Jeder Mitarbeiter durchläuft in seinem Arbeitsleben verschiedene Phasen der Leistungsfähigkeit und Motivation, die wir in ihrem Verlauf als Leistungszyklus bezeichnen. Wir können nicht immer auf dem gleichen Level arbeiten. Wir alle durchlaufen Zyklen, unabhängig von der Position, den Aufgaben und der Branche, in der wir arbeiten. Diese Schwankungen in Motivation und Leistung können unterschiedlich lang und ausgeprägt sein. Es lässt sich jedoch ein immer wiederkehrendes Grundmuster erkennen.
Insgesamt lassen sich in einem Leistungszyklus acht Phasen unterscheiden. Diese Phasen wollen wir untersuchen und gleichzeitig analysieren, welche Unterstützung eine aufmerksame Führungskraft in jeder Phase des Zyklus leisten kann, um den Mitarbeitern wirksam und schnell aus Tiefs herauszuhelfen und sie zu neuen Leistungsebenen hinzuführen.
Die 8 Phasen des Leistungszyklus
Phase 1: Der Beginn der Zusammenarbeit
Ein neuer Mitarbeiter fängt in Ihrem Unternehmen an. In dieser Phase des Leistungszyklus‘ ist hoch motiviert und begeistert, denn schließlich hat er das Rennen um den Arbeitsplatz gewonnen und sieht nun eine rosige Perspektive vor sich. Alles ist für ihn neu und spannend. Er möchte möglichst schnell seine neuen Kollegen und Aufgaben kennenlernen und beweisen, dass er die Erwartungen erfüllt, die in ihn gesetzt wurden.
Woran erkennen Sie diese Phase?
Der Mitarbeiter steckt voller Tatendrang und Motivation. Man kann die Freude und den Elan, die er versprüht, förmlich spüren.
Wie können Sie als Führungskraft Unterstützung leisten?
Ihre Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass der Mitarbeiter sich schnell und gezielt einarbeiten kann. Ein strukturierter Einarbeitungsplan hilft dabei. Durch regelmäßige – möglichst tägliche – Gespräche, können Sie ihn dabei unterstützen, sich schnell das notwendige Wissen anzueignen. Das kostet Zeit, die an dieser Stelle jedoch sehr gut investiert ist. So kann Ihr Mitarbeiter schnell effektiv arbeiten. Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Mitarbeiter im Tandem ist ebenfalls eine gute Möglichkeit, um neue Mitarbeiter schnell ins Unternehmen zu integrieren.
Phase 2: Die erste Ernüchterung
Irgendwann verfliegt die erste Euphorie. In Unternehmen, die eine schlechte oder gar keine strukturierte Einarbeitung anbieten, kann dies schon am ersten Arbeitstag der Fall sein. Der Mitarbeiter erkennt, dass auch dieser Job nicht nur Schokoladenseiten hat. Er erlebt erste Enttäuschungen, eckt vielleicht bei Kollegen an und seine anfängliche Begeisterung ist gedämpft.
Der Mitarbeiter stellt sich die Frage, ob seine Entscheidung für Ihr Unternehmen richtig war. In dieser Phase besteht bereits ein Risiko, den Mitarbeiter sehr frühzeitig wieder zu verlieren. Dann landen Sie direkt in Phase 8 des Leistungszyklus und Ihr Mitarbeiter verlässt Sie wieder.
Woran erkennen Sie diese Phase?
Die Begeisterung und der Schwung der ersten Tage sind verfolgen. Der Mitarbeiter äußert Zweifel und zeigt Unsicherheit.
Wie können Sie als Führungskraft Unterstützung leisten?
Sind Sie sich sicher, dass Sie keinen Rekrutierungsfehler begangen haben, sondern dass Mitarbeiter und Position sehr gut zusammenpassen? Wenn Sie feststellen, dass Sie sich bei der Rekrutierung geirrt haben, sollten Sie die Probezeit für einen geregelten Abschied nutzen. Wenn Sie jedoch von Ihrem neuen Mitarbeiter überzeugt sind, dann ist jetzt die Zeit für ein stärkendes Gespräch gekommen.
