konkret verbirgt, um eine valide Gesprächsgrundlage zu haben und um Missverständnisse zu vermeiden.
2) Status Quo
Egal, wie das Jahr lief, jetzt geht es um die aktuelle Situation.
- Aktuelle Stimmungslage: Wie ist derzeit die Stimmungslage bezüglich der Aufgaben, des Teamklimas, des Verhältnisses zur Führungskraft?
- Zufriedenheitsfaktoren: Was gefällt dem Mitarbeitenden gut? Was motiviert und bestärkt ihn/sie? Womit ist er/sie zufrieden? Was soll beibehalten werden? Was sollte verstärkt werden?
- Unzufriedenheitsfaktoren: Was sorgt aktuell für Frust, Missstimmung, behindert die Leistungen oder macht Sorgen? Was sollte sich ändern?
3) Zukunftsorientierter Ausblick
Aus der Vergangenheit kann man lernen, doch am Ende ist es wichtig, die Zukunft so zu gestalten, dass sowohl der Mitarbeitende und als auch das Unternehmen ihre Interessen und Bedürfnisse wahren können. Diese Themen sind dabei relevant:
- Aufgabenentwicklung: Wie soll das Aufgabenfeld künftig aussehen? Sollen neue Aufgaben übernommen werden? Sollen Aufgaben abgegeben werden? Welche Aufgaben haben welche Priorität?
- Kompetenzentwicklung: Welche Kompetenzen will der Mitarbeitende erwerben oder verbessern? Identifizieren Sie Fähigkeiten, die weiterentwickelt werden sollen. Leiten Sie gemeinsam daraus Entwicklungsmaßnahmen ab. Welche Fort- und Weiterbildungen sind sinnvoll? Wie sieht die Karriereplanung aus? Welche Karrierewege und Entwicklungsperspektiven hat der Mitarbeitende?
- Erwartungen: Welche Erwartungen bestehen an das Unternehmen und an die Führungskraft? Wo besteht Verbesserungspotential? Welche Hilfestellungen werden erwartet? Wie kann die Entwicklung des Mitarbeitenden unterstützt werden? Welche Erwartungen hegt der Mitarbeitende an sich selbst?
- Zielsetzung und Vereinbarungen: Setzen Sie klare, messbare Ziele für das kommende Jahr. Tipps für klare und präzise Zielvereinbarungen finden Sie hier.
Jahresgespräche souverän führen – 7 Praxistipps für Führungskräfte
Aus dem Jahresgespräch sollten beide Seiten mit einem guten Gefühl für die weitere Zusammenarbeit herausgehen. Die Führungskraft kann mit ihrer Haltung und mit einer professionellen Vorbereitung und Gesprächsführung die Gespräche maßgeblich steuern. Diese 7 Tipps helfen dabei.
Tipp 1: Jahresgespräche braucht eine gute Vorbereitung
Zur Vorbereitung gehören folgende Punkte:
- Laden Sie Ihr Team-Mitglied offiziell und mit angemessener Vorbereitungszeit zum Jahresgespräch ein. Planen Sie ausreichend Zeit ein (60 bis 90 Minuten sind notwendig).
- Sorgen Sie dafür, dass Sie nicht gestört werden. Buchen Sie dazu einen geeigneten Raum und vermeiden Sie eine frontale Sitzposition. Sitzen Sie lieber im 90-Grad-Winkel zueinander, um Augenhöhe zu erreichen.
- Sammeln Sie die notwendigen Informationen und Unterlagen wie Leistungsdaten, Feedback von Kollegen und Kunden und das Protokoll aus dem Vorjahr und lesen Sie sie vor dem Gespräch nochmals durch.
- Überlegen Sie im Vorfeld: Welche Fragen, Erwartungen und Einwände können auftauchen? Was kann ich versprechen oder zusagen und was nicht?
Tipp 2: Für die Jahresgespräche ganzjährig Informationen sammeln
Wenn Sie die Informationen zur Mitarbeitenden erst kurz vor dem Gespräch zusammenstellen, erhalten Sie mitunter ein verzerrtes Bild. Vielleicht war der letzte Monat ein besonders guter oder ein besonders schlechter in Bezug auf die Leistungen des Mitarbeitenden. Dann wird er den Blick auf den Gesamtzeitraum vielleicht stark beeinflussen.
Machen Sie sich daher über das ganze Jahr hinweg Notizen zu Ihren direkten Mitarbeitenden. Sammeln Sie Situationen, die ihnen positiv oder negativ aufgefallen sind. Dann haben Sie im Jahresgespräch ganz konkrete Beispiele und einen unverfälschteren Blick auf das Gesamtjahr.
