Mitarbeiterbefragungen sind – richtig angewandt – ein Instrument, von dem alle profitieren: Mitarbeiter, Führungskräfte und Unternehmen. Dennoch kommt es selbst in Unternehmen mit über 2.500 Mitarbeitern nur zu 50 Prozent jährlich zum Einsatz, wie die Studie Annual Employee Survey Report von Questback offenlegt. Wenn jedoch eine Mitarbeiterbefragung vorliegt, wird der Nutzen als sehr hoch eingeschätzt. 96% der befragten Manager/innen diskutieren die Resultate der Mitarbeiterbefragung regelmäßig. 70% nutzen das Mitarbeiterfeedback für unternehmerische Entscheidungen.
Mitarbeiterbefragungen für KMU
Bei KMU dürfte diese Quote der Unternehmen, die Mitarbeiterbefragungen einsetzen, noch deutlich unter 50 Prozent liegen. Gerade kleinere Unternehmen denken, dass eine Mitarbeiterbefragung mit einem enormen Aufwand und hohen Kosten verbunden ist. Manche Unternehmer und Manager scheuen davor auch zurück, weil sie befürchten, dass die Ergebnisse nicht das hervorbringen, was sie gerne sehen und lesen möchten.
Beide Argumente sind falsch. Mitarbeiterbefragungen sind auch mit kleinen Budgets realisierbar und können schnell und leicht durchgeführt werden. Empfehlenswert ist die Wahl des richtigen Partners. Den „Kopf in den Sand zu stecken“, weil die Ergebnisse Unzufriedenheit offenlegen, ist ebenfalls nicht der richtige Weg. Gerade in KMU kann eine Befragung der Mitarbeiter wertvolle Erkenntnisse liefern. Im Mittelstand werden gute Fachkräfte häufig in die Führungsrolle befördert, ohne dafür gerüstet zu sein. Fachlich versiert, jedoch ohne die notwendigen Führungskompetenzen, verursachen sie leicht Frust und Demotivation bei ihren Mitarbeitern. Wenn Mitarbeiter ihrer Unzufriedenheit in einer internen Befragung Luft machen können, ist dies immer noch besser, als mit demotivierten und innerlich gekündigten Mitarbeiter weiterzuarbeiten. Nur wer nachfragt, erfährt die Gründe und bekommt die Chance, etwas zu unternehmen.
Wenn die Geschäftsführung den Mitarbeitern also die Gelegenheit gibt, anonym ihre Meinung, ihre Zufriedenheit oder auch Unzufriedenheit zu äußern, zeigt sie echtes Interesse an deren Wohlbefinden. „Wer neue Antworten will, muss neue Fragen stellen“, wusste schon Johann Wolfgang von Goethe.
Nutzen einer Mitarbeiterbefragung für das Unternehmen
Mit der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung erhält Ihr Unternehmen viele wertvolle Informationen. In folgenden Bereichen ergeben sich dadurch positive Auswirkungen:
Mitarbeitermotivation und -bindung
Sie binden Ihre Mitarbeiter ein und ermöglichen eine Mitgestaltung. Das fördert Loyalität und Engagement. Laut der Kienbaum-Studie wurden in fast allen Unternehmen auf Basis von Mitarbeiterbefragungen Veränderungen angestoßen, die von den Mitarbeitern im Nachgang auch überwiegend positiv bewertet wurden. 58 Prozent der Befragten führen Veränderungen bei der Fluktuation auf die aus der Mitarbeiterbefragung abgeleiteten Maßnahmen zurück, bei Arbeitszufriedenheit und Unternehmenskultur sind es jeweils 56 Prozent. Die Mitarbeiterbefragung ist daher ein Klassiker, um die Mitarbeitermotivation zu verbesseren.
Optimierung der Personalentwicklung
Sie erhalten Informationen für die Personalentwicklung. Sie sehen, wo die
Bedürfnissen und Wünsche der Mitarbeiter liegen und können Ihr Angebot darauf abstimmen.
Stimmungsbarometer und Frühwarnsystem
Wenn Mitarbeiterbefragungen regelmäßig durchgeführt werden, ergeben sich zeitliche Vergleichswerte für das Stimmungsbild der Belegschaft. So können Sie Unzufriedenheit frühzeitig aufdecken und Problemen vorbeugen.
Verbesserung der internen Kommunikation
Eine Mitarbeiterbefragung regt den Dialog zwischen Belegschaft und Geschäftsführung an. Das Feedback zu unternehmenspolitischen Entscheidungen fördert den Austausch und hilft, Prozesse zu optimieren.
