In diesem Artikel teilen wir Moderationstipps, um komplexe Meetingsituationen souverän zu meistern.
Schwierige Meetingsituationen erfordern hohe Moderationskompetenzen. Wer Verantwortung für Menschen oder für Projekte trägt, braucht diese ständig, denn in jedem Meeting treffen verschiedene Persönlichkeiten aufeinander. Das kann zu Reibungen und Konflikten führen.
Daher gehören Moderationsfähigkeiten zu den grundlegenden Fähigkeiten, die Führungs- und Fachkräfte benötigen. Doch nur die wenigsten wurden in ihrer Ausbildung auf die Herausforderungen vorbereitet, die eine Meeting-Moderation mit sich bringen kann.
Was gehört eigentlich alles zu den Moderationskompetenzen?
Moderationskompetenzen sind vielschichtig
Eine effektive Meeting-Moderation erfordert eine Kombination aus fachlichen, sozialen und methodischen Kompetenzen. Gerade weil diese Aufgabe so vielschichtig ist, ist sie anspruchsvoll.
Zu den Moderationskompetenzen gehören:
- Zielorientierung
Die Fähigkeit, das Meeting klar auf Ziele auszurichten, die Teilnehmenden bei Bedarf daran zu erinnern und Ergebnisse sicherzustellen. - Organisationsfähigkeit
Die Vorbereitung, die Erstellung einer Agenda, das Bereitstellen von Materialien, die Nachbereitung, all das erfordert Organisationstalent.
Informationen zu den verschiedenen Meeting-Phasen und Tipps für die optimale Vorbereitung finden Sie hier. - Technische Fertigkeiten
Der sichere Umgang mit Tools und Technologien, insbesondere bei virtuellen Meetings, gehört zu den grundlegenden Moderationskompetenzen. - Kommunikationsstärke
Eine klare und präzise Sprache für das Vermitteln von Inhalten ist notwendig, um alle Teilnehmenden auf den gleichen Wissensstand zu bringen. Immer wieder ist es auch notwendig, Fakten zusammenzufassen. Aktives Zuhören mit den Techniken des Paraphrasierens und Verbalisierens helfen bei der Meeting-Steuerung und der Motivation der Teilnehmenden. - Fragetechniken
Der Einsatz offener, geschlossener oder richtungsweisender Fragen ist wichtig, um Diskussionen anzuregen oder zu steuern. - Konfliktmanagement
Ein sensibler Umgang mit unterschiedlichen Meinungen, ohne Partei zu ergreifen, macht eine starke Moderation aus. Die Fähigkeit, Spannungen oder Konflikte konstruktiv zu moderieren und Lösungen zu finden, ist eine besondere Kunst der Moderation. - Zeitmanagement
Sicherzustellen, dass die Diskussion im vorgegebenen Zeitrahmen bleibt und zu stark ausufernde Diskussionen zu Nebenthemen zu verhindern, ist eine wichtige Aufgabe bei der Meeting-Moderation. - Visualisierung
Die Nutzung von Hilfsmitteln wie Flipcharts, Präsentationen oder digitalen Whiteboards dient dazu, Inhalte greifbar zu machen. - Motivation
Methoden zur Aktivierung der Teilnehmenden sind hilfreich, um auch stille Teilnehmer einzubeziehen und um stockende Meetings zu beleben. - Souveränität
Gute Moderatoren wertschätzen die Teilnehmenden und deren Beiträge. Sie sind in der Lage, auch in heiklen Situationen Ruhe zu bewahren, schwierige Menschen im Zaum zu halten und bei Bedarf Grenzen zu setzen. Auch der Umgang mit der eigenen Nervosität ist eine Moderationskompetenz.
Wie Sie in Meetings souverän bleiben und Ihre Nervosität im Griff behalten, lesen Sie hier.
7 schwierige Meeting-Situationen und Moderationstipps für den souveränen Umgang
Hier sind 7 schwierige Situationen in Meetings sowie mögliche Lösungsansätze und Tipps zur Steigerung der Moderationskompetenzen.