Tipp 3: Achten Sie auf Ihre mentale Vorbereitung
Gehen Sie mit einer positiven und offenen Haltung ins Gespräch, auch wenn der Mitarbeitende in letzter Zeit nicht vollständig Ihre Erwartungen erfüllt hat. Sie möchten verstehen, wie es diesem Menschen in Ihrem Unternehmen und Ihrer Abteilung gerade geht. Ihre Haltung sollte daher wohlwollend sein. Nehmen Sie also die Rolle eines Mentors ein.
Prüfen Sie also Ihre Haltung: Wie gehe ich ins Gespräch? Bin ich offen? Habe ich eine wohlwollende Haltung?
Sorgen Sie für eine ungestörte, entspannte Atmosphäre und bleiben Sie in der Sache fokussiert.
Wie Sie vom Chef zum Mentor werden, lesen Sie hier.
Tipp 4: Der Dialog steht im Vordergrund
Ein gute Jahresgespräch ist ein offener Dialog in einer wertschätzenden Atmosphäre. Kästchen in einem Fragebogen, die mechanisch angekreuzt werden, reichen dazu nicht aus. Das Jahresgespräch sollte Raum für offene Fragen und gezielte Austauschformate bieten.
Achten Sie darauf, aktiv zuzuhören. Stellen Sie passende Fragen und wiederholen Sie in eigenen Worten, was Sie verstanden haben. In diesem Gespräch steht der Mitarbeitende im Vordergrund. Denken Sie also daran:
„Das echte Gespräch bedeutet: Aus dem Ich heraustreten und an die Türe des Du klopfen.“
Albert Camus
Tipps zum aktiven Zuhören finden Sie hier.
Tipp 5: Jahresgespräche als Chance zum Neustart
Bei der Übernahme einer neuen Abteilung oder eines Teams bieten die Jahresgespräche eine gute Gelegenheit, um über unerfüllte Erwartungen und Bedürfnisse zu sprechen. Vielleicht sind vom Vorgänger noch Versprechungen offengeblieben, die nicht erfüllt wurden. Die Erfahrung zeigt, dass diese Punkt zwar oft bei den Erstgesprächen von der neuen Führungskraft erfragt werden, manche Menschen jedoch erst dann offen sprechen, wenn sie die neue Führungskraft etwas besser kennengelernt haben und ihr vertrauen.
Dann ist jetzt die Chance gekommen, gemeinsam neue Perspektiven zu erarbeiten.
Tipp 6: Kritik als Wachstumschance sehen
Kennzeichen eines Jahresgesprächs ist es, dass auch Kritik geäußert und empfangen wird. Dies betrifft beide Seiten.
Nicht jeder ist geübt darin, Kritik konstruktiv zu äußern. Genauso ist nicht jeder gut darin, Kritik als gutgemeinten Verbesserungsvorschlag anzunehmen. Kritikfähigkeit ist für viele Menschen ein Lernprozess.
Reden Sie also mit Ihren Mitarbeitenden regelmäßig darüber, dass Kritik nicht als Angriff gedacht ist, sondern wie ein Geschenk gesehen werden kann und Räume für Verbesserung und Wachstum öffnet.
Wie Sie die Kritikfähigkeit in Ihrem Unternehmen verbessern, lesen Sie hier.
Tipp 7: Sorgfältige Nachbereitung der Jahresgespräche
Es ist üblich, dass Jahresgespräche dokumentiert werden und dass das von beiden Seiten unterzeichnete Protokoll an die Personalabteilung geht.
Genauso wichtig ist es jedoch, dass die direkte Führungskraft die getroffenen Vereinbarungen gewissenhaft nachverfolgt. Sorgen Sie also dafür, dass Informationen nachgereicht und Versprechen eingehalten werden. Stellen Sie die versprochenen Hilfsmittel zur Verfügung.
Planen Sie auch Folgegespräche ein, um Fortschritte zu besprechen, die im Rahmen der Zielvereinbarungen und Weiterbildungsmaßnahmen getroffen wurden.
Wichtig ist, dass die Jahresgespräche nicht die regelmäßigen Gespräche mit den Mitarbeitenden ersetzen. Sie sind vielmehr das i-Tüpfelchen auf den unterjährigen, regelmäßigen Mitarbeitergesprächen.
Warum lohnt es sich, die Jahresgespräche zu optimieren?