Sprechen Sie Ihren neuen Mitarbeiter an und beschreiben Sie Ihren Eindruck. Fragen Sie nach, was ihn bedrückt und stört. Fehlen ihm bestimmte Kompetenzen, um im Job zurechtzukommen, so bieten Sie Unterstützung und Training an. Sprechen Sie mit ihm erneut seinen Einarbeitungsplan durch. Erläutern Sie ihm nochmals seine Perspektiven in Ihrem Unternehmen. Hat er Probleme mit seinen Kollegen, so sollten Sie Wege der Mediation suchen.
Klären Sie konkret ab, welche Maßnahmen getroffen werden, damit der Mitarbeiter seine Motivation zurückgewinnt und gut arbeiten kann. Bleiben Sie regelmäßig mit ihm im Gespräch, um zu überprüfen, ob die Maßnahmen Wirkung zeigen.
Phase 3: Der Aufstieg
Der Mitarbeiter arbeitet sich kontinuierlich ein und lernt, worauf es ankommt. Er stärkt die Beziehungen zu seinen Kollegen und wird zum festen Bestandteil des Teams. Durch gute Leistungen erarbeitet er sich nach und nach das Vertrauen und den Respekt von Kunden, Kollegen und Vorgesetzten. Sein kleines Zwischentief aus der Anfangszeit hat er längst überwunden. Er identifiziert sich mit dem Unternehmen und seinen Aufgaben. Er möchte vorankommen und ist bereit, zusätzliche Verantwortung zu übernehmen.
Woran erkennen Sie diese Phase?
Der Mitarbeiter bringt gute Leistungen, hat aber noch „Luft nach oben“. Er wird zunehmend von Kollegen, Geschäftspartnern und Kunden anerkannt. Er zeigt Ehrgeiz, denn er spürt, dass sein Potenzial noch nicht voll ausgeschöpft ist. Engagement, Eigeninitiative, Verbesserungsvorschläge und ein Streben nach mehr Verantwortung sind Kennzeichen dieser Phase.
Wie können Sie als Führungskraft Unterstützung leisten?
In dieser Phase des Leistungszyklus braucht Ihr Mitarbeiter eine Führungskraft, die ihm als Mentor jederzeit beratend zur Seite steht. Wenn er Fragen hat oder unsicher ist, sollte er wissen, dass sie ihn stets wohlwollend begleiten und beraten. Arbeiten Sie mit Hilfe von regelmäßigen Arbeitsmeetings an einer vertrauensvollen Beziehung. Ihr Mitarbeiter braucht zudem Anerkennung für seine immer besser werdenden Leistungen.
Achten Sie auch darauf, dass er in seiner Motivation nicht ausgebremst wird. Gewähren Sie ihm schrittweise zusätzliche Freiräume und Verantwortungsbereiche.
Phase 4: Der Höhepunkt
In dieser Phase im Leistungszyklus erreicht der Mitarbeiter sein höchstes Leistungsniveau. Er sonnt sich in seinen Erfolgen und ist entsprechend selbstbewusst. Er ist ein „Star“ in Ihrem Team.
Woran erkennen Sie diese Phase?
Der Mitarbeiter bringt Topleistungen. Er ist selbstbewusst und agiert sehr selbstständig. Die Kollegen sehen ihn als Vorbild und suchen seinen Rat.
Wie können Sie als Führungskraft Unterstützung leisten?
In dieser Phase ist es wichtig, dem Mitarbeiter die gebührende Anerkennung für seine überdurchschnittlichen Leistungen zukommen zu lassen. Freuen Sie sich mit ihm über seine Erfolge. Gewähren Sie ihm alle Freiräume, die er für seine Arbeit braucht.
Training, Coaching oder Weiterbildung fallen in dieser Zeit auf wenig fruchtbaren Boden. Der Mitarbeiter ist nicht offen für Veränderungen, denn dazu läuft alles zu perfekt.
Beobachten Sie ihn in dieser Phase dennoch aufmerksam, um frühzeitig die ersten Anzeichen für den Abschwung zu erkennen. Je früher Sie erkennen, dass der Zenit erreicht ist, desto besser.
Phase 5: Der Rückgang
Die Erfolge scheinen zur Gewohnheit geworden zu sein, doch irgendwann kommt der Punkt, an dem es nicht mehr so glatt läuft wie bisher. Die Dinge gehen dem Mitarbeiter nicht mehr so gut von der Hand. Wenn Sie mit einem Aktivitäten-Diagramm arbeiten, können Sie anhand der vorgelagerten Aktivitäten bereits sehr früh erkennen, wenn sich ein Rückgang der Leistungen ankündigt.