Nummer 1: Einzelne Personen dominieren das Meeting
In einem Team-Meeting ergreift eine Person immer wieder das Wort und teilt ihre Meinung ausschweifend zu fast jedem Punkt mit, wodurch andere keine Gelegenheit haben, etwas zu sagen.
Die sogenannten „Vielredner“ suchen in der Regel Aufmerksamkeit, was zu Lasten der ganzen Gruppe geht. Als Moderator/In brauchen Sie den Input aller, also auch der Zurückhaltenden.
Abruptes Unterbrechen ist beim Vielredner meist wirkungslos und stachelt sie im schlimmsten Fall noch an, die Aufmerksamkeit zu erzwingen. Schenken Sie dem Vielredner daher Wertschätzung, bevor sie bewusst andere zu Wort kommen lassen.
4 Moderationstipps für den Umgang mit Vielrednern
1. Unterbrechen Sie wertschätzend: „Danke für Ihren wichtigen Beitrag, es wäre interessant zu hören, was die anderen dazu denken.“
2. Wechseln Sie zur Schriftform: „Jeder in der Gruppe kann sich nun seine Gedanken zu dem Thema machen und auf Karten aufschreiben.“
3. Wechseln Sie das Diskussionsformat: Gehen Sie von einer unstrukturierten Diskussion über zu einer strukturierten Runde. „Jeder hat jetzt zwei Minuten Zeit, seine Sichtweise darzustellen“. So stellen Sie sicher, dass sich jeder beteiligen kann.
4. Nutzen Sie eine „Rednerliste, auf der Sie notieren, wer noch sprechen möchte. Geben Sie jedem die gleiche Redezeit.
Nummer 2: Teilnehmende weichen vom Thema ab
In einer Diskussion schweifen Personen vom Thema ab und beginnen über völlig andere Punkte zu sprechen. Es ist wenig sinnvoll, die Themenspringer einfach abzuwürgen. Das sorgt für Missstimmung und das Thema wird immer wieder aufkommen. Nutzen Sie diese Tipps, um die Konzentration wieder auf das eigentliche Thema zurückzulenken.
3 Moderationstipps, um bei Abschweifungen den roten Faden wiederzufinden
1. Sorgen Sie zu Beginn des Meetings dafür, dass es einen Themenspeicher gibt, z.B. in Form eines am Rande hängenden Flipcharts. Erklären Sie zu Beginn, dass der Themenspeicher dazu dient, Ideen festzuhalten, die zu einem anderen Zeitpunkt aufgegriffen werden können, so dass nichts verloren geht.
2. Greifen Sie freundlich ein, wenn jemand das Thema verlässt: „Das ist ein wichtiger Punkt, aber lasst uns das in einem separaten Meeting vertiefen. Wir halten den Punkt im Themenspeicher fest“.
3. Fassen Sie dann die bisher erarbeiteten Inhalte zum Hauptthema zusammen, um die Teilnehmenden zum eigentlichen Thema zurückzuführen.
Nummer 3: Teilnehmende blockieren durch negative verbale oder nonverbale Äußerungen
Eine Person kritisiert jede neue Idee mit Kommentaren wie „Das wird sowieso nicht funktionieren“ oder „Das haben wir schon versucht und es war Mist“. Killerphrasen wie diese sollen jegliche Diskussion abwürgen.
Genauso schädlich sind nonverbale Kommunikationskiller wie leises Seufzen, den Kopf schütteln oder die Augen verdrehen.
Lassen Sie die Kommunikationskiller als Moderator/in niemandem durchgehen. Greifen Sie sie sachlich auf und setzen Sie klare Grenzen. So können Sie nach und nach solche Untugenden abbauen.