Es gibt viele gute Gründe, die Jahresgespräche als Chance zu sehen und zu nutzen:
1. Bessere Ergebnisse durch persönliches Wachstum
Durch die Besprechung von Entwicklungszielen und Weiterbildungsmaßnahmen bieten Jahresgespräche eine Plattform, um die berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeitenden zu unterstützen. Dies hilft nicht nur dem Mitarbeitenden, seine Fähigkeiten zu erweitern und Karriereziele zu erreichen, sondern kommt auch dem Unternehmen zugute.
2. Mehr Effektivität durch den richtigen Fokus
Wenn Team-Mitglieder genau wissen, was Sie von ihnen erwarten und welche Ziele sie erreichen sollen, sind sie in der Lage, ihre Arbeit effizienter und zielgerichteter zu gestalten. Dies kann zu einer höheren Produktivität und besseren Leistung führen.
3. Beziehungen stärken und Vertrauen aufbauen
Jahresgespräche fördern den Dialog zwischen Führungskraft und Team-Mitglied. Sie bieten somit die Gelegenheit, offen über Bedürfnisse, Erfolge, Herausforderungen und mögliche Konflikte zu sprechen. Dies verstärkt das Vertrauen und die Beziehung zwischen beiden Parteien und trägt zu einer besseren Arbeitsatmosphäre bei.
4. Erhöhung der Arbeitszufriedenheit und Verringerung der Fluktuation
Werden Erfolge anerkannt und Entwicklungsmöglichkeiten aufzeigt, kann die Motivation der Mitarbeitenden erheblich gesteigert werden. Wenn Menschen das Gefühl haben, dass ihre Meinung gehört wird und sie aktiv an der Gestaltung ihrer Arbeitsziele und Entwicklung beteiligt sind, steigert dies ihre Zufriedenheit. Eine hohe Arbeitszufriedenheit trägt wiederum zu einer geringeren Fluktuation und höheren Loyalität gegenüber dem Unternehmen bei.
5. Frühzeitige Identifikation von Problemen
Gut geführte Jahresgespräche bieten die Möglichkeit, frühzeitig Unzufriedenheiten, Probleme oder Missstände zu erkennen, sei es im Hinblick auf die Arbeitsleistung, die Zusammenarbeit im Team, unerfüllte Erwartungen oder persönliche Herausforderungen des Mitarbeitenden. Diese Probleme können dann gezielt und proaktiv angegangen werden, bevor sie sich zu größeren Schwierigkeiten entwickeln oder gar zu Kündigungen führen.
6. Strategische Personalplanung
Jahresgespräche liefern wertvolle Informationen für die strategische Personalplanung. Sie helfen dabei, den Entwicklungsstand zu erfassen, potenzielle Führungskräfte zu identifizieren und zukünftige Personalentwicklungsmaßnahmen zu planen. Dies trägt zur langfristigen Sicherung von Talenten und zur nachhaltigen Personalentwicklung im Unternehmen bei.
7. Erhöhte Transparenz und Fairness
Durch eine strukturierte und regelmäßige Durchführung von Jahresgesprächen wird ein einheitlicher Rahmen geschaffen, der Transparenz und Fairness fördert. Dann haben alle die gleiche Chance, Feedback zu erhalten und ihre Anliegen vorzubringen. Dies stärkt das Vertrauen in die Unternehmensführung und fördert eine Kultur der Offenheit und Gerechtigkeit.
8. Rechtliche Absicherung
In manchen Fällen können Jahresgespräche auch zur rechtlichen Absicherung des Unternehmens beitragen. Dokumentierte Gespräche über die Leistung eines Mitarbeitenden und vereinbarte Maßnahmen können im Falle von arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen als Beweismittel dienen.
Jahresgespräche: Wir unterstützen Sie gerne
Möchten Sie Ihre Jahresgespräche neugestalten und Ihre Führungskräfte besser darauf vorbereiten? Wir unterstützen Sie gerne dabei und bieten Ihnen u.a. folgende Maßnahmen an:
- Sichtung Ihres vorhandenen Fragebogens oder Gesprächsleitfadens für Jahresgespräche
- Optimierung des vorhandenen Fragebogens gemeinsam mit Ihren HR-Experten
- Alternativ: Neuaufbau eines Fragebogens für Jahresgespräche
- Training der Führungskräfte auf den neuen Fragebogen oder Gesprächsleitfaden, inklusive Simulationen und Vorbereitung auf Fragen und Einwände
- Review der gelaufenen Jahresgespräche mit den Führungskräften zur weiteren Optimierung Ihrer Jahresgespräche
Sprechen Sie uns gerne an und vereinbaren Sie ein unverbindliches Fachgespräch.
Foto: Bild von pressfoto auf Freepik
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