Themenbereiche für Mitarbeiterbefragungen
Der Fokus einer Mitarbeiterbefragung kann natürlich individuell gelegt werden. Folgende Fragenbereiche werden in den meisten Befragungen abgedeckt:
- Gesamtzufriedenheit mit dem Unternehmen
- Weiterempfehlung des Arbeitgebers
- Identifikation mit dem Unternehmen
- Zufriedenheit mit dem Arbeitsplatz und den Aufgaben
- Bewertung der internen Kommunikationsprozesse
- Zufriedenheit mit dem Führungsverhalten des direkten Vorgesetzten
- Bewertung und Zufriedenheit mit der Zusammenarbeit mit Kollegen/im Team
- Wünsche zur persönlichen Weiterentwicklung und Fortbildung
- Verbesserungsvorschläge zu allen genannten Bereichen
- Einsparpotenziale und -vorschläge
Regeln für erfolgreiche Mitarbeiterbefragungen
Anonymität
Der Mitarbeiter muss absolut sicher sein, dass seine Aussagen nicht seiner Person zuordenbar sind und damit nicht zu Nachteilen für ihn führen können. Um einen Personenbezug auszuschließen, dürfen die Befragungsgruppen also nicht zu klein sein.
Freiwilligkeit
Die Teilnahme ist freiwillig: Vermitteln Sie bei der Ankündigung der Befragung deutlich, dass die Teilnahme möglichst aller Mitarbeiter Ihnen wichtig ist, um aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten. Doch gewährleisten Sie genauso, dass niemand sich dazu gezwungen fühlt. Wenn Sie einen Betriebsrat haben, ist seine frühzeitige Einbindung wichtig.
Kommunikation
Die Art und Weise, die Befragung anzukündigen, zu begleiten und auch die Ergebnisse kund zu tun, hat großen Einfluss auf den Rücklauf, die Ehrlichkeit der Aussagen und Akzeptanz der Mitarbeiter. Zu jeder Mitarbeiterbefragung gehören daher:
- Ankündigung durch die Geschäftsleitung mit der Bitte, mitzumachen und der Zusicherung von Anonymität, Datenschutz und Vertraulichkeit
- Rückmeldung zum Abschluss der Befragung mit einem Dankeschön für die Beteiligung
- Präsentation der Ergebnisse im Rahmen einer Betriebsversammlung
- Kommunikation der Maßnahmen, die aus den Ergebnissen der Befragung abgeleitet werden und Begründungen, wenn manche Vorschläge nicht umgesetzt werden (können).
Erreichbarkeit und Art der Befragung
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Mitarbeiter auch erreichen. Danach richtet sich die Form der Befragung. Papier-Fragebögen werden zunehmend durch Online-Befragungen abgelöst. Manche Unternehmen werden aber eventuell auch beide Befragungsformen gleichzeitig nutzen müssen, um alle Mitarbeiter entsprechend einbinden zu können.
Wiederholung
Es ist sinnvoll, eine Mitarbeiterbefragung im Abstand von 1 bis 2 Jahren zu wiederholen. So kann nach einigen Jahren sehr gut eine Entwicklung abgelesen werden. Daraus können Sie gleichzeitig neue Schwerpunkte für Verbesserungen und Handlungen ableiten.
Die Wahl des externen Partners
Aus verschiedenen Gründen ist es sinnvoll, bei einer Mitarbeiterbefragung auf die Hilfe eines externen Dienstleisters zurückzugreifen:
- Für die professionelle Ausarbeitung des Fragebogens. Die Formulierung der Fragen ist das A und O für die Aussagekraft der Befragung.
- Eine Befragung durch einen externen Dritten erhöht die Glaubwürdigkeit bezüglich der Anonymität und Sicherung des Datenschutzes bei ihren Mitarbeitern.
- Ein externer Dienstleister kann Ihnen zudem bei der Interpretation und Präsentation der Ergebnisse helfen. Er kann auch Benchmarks liefern, so dass Sie Ihre Ergebnisse besser einschätzen können.
- Um die zeitlichen Ressourcen der Personalabteilung zu schonen
Mitarbeiterbefragungen mit BEITRAINING
BEITRAINING ist Spezialist für Führungskräfte-, Mitarbeiter- und Unternehmensentwicklung. Für unsere Kunden führen wir seit vielen Jahren auch Mitarbeiterbefragungen durch. Wir gehen dabei besonders auf die Bedürfnisse und Budgetvorstellungen von KMU ein. Den Unternehmen stellen wir einen Musterfragebogen zur Verfügung und beraten bei der Auswahl und Formulierung geeigneter Fragen. Die Befragung läuft über unsere Online-Plattform. Den Mitarbeitern sichern wir dabei absolute Vertraulichkeit zu. Wir beraten Sie gerne.
Literaturtipp
Ingwer Borg: Führungsinstrument Mitarbeiterbefragung: Theorien, Tools und Praxiserfahrungen, Hogrefe Verlag; Auflage: 3 (1. März 2003)
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