Je mehr der Abschwung jedoch voranschreitet, desto mehr verliert der Mitarbeiter an Selbstvertrauen. Er beginnt an sich und seinem Job zu zweifeln. Auch kommen ihm nun erste Gedanken an einen Jobwechsel.
Woran erkennen Sie diese Phase?
Nach konstanten Topleistungen lassen die Leistungen des Mitarbeiters nach. Im Aktivitäten-Diagramm erkennen Sie Rückgänge bei den Aktivitäten, die seinen Ergebnissen vorgelagert sind. Irgendetwas stimmt nicht. Oft weiß der Mitarbeiter selbst nicht, warum es auf einmal nicht mehr läuft. Unzufriedenheit, Zweifel oder Unlust beim Mitarbeiter begleiten diese Phase im Leistungszyklus.
Wie können Sie als Führungskraft Unterstützung leisten?
Jetzt ist für eine gute Führungskraft die Zeit gekommen, die eigenen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen. Es geht darum, den Mitarbeiter zu unterstützen, um den Leistungsrückgang schnell zu stoppen. Schließlich haben Sie einen Topmitarbeiter vor sich, der lange Zeit hervorragende Leistungen erbracht hat. Sie möchten diesen wertvollen Mitarbeiter nicht wegen eines Leistungsrückgangs verlieren, sondern ihm aus dem Negativtrend heraushelfen.
An diesem Punkt im Leistungszyklus stellt sich die entscheidende Frage:
Schlusspunkt, Schonhaltung oder Wendepunkt? Sie haben es gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter in der Hand.
Phase 6: Wendepunkt und neuer Anstieg
„Den guten Steuermann lernt man erst im Sturme kennen“, wusste schon Seneca. Nun sind Sie am Zug und Ihre Fähigkeiten als Führungskraft werden auf die Probe gestellt.
Ja, der Mitarbeiter hat in dieser Phase ein Problem. Wenn Sie nichts unternehmen, wird er in eine Negativspirale hineingeraten und in ein tiefes Loch fallen. Phase 7 oder 8 sind das Ergebnis. Wie können Sie also gemeinsam mit dem Mitarbeiter die Wende herbeiführen?
Woran erkennen Sie diese Phase?
Ihr Mitarbeiter spürt oder weiß, dass seine Leistungen nachgelassen haben. Er äußert Zweifel und Unsicherheit. Er fühlt sich unwohl. Daher ist er offen für Veränderungen. In diesem Zustand bestehen die besten Voraussetzungen, die Krise als Chance zu sehen und gestärkt daraus hervorzugehen.
Wie können Sie als Führungskraft Unterstützung leisten?
Ihr Mitarbeiter, der noch vor Kurzem so gut und effektiv für Sie gearbeitet hat, hat ein Problem. Nur welches? Gemeinsam mit dem Mitarbeiter sollten Sie nun in Gesprächen die Gründe herausfinden. Auch hier leistet die Analyse des Aktivitäten-Diagramms gute Hilfe. Haben sich schlechte Arbeitsgewohnheiten eingeschlichen, etwa hervorgerufen durch Routine? Gibt es Probleme mit der Arbeitsorganisation? Müssen seine Prioritäten neu überdacht werden? Hat der Leistungsrückgang private oder gesundheitliche Ursachen? Gibt es Probleme mit Kollegen? Fehlen dem Mitarbeiter Kompetenzen, die er für die erfolgreiche Fortführung seiner Arbeit braucht?
Maßnahmen und Wege im Wendepunkt
Jetzt ist die Zeit für Weiterbildung, Training und Coaching gekommen, denn der Mitarbeiter ist offen für Veränderungen in seinem Arbeitsverhalten. Er ist bereit, sich neue Fähigkeiten, Methoden und Kenntnisse anzueignen. Wenn Sie und der Mitarbeiter gemeinsam das Problem durch Gespräche und Beobachtung identifizieren können, können Sie auch gemeinsam geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen und die Wende schaffen.