5 Moderationstipps, um mit negativen Kommentaren umzugehen
1. Antworten Sie sachlich: „Danke für Ihre Bedenken. Können Sie uns mehr darüber erzählen, warum es damals nicht funktioniert hat? Und was könnten wir diesmal anders machen?“
2. Wenn die Kritik destruktiv bleibt, setzen Sie Grenzen: „Lassen Sie uns konkrete Lösungen besprechen und in die Zukunft schauen.“
3. Verbalisieren Sie nonverbale Kommunikationskiller: „Sie schütteln den Kopf. Ich sehe, dass Sie nicht einverstanden sind. Sagen Sie bitte offen, was Sie stört.“
4. Verweisen Sie auf vereinbarte Meeting-Regeln. Beispiele für Meeting-Regeln finden Sie hier.
5. Wenn das Verhalten anhält, sollten Sie die Person nach dem Meeting persönlich ansprechen, um die Ursache des Verhaltens zu klären.
Nummer 4: Einzelne Personen ziehen sich stark zurück
Mitunter haben Sie Personen im Meeting, die sich nicht an den Diskussionen beteiligen. Oft fühlen sich diese Personen unsicher und haben Angst, sich zu blamieren. Vielleicht ist die Person insgesamt sehr zurückhaltend oder hat in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen gemacht.
Doch häufig ist die Meinung dieser stillen Beobachter wertvoll für die Gruppe. Es ist daher wichtig, sie zu aktivieren.
4 Moderationstipps, um mit stillen Teilnehmenden umzugehen
1. Achten Sie auf ein gutes Warm-up zu Meeting-Beginn. Viele Ideen für einen gelungenen Meeting-Einstieg finden Sie hier.
2. Sprechen Sie die Person direkt und freundlich an: „Ich würde gerne hören, was Sie dazu denken. Vielleicht haben Sie eine Perspektive, die wir noch nicht berücksichtigt haben.“
3. Nutzen Sie eine schriftliche Methode wie Brainwriting, bei der jeder Teilnehmende zunächst eigene Ideen aufschreibt, bevor sie geteilt werden.
4. Wechseln Sie von Großgruppen-Diskussionen auf die Diskussion in kleineren Gruppen, denn das kann Hemmschwellen abbauen.
Nummer 5: Das große Schweigen in der Runde
Als Moderator/in sollten Sie vorsichtig sein, wenn die ganze Gruppe schweigend verharrt und sich nicht am Meeting beteiligt. Jetzt brauchen Sie exzellente Moderationskompetenzen. Denn Stille bedeutet nicht Zustimmung! Stille bedeutet mitunter, dass sich Menschen nicht trauen, ihre Meinung kundzutun. Sie fühlen sich unsicher und sind daher unwillig, sich zu einem Thema äußern. Wenn Sie jetzt so tun, als ob alle einverstanden wären und einfach zum nächsten Punkt überleiten, können Sie gewaltige Widerstände auslösen.
6 Moderationstipps für die Aktivierung der Gruppe
1. Offene Fragen stellen: Stellen Sie gezielte, offene Fragen, um die Diskussion anzuregen, zum Beispiel: „Welche Gedanken haben Sie dazu?“ „Was könnte ein erster Ansatz sein?“
2. Sprechen Sie einzelne Personen direkt an. Zeigen Sie dabei ehrliches Interesse. „Frau XY, Sie haben viel Erfahrung in diesem Bereich. Wie sehen Sie das?“
3. Bleiben Sie locker: Um die Anspannung zu lösen, können Sie mit Humor reagieren: „Ich höre, dass die Begeisterung zu dem Punkt überbordend ist. Nun, lassen Sie mich die Frage anders formulieren.“ Manchmal braucht es nur etwas Zeit, bis jemand spricht.
4. Stille aushalten: Es kann sein, dass Ihnen als Moderator/in das Schweigen belastender vorkommen, als es tatsächlich ist. Halten Sie eine Pause aus und warten Sie, bevor Sie vorschnell eingreifen. Zählen Sie zum Beispiel innerlich bis zehn, bis Sie wieder das Wort ergreifen.