Mit den richtigen Maßnahmen können Sie den Mitarbeiter nicht nur aus dem Rückwärtstrend heraushelfen, sondern ihn auch auf ein neues Leistungsniveau heben. Die Gesamtleistungen des Mitarbeiters werden langfristig weiter ansteigen.
Wenn Sie gemeinsam mit ihrem Mitarbeiter „die Kurve bekommen“, haben Sie noch viel mehr erreicht. Als gute Führungskraft sind Sie automatisch vom Chef zum Mentor geworden. Diese Rolle gibt Ihnen ungleich mehr Möglichkeiten, den Mitarbeiter zu führen und zu motivieren, denn der Mitarbeiter bringt Sie nun mit seinen Erfolgen in Verbindung. Sie haben bewiesen, dass Sie auch in schwierigen Zeiten für ihren Mitarbeiter da sind. Sie haben ihn nachhaltig an sich und Ihr Unternehmen gebunden.
Phase 7: Schlusspunkt
Wenn der Mitarbeiter in seinem Rückgang allein gelassen wird, wird er in eine tiefe Krise rutschen. Ist er ehrgeizig und leistungsstark, wird er sich beruflich verändern wollen und nach neuen Perspektiven suchen. Wenn Ihnen die Wende also nicht gelingt, wird ihr Mitarbeiter kündigen und das Unternehmen verlassen.
Schade, Sie haben einen wertvollen Mitarbeiter verloren, der vor kurzem noch Spitzenleistungen erbracht hat!
Phase 8: Schonhaltung
Sie haben die Wende verpasst. Also rutscht Ihr Mitarbeiter immer tiefer in die Krise hinein. Seine Leistungen verschlechtern sich weiter und fallen auf ein durchschnittliches oder sogar schlechtes Niveau. Doch auch die Kündigung ist nicht eingetroffen. Stattdessen ist Ihr Mitarbeiter in eine Phase der Schonhaltung eingetreten. Diese Phase wird oft auch als innere Kündigung bezeichnet. Der Mitarbeiter fällt in einen Zustand der Gleichgültigkeit seiner Arbeit gegenüber. Er macht „Dienst nach Vorschrift“ und arbeitet lustlos. Arbeit ist nur dazu da, um den Lebensunterhalt zu verdienen.
Woran erkennen Sie diese Phase?
Der Mitarbeiter wirkt unmotiviert und frustriert. Er erbringt konstant maximal durchschnittliche Leistungen. Er zeigt keine Eigeninitiative und drückt sich vor Verantwortung. Laut Gallup Engagement Index befinden sich 68 Prozent der Mitarbeiter in Deutschland in dieser Phase, die durch eine geringe Bindung an den Arbeitgeber gekennzeichnet ist.
Wie können Sie als Führungskraft Unterstützung leisten?
Diese Mitarbeiter findet man in fast jedem Unternehmen in großer Zahl. Sie machen keinen Ärger, doch das Unternehmen verschenkt an dieser Stelle sehr viel Potenzial.
Selbst wenn Sie die Wende zu einem frühen Zeitpunkt verpasst haben, so ist es nie zu spät für klärende und motivierende Gespräche. Agieren Sie wie in Phase 6. Sie müssen nur wissen, dass es deutlich mühevoller und langwieriger ist, Ihren Mitarbeiter aus dieser Phase wieder herauszuholen.
Denken Sie an den Satz von Seneca: „Den guten Steuermann lernt man erst im Sturme kennen.“
Literaturtipp:
Andreas C. Fürsattel: Mitarbeiter im Fokus – Wie Sie mit ganzheitlichem Mitarbeiter-Marketing die besten Talente für Ihr Unternehmen finden, entwickeln und binden.
Das Buch bietet einen Überblick über alle Bereiche des Mitarbeiter-Marketings, von der Rekrutierung, über Einarbeitung und Motivationsmaßnahmen, bis hin zu Möglichkeiten der Mitarbeiterbindung. Es zeigt klare, umsetzbare Wege auf, um das Unternehmen für die Gegenwart und Zukunft aufzustellen – auch anhand erfolgreicher Beispiele aus unterschiedlichen Branchen.
Flüssig zu lesen, nachvollziehbar, konkret, umsetzungs- und ergebnisorientiert ist es ein ideales Arbeitshandbuch für Praktiker.
Lesen Sie mehr dazu unter: https://www.mitarbeiterimfokus.de/
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