5. Die Gruppe direkt ansprechen: Wenn die Stille bestehen bleibt, sprechen Sie die Gruppe direkt an: „Es scheint, als wäre das Thema nicht ganz klar. Gibt es etwas, das wir zuerst klären sollten?“
6. Wechseln Sie die Moderationsmethoden ab, um keine Langeweile aufkommen zu lassen. Einen Überblick über verschiedene Moderationsmethoden finden Sie hier.
Nummer 6: Teilnehmende sind unkonzentriert oder stören
Ein Teilnehmer beantwortet nebenher E-Mails, ein anderer daddelt am Handy herum, die eine kritzelt Zeichnungen auf dem Blatt, zwei Teilnehmerinnen flüstern miteinander, einer blödelt herum. Nicht nur in Online-Meetings sind viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer abgelenkt.
4 Moderationstipps, um mit störenden Tätigkeiten umzugehen
1. Sprechen Sie die störenden Personen freundlich an, zum Beispiel: „Sie beide diskutieren gerade. Möchten Sie Ihre Gedanken mit uns teilen?“
2. Pause notwendig? Manchmal ist mangelnde Konzentration ein Zeichen dafür, dass die Teilnehmenden erschöpft sind. Nehmen Sie die Ablenkung bewusst auf, um eine Pause zu machen: „Ich sehe, Sie bekommen Nachrichten aufs Handy. Wir machen in 5 Minuten Pause. Ist das ok für Sie?“
3. Verweisen Sie auf die Meeting-Regeln: „Wir haben nur eine Stunde Zeit, ich möchte in dieser Zeit konzentriert mit Ihnen arbeiten.“ Können wir bitte Störungen in dieser Stunde vermeiden?“
4. Wenn das Verhalten anhält, sprechen Sie die betreffenden Personen nach dem Meeting persönlich an.
Nummer 7: Häufiges Zuspätkommen
Die Pünktlichkeit einzelner Personen lässt zu wünschen übrig. Wenn Sie nicht reagieren, wird sich die Disziplin weiter verschlechtern, denn die Pünktlichen werden sich den Zu-Spät-Kommern anpassen. Auf keinen Fall sollten Sie daher auf Zu-spät-Kommer warten. Damit senden Sie ein falsches Signal und bestrafen die, die pünktlich sind. Packen Sie das Problem am Schopfe.
3 Moderationstipps, wenn Unpünktlichkeit ausufert
1. Störung minimieren: Begrüßen Sie Zuspätkommende nur kurz, ohne die laufende Diskussion zu unterbrechen. Vermeiden Sie lange Nachfragen oder Zusammenfassungen, die den Fluss des Meetings stören könnten.
2. Regeln wiederholen: Wiederholen Sie bei Bedarf die Meeting-Regeln, die dem Wohl aller dienen.
3. Wenn einzelne Personen weiterhin zu spät kommen, sprechen Sie sie im Anschluss gezielt an.
Moderationstipps: Zu guter Letzt
Bei der Moderation von Meetings ist es wichtig, das Gleichgewicht zwischen Empathie und Kontrolle zu finden. Es ist ein permanenter Balance-Akt, der viel Fingerspitzengefühl erfordert. Dabei ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Moderation ist eine Fähigkeit, die sich durch Erfahrung und Übung kontinuierlich weiterentwickelt. Beginnen Sie mit kleinen Schritten, bleiben Sie offen für Feedback und probieren Sie neue Methoden aus! Denn jeder Erfahrung macht uns stärker und besser.
Den schlimmsten Fehler, den wir machen können, ist, nicht einzugreifen und die Situation eskalieren zu lassen. Seien Sie also mutig und greifen Sie frühzeitig ein, wenn es schwierig wird. Dazu zum Abschluss noch ein Zitat:
„Jede schwierige Situation, die du jetzt meisterst, bleibt dir in der Zukunft erspart.“
Dalai Lama
Seminartipp: Meetings erfolgreich und motivierend moderieren
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